Ett proaktivt och kostnadseffektivt fastighetsunderhåll är ett viktigt mål för många fastighetsägare, men också en stor utmaning. Vi möter många fastighetsägare som lägger stora resurser utan att lyckas. Oftast på grund av att det hanteras som en engångsinsats istället för något kontinuerligt.
Som tur är finns det fastighetsägare som använder Planima och har lyckats bli framgångsrika i sitt fastighetsunderhåll. Tack vare deras metoder för underhållsplanering sparar de både tid och pengar, år efter år.
Varför lyckas vissa fastighetsägare bättre än andra?
Vi har frågat dem och analyserat deras arbetssätt i Planima för att förstå hur de lyckas. Deras erfarenheter har gett oss dessa 8 tips som kan hjälpa dig ta ditt fastighetsunderhåll till nästa nivå.
Tipsen riktar sig till dig som ansvarar för underhållet av en eller flera fastigheter. Vi utgår från att du har underhållsplaner för dina fastigheter, men om du inte har kommit igång än så har vi några lästips:
1. Tydligt ansvar för fastighetsunderhåll
För varje fastighet ska det finnas en uttalad person som ansvarar för underhållet. Självklart kommer denna person jobba med andra, men alla beslut som rör underhåll ska gå genom den ansvarige. På så vis kan hen ha full koll på allt som händer, prioritera smart och samordna underhållet på bästa sätt. Det är självklart också denna person som tillser att underhållsplanen för fastigheten är uppdaterad, se nedan.
2. Håll underhållsplanerna färska
Om du har aktiv underhållsplanering så kan du spara stora pengar genom smart samordning av underhållet. Gör en genomgång av underhållsplanerna årligen i samband med att ni uppdaterar planerna inför budgetprocessen. Det finns två typer av samordning:
- Uppdatera planerna direkt när saker händer
Budgeten ändras, något flyttas fram i tiden, en underhållsåtgärd byts mot en större investering och något tas bort. Kort och gott: det händer alltid saker i en fastighet! Genom att involvera den underhållsansvarige i alla sådana frågor så är det enkelt för hen att uppdatera så fort något sker. - Uppdatera planerna en gång per år
Inför budgeten varje år gör den underhållsansvarige för fastigheten en extra koll så att planen stämmer och att kostnaderna är redo att peta in i budgeten för nästa år. Om det var längesedan (över 3 år) som den underhållsansvarige var ute på fastigheten så kan det vara lämpligt att ta en koll på plats för att se om du behöver ändra något.
3. Samordna fastighetsunderhållet (och spara pengar!)
Om du har aktiv underhållsplanering så kan du spara stora pengar genom smart samordning. Lämpligtvis gör du en genomgång av underhållsplanerna för att hitta samordningsmöjligheter årligen i samband med att du uppdaterar planerna inför budgetprocessen. Det finns två typer av samordning inom fastighetsunderhåll:
- Samordningsmöjligheter mellan flera fastigheter
Underhållsplanerna visar att likartat underhåll (exempelvis takomläggning) ska göras ungefär samtidigt på flera fastigheter i beståndet. Genom att lägga detta underhåll i ett och samma projekt och upphandla allt på en gång så kan du sänka den totala kostnaden och minimera tidsåtgången för intern administration, upphandling, projektering m.m.
- Samordningsmöjligheter på en fastighet
På en och samma fastighet finns olika små behov utspritt på flera år. Genom att samordna flera små liknande åtgärder, exempelvis på fasader där ställning ofta krävs, så slipper ni ha uppe ställning flera gånger vilket sparar kostnader. Det är dessutom möjligt att sänka entreprenadkostnad och administrationstid genom att klumpa ihop många småsaker till större projekt, på samma sätt som punkten ovan.
Läs mer om Planimas smarta funktion för att hitta samordningsmöjligheter och besparingar här.
4. Skilj på drift och underhåll
För att bli framgångsrik så krävs det att den som är ansvarig kan fokusera på just fastighetsunderhåll. Skräckscenariot är att personen som ska hantera stora och långsiktiga underhållsfrågor, också ständigt jagas av felanmälande hyresgäster och hundratals andra småsaker. Därför är det bra att dela upp.
Låt den underhållsansvarige hantera de stora komplexa underhållsfrågorna och låt fastighetsskötare och tekniker ta hand om driftfrågorna. För att avgöra vem som ska göra vad behöver du en enkel definition av vad som är drift och vad som är underhåll. Här är en vanlig variant: “allt som görs en gång per år eller oftare är drift, resten är underhåll”.
Om du vill få en mer detaljerad uppdelning så kan ett kategorisystem vara till hjälp. Läs mer om AFF och CoClass här för att se vilket som kan passa dig bäst.
Dessa ansvarsfrågor är speciellt viktiga hos större fastighetsägare. Läs mer om hur Planima kan skapa ordning i stora fastighetsbestånd för fastighetsägare eller kommun/allmännytta.
5. Knyt ihop fastighetsunderhåll och budget
Det är först när ni börjar använda underhållsplanerna som underlag till budget som de blir användbara på allvar. Så prata ihop dig med ekonomerna och sätt en rutin på att underhållsplanerna alltid är uppdaterade inför budgetprocessen.
Ge även ekonomerna tillgång till planerna så de själva kan hämta ut alla kostnadsposter och nyckeltal de behöver. Och vips så har ni sparat in en massa onödiga diskussion och mailande fram och tillbaka!
Att sätta en deadline varje år när alla underhållsplaner måste vara uppdaterade ger också ytterligare en påminnelse och säkerhet för att någon faktiskt uppdaterar dem årligen.
Vill du lära dig mer om hur underhåll och ekonomi hänger ihop? Läs vår artikel om driftnetto här!
6. Ge hela organisationen tillgång till underhållsplanerna
Vi förstår, detta kan kännas lite läskigt. Ska verkligen ALLA kunna se det planerade underhållet? Svar ja, detta är ett måste om ni vill jobba aktivt med underhållsplanering. Eftersom så många delar av organisationen ska använda planerna som beslutsunderlag så måste de också ha tillgång till dem i realtid.
Oroa dig inte för att det blir rörigt – bra system för underhållsplanering har funktioner så bara den ansvarige kan göra ändringar medan övriga bara kan läsa. Att dela med sig av planerna till alla gör också att fler kan bidra med sina spetskompetenser och kontrollera så att allt stämmer. Ett enkelt knep för att göra underhållsplanerna bättre, helt enkelt!
7. Håll koll så att underhållsskulden inte springer iväg
Hur vet du om du lyckas eller inte? Du måste mäta. Ett enkelt sätt är att följa upp underhållsskulden årligen. Mät hur stor den är för enskilda fastigheter, totalt per ansvarig förvaltare och totalt för hela beståndet. Detta kan du göra enkelt i Planima med hjälp av nyckeltalet Underhållsskuld.
Underhållsskuld kan enkelt förklaras som alla projekt och kostnader som ska ha gjorts ett visst år, men som inte har gjorts. Det är så att säga det belopp som ni “ligger back” underhållsmässigt. Underhållsskulden ska helst sjunka över tid. Om den istället växer kan det vara ett tecken på att ni inte jobbar tillräckligt aktivt, och då kan det gå lika illa som i det här exemplet.
8. Skaffa ett användarvänligt verktyg för fastighetsunderhåll
Vi har sparat det viktigaste till sist. Om det är krångligt med underhållsplanering i nuvarande system så kommer ni inte lyckas bli aktiva. Vi är självklart lite partiska här, men detta samband är supertydligt. Jobbar du i ett krångligt omodernt system är det väldigt svårt att lyckas.
Om det krävs för många klick för att göra grundläggande saker eller om det är för svårt att lära sig eller hitta rätt funktion, så ger användarna upp. Så antingen behöver ni få kollegorna att börja gilla nuvarande system, eller så bör ni byta så fort som möjligt.
Det går utmärkt att använda ett specialiserat planeringsverktyg såsom Planima även om ni har ett system på plats för andra delar av verksamheten, så känn dig inte inlåst om ni redan har ett fastighetssystem.
Även Excel går bra, men tänk på att det finns tydliga fördelar/nackdelar. Läs mer om dem här.
Redo att komma igång? Testa Planima kostnadsfritt!
Vill du också komma igång med ett aktivt och värdeskapande fastighetsunderhåll? Planima är en modern webbtjänst helt specialiserad för just detta syfte. Testa kostnadsfritt i 14 dagar!
