Byggkonsulterna på Sustend gör runt 250 underhållsplaner varje år åt sina kunder. För att hålla igång den produktionsmaskinen har de naturligtvis både hög kunskap och smidiga arbetsprocesser. Men utan Planima hade varken tempo eller kvalitet varit desamma. I denna artikel kan du läsa mer om hur Sustend stärker sitt kunderbjudande och sparar i snitt fyra timmar per framtagen underhållsplan tack vare Planima.
”Med Planima är det enkelt och överblickbart att ta fram underhållsplaner. Dessutom är det mycket roligare för den som gör arbetet”, säger Andreas Engberg, Sustends regionchef i Göteborg.
Sustend är specialister på fastighetsunderhåll och utför, förutom underhållsplaner, även besiktningar och projektleder underhålls- och renoveringsprojekt åt alla olika typer av fastighetsägare. De finns i Stockholm, Göteborg och Malmö och har över 30 medarbetare.
Vill du veta hur just du kan använda Planima? Läs mer:
Använde Excel innan Planima fanns
Sustend har länge använt Planima för att ta fram underhållsplaner och samarbeta med sina kunder. Andreas Engberg berättar att de innan dess använde sig av Excel.
”Då levererade vi underhållsplanen som ett statiskt dokument till kunden, vilket gjorde det svårt att hålla planen uppdaterad”, förklarar Andreas.
Läs mer om skillnaderna mellan Excel och Planima här.
En underhållsplan som fastighetsägaren inte kan arbeta vidare med förlorar snabbt sitt värde. På tiden innan Planima besökte Sustend återkommande sina kunder för att uppdatera underhållsplanerna manuellt. Det var en lite tungrodd och bökig process, i synnerhet allteftersom kundbasen växte.
”Befintliga system var så komplexa. Det fanns ett stort behov för ett lättjobbat program. Ett som även de som inte har omfattande fastighetskunskap eller systemvana kunde använda”, säger Andreas.
Mycket starkare kunderbjudande med Planima
”Med Planima kan vi leverera ett helt paket. En underhållsplan som grund och en tjänst där kunden själv kan använda planen och hålla den uppdaterad. Det är ett mycket mer värdefullt erbjudande för våra kunder och de uppskattar verkligen Planima”, menar Andreas.
”Det finns nästan oändliga möjligheter för fastighetsägare att jobba med sina underhållsplaner i Planima”, säger Andreas. ”Exempelvis att anpassa struktur och detaljnivå, bifoga filer såsom OVK-protokoll eller anbud, eller samarbeta flera personer med rätt behörighet, gör att allt kring fastighetsunderhållet samlas på samma ställe.”
”Samordningsfunktionen är ytterligare ett stort mervärde”, menar Andreas. ”För större fastighetsägare finns det särskilt många synergier att hitta. Att exempelvis hitta liknande projekt på flera fastigheter och genomföra dem vid samma tillfälle för att sänka projektkostnaden och behöva lägga mindre tid på projektering och upphandling.”
Är även återförsäljare av Planima
Eftersom Sustend också är återförsäljare av Planima (ett värdefullt upplägg som ingår i Planima Grow) blir det enkelt och tydligt för kunden hur de ska kunna arbeta med sina underhållsplaner.
”Det brukar kunderna, särskilt bostadsrättsföreningar, uppskatta som en smidig lösning, att de kan skaffa hela paketet genom oss,” menar Andreas. Tack vare Planima Grow kan kunderna skaffa egna licenser och äga sin egen data, något som ger trygghet och flexibilitet att kunna samarbeta med olika konsulter eller förvaltare i framtiden.
Planima gör processen att ta fram underhållsplaner smidigare och roligare
”När vi tar fram underhållsplaner är vi först ute på fastigheten och gör en statusbesiktning. Då samlar vi in uppgifter om allt som behöver göras på fastigheten under underhållsplanens tidslängd,” förklarar Andreas.
Andreas roll som regionchef på Sustend innebär personalansvar, ansvar för att produktionsprocesserna flyter på och att de når verksamhetsmålen. Men rollen är också väldigt operativ och Andreas är ofta ute på besiktning tar fram underhållsplaner åt en mängd olika typer av fastigheter.
Eftersom varje fastighet är unik med olika byggmaterial, komponenter, storlek, byggår och utsatthet för väder, vind och annat slitage är även varje underhållsplan unik. Det är ett gediget arbete att samla in information, sammanställa en åtgärdslista och uppskatta kostnader för varje projekt. Informationen från besiktningen för underhållsplaneraren på Sustend sedan in i Planima.
Titta på ett exempel på en underhållsplan som är skapad i Planima här!
”All rådata matas smidigt in i Planima och då har vi en grund till en underhållsplan, som vi sen färdigställer direkt i appen”, förklarar Andreas.
”Det smidiga gränssnittet gör att det är lätt att få en överblick vilket underlättar när vi strukturerar åtgärderna i planen,” säger Andreas. ”Det är också ett mycket roligare sätt att arbeta på.”
”Funktioner som att kunna söka och filtrera åtgärder gör att det blir enklare att samordna åtgärder i lämpliga projekt. Dessutom kan vi prioritera åtgärderna. Allt det höjer det kvalitativa värdet på underhållsplanen som produkt”, förklarar Andreas.
”Vi sparar också väldigt mycket tid på att använda Planima. Uppskattningsvis skulle jag säga att Planima sparar oss i snitt fyra timmar per varje framtagen underhållsplan jämfört med Excel. Och det samtidigt som slutprodukten blir mycket bättre för kunden”, säger Andreas.
Enkelt och tidseffektivt att jobba i Planima, för alla typer av fastighetsägare
”De flesta av våra kunder arbetar själva i Planima och uppdaterar sina underhållsplaner”, berättar Andreas.
Där kunden väljer att själva arbeta löpande med uppdateringar av underhållsplanen kan Sustend istället hjälpa till med en besiktning när det är dags för en ny genomgång av fastigheten, samt en revidering av underhållsplanen utifrån det nya uppgifterna
”Vilket upplägg som passar bäst är upp till fastighetsägaren”, säger Andreas. ”Utan fastighetstekniska kunskaper kan det vara lite obekvämare att göra ändringar. Exempelvis kanske det blir att man tittar mer på kostnader, snarare än teknisk status.”
Andreas förklarar vidare att det exempelvis är viktigt att vara vaksam på att inte flytta åtgärder och projekt som är akuta eller eftersatta för att slippa riskera följdskador. Att ha en underhållsplan i Planima minskar risken att missa någon åtgärd och tack vare att det går att markera status går det även att se vad som bör prioriteras.
”Det är väldigt smidigt att uppdatera underhållsplaner i Planima. Dessutom har kunden full insyn i sin underhållsplan med egna användarkonton. De kan följa vilka ändringar som gjorts och ta del av de nya uppgifterna direkt i appen”, säger Andreas.
Skapa bättre underhållsplaner snabbare med Planima du också!
Vill du veta mer om hur enkelt, effektivt och roligt det är att upprätta underhållsplaner med hjälp av Planima? Fyll i dina kontaktuppgifter i formuläret nedan, så ordnar vi ett gratis testkonto i 14 dagar!
