7 vanliga fel i din underhållsplan – och hur du gör rätt!

Blir fastighetsunderhållet ofta mer kostsamt och mindre effektivt än du tänkt dig? Är din underhållsplan fel och blir mer av ett hinder än en hjälp i förvaltningen? I den här artikeln går vi igenom sju vanliga fel, eller misstag, vi ser hos de som ska ta fram en underhållsplan. Du får också tips och råd om hur du undviker dem. Problem med att planera fastighetsunderhållet är nämligen väldigt vanligt, även för kompetenta fastighetsägare med lång erfarenhet.

Vem riktar sig artikeln till?

Till dig som äger, eller ansvarar för drift och underhåll av, en eller flera fastigheter. Du har en del problem med ditt fastighetsunderhåll och är nyfiken på hur du kan lösa dem.

7 vanliga fel inom underhållsplanering vi träffar på är:

  1. Du missar möjligheten att samordna underhåll
  2. Tidshorisonten i din underhållsplan är fel
  3. Du jobbar bara felavhjälpande och släcker bränder
  4. Dina underhållsplaner är för detaljerade
  5. Det saknas ett bra arbetssätt eller system
  6. Du gör allt själv
  7. Kanske det vanligaste felet av alla: Du saknar underhållsplaner helt!

1. Du missar möjligheten att samordna underhåll

Ett vanligt misstag som många fastighetsägare gör är att inte samordna underhållsåtgärderna. Vilket är synd, eftersom det kostar onödigt mycket pengar att sprida ut projekten istället för att baka ihop dem.

Exempel på samordningsmöjligheter inom underhållsplanering:

Du vet att ni ska måla fasaden om tre år och byta fönstren om fem år. Då kan det vara läge att både måla och byta fönster år fyra istället. På så sätt behöver du bara ställa upp byggställning en gång, istället för två. Här finns det stora pengar att spara, speciellt om du har flera fastigheter. De som bor eller vistas i fastigheten slipper också bli störda upprepade gånger, om du tar tillvara på möjligheten att samordna åtgärderna.

När du samordnar åtgärder kan du ofta upphandla dem tillsammans, i ett och samma, större projekt. Det blir dels smidigare rent administrativt, dels kan du lyckas få ett fördelaktigare pris.

Att inte få en bra överblick är bara ett exempel på vanliga fel i en dålig underhållsplan

Det kanske låter självklart att se till att få gjort flera åtgärder samtidigt. Men för att veta vilka projekt som ligger nära i tiden och vilka som fungerar att samordna behöver du först ha koll på vad du ska göra och när. Att inte få en bra överblick är bara ett exempel på vanliga fel i en dålig underhålssplan. Steg ett är alltså att se till att du har bra och tydliga underhållsplaner som ger dig en överblick.  

Bland de fastighetsägare vi jobbar med är samordningsmöjligheten så pass uppskattad att vi utvecklat en särskild funktion för detta; läs mer om Planima Samordning här.

Med digitala underhållsplaner ser du enkelt vad som ska göras och när. I Planima kan du både söka på specifika åtgärder och sortera efter kategori, så att det blir enkelt att samordna åtgärder.

2. Tidshorisonten i din underhållsplan är fel

Ett vanligt misstag är att fastighetsägare planerar på för kort sikt. Precis vilken tidshorisont som är bäst för dig beror på vilka fastigheter du har, samt vilka mål du har för ägandet. 

Risken med att planera på för kort sikt, är att stora och dyra projekt helt plötsligt måste göras med kort framförhållning. Denna stressiga situation riskerar dessutom att göra projektet dyrare och mer besvärligt än nödvändigt.

Att skjuta upp projekt i din underhållsplan leder till fler vanliga fel

Exempelvis är stambyten och fasadrenoveringar två projekt som kräver långsiktig och noggrann planering både ekonomiskt och tidsmässigt. Om ett sådant kostsamt projekt plötsligt dyker upp med kort framförhållning, kan det bli svårt att hitta budgeterade pengar att finansiera det, vilket riskerar att fördröja projektet i onödan. Att skjuta upp kritiska projekt för länge är inte bra då det riskerar att leda till följdfel som kostar mer att laga för varje år som går.

Fel tidsperspektiv i ens underhållsplan hör till det vanliga. Hör av dig till oss om du vill testa ett bättre tidsperspektiv för underhållsplanering.

3. Du jobbar bara felavhjälpande och släcker bränder

Taket läcker in. För att undvika stora följdskador lagar du taket där det är trasigt, så snabbt det bara går. Eftersom du inte åtgärdat grundproblemet dyker snart nya problem upp. Det lappas och lagas under flera år och kostnaderna läggs på hög och tömmer kassan. Känner du igen dig?

Det här är en väldigt vanlig situation hos många fastighetsägare. Att det inte finns någon underhållsplan är ofta orsaken till detta vanliga fel.

Att istället ta ett helhetsgrepp kring taket innan det går sönder, skulle innebära en förutsägbar engångskostnad. Kostnaden för ett sådant förebyggande projekt är vanligtvis lägre än för alla utspridda punktinsatser tillsammans. Särskilt med tanke på att små insatser bara skjuter grundproblemet på framtiden, vilket gör att kostnaden för ett byte eller totalrenovering i slutändan läggs ovanpå alla små lagningar.

Att bara arbeta reaktivt innebär ofta flera problem:

  • Att göra saker i sista minuten skapar en stressig arbetsmiljö. När felanmälningarna avlöser varandra och du hela tiden behöver snabbfixa akuta ärenden, blir det svårt att få kontroll över arbetsvardagen. Det blir också svårare att hinna lägga tid och fokus på det som är både roligare och viktigare, som att göra kunderna nöjdare.

  • Oplanerat underhåll innebär att du missar viktiga åtgärder. Det leder till sämre skick på fastigheterna, missnöjda hyresgäster och i slutändan lägre fastighetsvärde. 

  • Oplanerade åtgärder är dyrare. När något måste lösas fort så tvingas du upphandla åtgärder och material på kort tid. Det brukar kosta onödigt mycket mer pengar än planerade åtgärder och upphandlingar. 

För att undvika dyr och stressig brandsläckning gäller det att skapa sig framförhållning. Med en underhållsplan kan du undvika detta vanliga fel, genom att se vad du behöver göra och när. Så att du istället kan planera i lugn och ro!

Här kan du lära dig mer om förebyggande vs. felavhjälpande underhåll.

4. Dina underhållsplaner är för detaljerade

Underhållsplaner för ett större fastighetsbestånd bör i de flesta fall vara ganska övergripande. Det är bättre att få en överblick över de stora sakerna som ni ska göra, och deras ungefärliga kostnader, snarare än att gå in på mikroskopisk detalj.

Fel detaljnivå i din underhållsplan orsakar två vanliga problem:

  • Att planera i detalj blir en onödigt dyr investering i början av planeringsarbetet.
    Det tar tid att inventera och besiktiga fastigheterna för att ta fram underhållsplaner. Om alla detaljer ska vara med, kommer du behöva göra (och betala för) väldigt noggranna och tidskrävande besiktningar. Exempelvis är det sällan rimligt att titta på varje enskilt fönster för sig. Istället kan du besiktiga ett urval av fönster som är av samma typ och hantera dem som en större enhet.

  • Det är tidskrävande att hålla en superdetaljerad plan levande. En underhållsplan är först och främst ett arbetsverktyg! Om du, i underhållsplanen, behöver bocka av varje enskilt fönster som åtgärdat, blir administrationstimmarna många. Så småningom leder antagligen det till att du inte uppdaterar planen alls, eftersom det är för krångligt. En ouppdaterad underhållsplan är svår att använda för att fatta beslut, eftersom det inte går att se vad som är gjort och inte.

    Därför är det bättre att lämna detaljplaneringen till när det är dags att projektera. Då kan projektledaren ta fram detaljerna till förfrågningsunderlaget istället.

    Orimlig detaljnivå är ett av alla vanliga fel i en dålig underhållsplan. Med hjälp av en erfaren konsult som exempelvis Sustend ser du enkelt till att detaljnivån blir rätt.
Skärmbild på ekonomisk analys-delen av en underhållsplan i Planima

5. Du har inget bra system eller arbetssätt för dina underhållsplaner

Att fastighetsägare har egengjorda underhållsplaner i Excel är ganska vanligt. Det kan fungera till en början, men Excel är inte anpassat för att skapa och hantera underhållsplaner. Än mindre att jobba aktivt med dem. Om du vill veta mer om skillnaderna mellan Excel och digitala underhållsplaner kan du läsa en noggrann jämförelse här.

Här följer två av de vanligaste problemen med underhållsplaner i Excel:

  • Excel saknar funktioner för att arbeta med underhållsplanering. Den Excel-kunnige kan kanske lägga in ett par ekvationer och komma en bit på vägen. Men när fler personer behöver kunna jobba med underhållsplanen, eller när det börjar en ny kollega, behöver de ofta utbildning. Vi möter ofta fastighetsägare som inte använder sina Excel-planer för att de helt enkelt är för krångliga att hantera.

  • Det är svårt att samarbeta i Excel-planer. Det blir snabbt rörigt när flera personer är inne i ett och samma Excel-dokument. Vanliga frågor när det blir fel i din underhållsplan är kanske “Vem har lagt till det här?” och “nu känns det som att något har försvunnit?” poppar upp här och där. I en digital underhållsplan i Planima har alla inlogg och kan kommentera på åtgärder för att göra samarbetet enkelt. Här kan exempelvis en fastighetschef godkänna åtgärder direkt i planen. Risken för att saker råkar ändras av misstag eller tas bort är också betydligt mindre.
Skärmbild på underhållsplan i Planima
Med en digital underhållsplan i Planima finns standardiserade fält som gör arbetet enkelt att förstå, även för nya kollegor.

6. Du gör allt själv

Ett vanligt misstag är att bestämma sig för att göra allt själv. Det är förståeligt, när det till en början inte verkar så svårt. Då ser prislappen för en konsult kanske onödig ut.

Men, problemet är att det går åt mycket tid och kunskap för att ta fram en underhållsplan. Teknisk kunskap om fastigheterna, vilka åtgärder som är lämpliga, vad de kostar, i vilken ordning du bör genomföra dem, samt hur. Inte minst hur själva underhållsplanens struktur bör se ut!

Vanliga risker med fel besiktningsunderlag i en underhållsplan, är att ta beslut som inte alls är bra för fastigheten, eller att behöva lägga massa extra tid och pengar på utredningar inför varje projekt. Det finns alltså ofta ett stort värde i att rådgöra med en teknisk konsult för att undvika vanliga fel i sin underhållsplan. Hör av dig till oss, så hjälper vi dig att hitta en bra konsult i ditt område.

Även när det kommer till att arbeta med underhållsplanen kan det finnas fördelar med att samarbeta med andra. I Planima finns funktioner som underlättar samarbetet:

1. Olika behörigheter för flera användare. Användare med ett arbetskonto kan göra ändringar i underhållsplanen, medan användare med läskonto bara kan se, men inte röra.

2. Export till PDF. Den här funktionen gör att du enkelt kan dela viktig information med beslutsfattare, utan att de behöver jobba i Planima.

3. Historik och återställning. Planima visar ändringar i underhållsplanerna så att du vet vem som ändrat vad och när. Det går också att återställa data om någon skulle råka ta bort av misstag.

7. Du saknar underhållsplaner helt

Sist men inte minst, kanske det allra största misstaget och även bland de vanligaste; många fastighetsägare saknar underhållsplaner helt och hållet. 

Håller du koll på åtgärderna i huvudet? Eller går du på känsla och erfarenhet?

Att inte ha underhållsplaner gör jätteofta att viktiga åtgärder missas eller görs i panik. Det tvingar dig kanske till oplanerade inköp och kortsiktiga åtgärder. När en ny kollega ska sätta sig in i arbetet går mycket kunskap förlorad. På sikt blir fastigheternas skick sämre och fastighetsvärdet sjunker. 

På Planimas blogg kan du läsa mer om fördelarna med att ha en digital underhållsplan!

Undvik vanliga fel i din underhållsplan!

Redo att uppgradera din underhållsplanering? Prova Planima kostnadsfritt i 14 dagar och få hjälp av vårt team att komma igång.




* Obligatoriska fält