Utvald bild underhallsplan innehall

Vad innehåller en underhållsplan?

Det är stor skillnad på underhållsplan och underhållsplan! Här har vi sammanställt vad en bra underhållsplan innehåller. För att den ska fungera både som beslutsunderlag och som smidigt arbetsdokument för er som ansvarar för fastigheternas skick.

Generellt rekommenderar vi att man har en underhållsplan per fastighet. (Och för att undvika begreppsförvirring: med en fastighet menar vi en juridisk fastighet.)

Vilka åtgärder finns med i en underhållsplan?

En underhållsplan innehåller åtgärder för en fastighets planerade underhåll, vilket är åtgärder som handlar om att se till att fastigheterna är i gott skick och som man upprepar mer sällan än varje år. (Alltså inte det driftrelaterade, som brukar kallas löpande underhåll, som exempelvis att klippa gräset och putsa fönster).

Exempel på konkreta åtgärder som en underhållsplan innehåller är stambyte och renovering av fasaden. Även lagstadgade kontroller som OVK-besiktning och energideklaration bör ingå. Däremot räknas exempelvis att bygga till balkonger eller installera solpaneler som investeringar. Investeringar kan visserligen vara planerade, men hamnar normalt utanför en underhållsplan.  I en digital underhållsplan kan du skilja mellan investeringar och planerat underhåll. Lär dig mer om digitala underhållsplaner här!

En underhållsplan är helt enkelt en åtgärdslista som kan användas för att ge överblick och spårbarhet till dina fastigheter.

Vad är ’en åtgärd’?

En underhållsplan innehåller alltså en åtgärdslista. Men att tak och fasad behöver åtgärder säger väl sig självt? Varför behöver det stå med i en underhållsplan egentligen?

För att åtgärdslistan ska guida dig rätt och fungera som ett bra beslutsunderlag behöver vi mer information om varje åtgärd. Lås oss gå igenom alla delar i hur en åtgärd definieras!

Planimas checklista: Vad varje åtgärd i en bra underhållsplan innehåller

1. Åtgärdsbeskrivning

Först och främst behöver underhållsplanen tala om vilken åtgärd man ska göra. Underhållsplanen är en effektiv guide för att ta hand om fastigheten, så länge den är enkel att förstå. För att uppnå det behöver åtgärdsbeskrivningen innehålla info om vilket objekt åtgärden berör (exempelvis förrådstaket, hängrännor, avloppsstammar). Samt vad som ska göras (måla om, byta, relining, osv.) En enkel tumregel är “verb + objekt”, exempelvis ”Målning fasad”.

2. Vilket år åtgärden ska göras och hur ofta den ska upprepas

En plan utan tidsperspektiv är svår att följa! Ett bra sätt att dela upp åtgärderna i underhållsplanen är att lista dem kronologiskt, år för år. Då kan man smidigt planera för det kommande årets projekt. En bra underhållsplan innehåller därmed uppgifter om vilket år varje enskild åtgärd ska genomföras.

Visst, ibland skiljer sig planen mot verkligheten. Om ni faktiskt kommer genomföra fönsterbytet om 14 eller 15 år kan vara svårt att säga redan nu, men underlaget i underhållsplanerna gör det möjligt att planera ekonomiskt och ger överblick. Allteftersom ni sedan genomför projekten på fastigheten uppdaterar ni också underhållsplanen, för att se till att den hela tiden är så verklighetsnära som möjlig.

Det bör också framgå hur ofta man ska genomföra varje åtgärd. Exempelvis att måla om fönstren “vart tionde år”. Säg exempelvis att ni behöver planera om och skjuta upp den tänkta fönstermålningen tre år framåt, då bör ni kunna leta upp framtida fönstermålningar i underhållsplanen för att planera om även de tillfällena. I en digital underhållsplan i Planima kan man länka åtgärderna till varandra. Då räcker det att justera på ett ställe, så flyttas samtliga relaterade åtgärder fram automatiskt.

3. Förväntad kostnad för varje åtgärd

En bra underhållsplan innehåller uppskattade kostnader för samtliga åtgärder. Mer än att vara en guide för att ta hand om fastigheten är ju underhållsplanen ett viktigt dokument för ekonomisk planering. 

Prislapparna i en underhållsplan är alltid uppskattningar. Det finns en hel del som kan påverka den faktiska kostnaden. Särskilt när vi spår så långt som tjugo, trettio år i framtiden. Eftersom underhållsplanen vanligen sträcker sig över lång tid är det lämpligt att indexuppräkna kostnaderna.

4. Projektets eller åtgärdens omfattning

Hur många fönster är i behov av renovering? Vad är storleken på takplåten som behöver ny färg? För att kunna planera för projektet behöver ni veta omfattningen. Antal komponenter och storlek på ytor är också en avgörande faktor för att kunna räkna ut förväntade kostnader.

När man tar fram en underhållsplan gör man först en inventering. Ett tips är att spara alla uppgifter i en mängdförteckning. Om din underhållsplan innehåller en behändig lista över antal dörrar, belysningar, fönster och så vidare, så har ni ett försprång när det är dags för upphandling! Har ni gjort ett bra jobb med att samla in information så sparar ni alltså tid eftersom ni inte behöver gå ut och till fastigheten igen och räkna på nytt.

5. Information om var på fastigheten åtgärden ska göras

Exakt vilka dörrar säger underhållsplanen att ni ska byta? En bra underhållsplan innehåller tillräckligt mycket info för att slippa detektivarbete när det är dags att starta igång projektet. Är det dörrarna i byggnad A, B eller C det handlar om? Eller var det kanske förrådsdörrarna planen syftade på? 

Finns exempelvis olika typer av fönster på husets fram- och baksida? Då behöver man göra skillnad på fönster och fönster även i underhållsplanen.

Så här ser det ut när man lägger in en åtgärd i en underhållsplan i Planima.

En bra underhållsplan innehåller underlag som ger en tydlig ekonomisk överblick

Mer än att vara en lista som kopplar uppskattade kostnader till varje enskild åtgärd, ska underhållsplanen ge översikt över ekonomin. Vad kostar underhållet över tid? Sannolikt rör det sig om ganska stora summor. För att ha möjlighet att prioritera och investera smartast är överblick och framförhållning ofta mycket uppskattat!

För att bli ett användbart beslutsunderlag innehåller en bra underhållsplan siffror som kan ge er tydliga sammanställningar av underhållskostnaderna. Både år för år samt över tid. För att göra beräkningar kan det vara lämpligt att exempelvis kunna visa kostnad per BOA eller LOA.

Exempel på hur en ekonomisk överblick ser ut i Planima.

En komplett underhållsplan ger er koll på historiken

Ett vanligt problem när det kommer till fastighetsunderhåll är att det sällan finns en överskådlig sammanställning över vad som tidigare är gjort. Det uppstår ibland frågetecken som gör det svårare att planera framåt. Särskilt vanligt är det när en ny person ska sätta sig in i och arbeta med underhållsplanen.

I takt med att ni arbetar med fastighetsunderhållet så uppdaterar ni också underhållsplanen. I samma takt bör ni dokumentera alla genomförda åtgärder, för att bygga upp en lista över historiken. Väldigt effektivt när nästa person tar vid arbetet! Med en digital underhållsplan samlar ni givetvis all information på samma ställe. Här berättar vi mer om skillnaderna mellan en traditionell och digital underhållsplan.

Slutligen, två detaljer som en riktigt proffsig underhållsplan innehåller

En professionell underhållsplan är inte kopierad från någon mall, utan innehåller verklighetsbaserad information om fastigheten. I och med det, vilket blir särskilt viktigt för den med ett större fastighetsbestånd, behöver det framgå vilken fastighet som underhållsplanen hör till.

Vem har tagit fram underhållsplanen? Vilka eventuella ändringar har gjorts under åren? Om det uppstår följdfrågor kan det vara bra med kontaktuppgifter till den som skapade underhållsplanen.


Prova Planima kostnadsfritt i 14 dagar

Nyfiken på att prova digitala underhållsplaner för era fastigheter? Prova Planima kostnadsfritt i 14 dagar genom att fylla i formuläret nedan!

planima-press-1

Varför ska jag använda digitala underhållsplaner för mina fastigheter?

Det är en vanlig fråga vi får från fastighetsägare med flera fastigheter i sitt bestånd. I den här artikeln förklarar vi vad digitala underhållsplaner är och hur de kan hjälpa dig med underhållet av dina fastigheter.

Vem riktar sig artikeln till?

Till dig som äger flera fastigheter eller ansvarar för drift och underhåll av en eller flera fastigheter. I dagsläget har du kanske ingen underhållsplan alls eller arbetar med traditionella planer i Excel eller på papper.

Vad är en traditionell underhållsplan?

Som fastighetsägare har du säkert koll på vad en traditionell underhållsplan är. Men enkelt förklarat är det ett dokument där du planerar de åtgärder som behövs göras i beståndet och vad de kommer att kosta. En traditionell underhållsplan görs oftast på papper eller i Excel.

Underhållsplanen ska besvara:

  • Vad ska göras?
  • När ska det göras?
  • Vad kostar det?

Vill du läsa mer om vad en underhållsplan är? På underhållsplan.nu finner du mer information.

Vad är en digital underhållsplan?

En digital underhållsplan fyller i grunden samma funktion som en traditionell underhållsplan. Den beskriver vad som ska göras, när det ska göra och till vilken kostnad. Men digitala underhållsplaner skiljer sig på flera sätt.

En stor skillnad är att digitala underhållsplaner ofta görs i webbtjänster som är utformade för just underhållsplanering istället för att använda papper eller Excel som grund. Detta skapar helt andra möjligheter för dig som underhållsplanerar. De möjligheterna kommer vi att beskriva i den här artikeln.

Digitala underhållsplaner – 4 anledningar till att använda dem

1. Förstå underhållsbehovet för dina fastigheter

Saknar du en bra översikt och planering av underhållet för dina fastigheter? Det är tyvärr ganska vanligt. Många fastighetsägare, stora som små, saknar en riktigt bra och samlad överblick av hela sitt fastighetsunderhåll och kommande åtgärder.

Om du har planen i huvudet och planerar på känsla så kommer det vara svårt att planera och förutse kommande åtgärder vilket skapar ett reaktivt underhåll där du tvingas “släcka bränder”. 

Det finns flera anledningar till varför just en digital underhållsplan kan hjälpa dig att bättre förstå dina fastigheters underhållsbehov: 

  • Hjälper dig gå från reaktivt till proaktivt underhåll
    Om du helt saknar en plan för ditt underhåll kommer en digital underhållsplan hjälpa dig att se vad som ska göras och när, både på kort och lång sikt. Det blir betydligt lättare att planera långt fram i tiden och hela tiden arbeta proaktivt.
  • Du får en tydligare översikt av hela beståndets underhåll
    Eftersom alla åtgärder är samlade och strukturerade får du en bra bild för alla dina fastigheter. I ett stort fastighetsbestånd finns det ofta väldigt mycket information, vilket i en traditionell underhållsplan kan bli väldigt svårt att greppa.
  • Du ser status för underhållsbehovet
    I en digital underhållsplan kan du bryta ner åtgärder beroende på underhållsbehov och enkelt se om fastigheten har mycket eftersatt arbete eller ligger i fas.
Så här kan underhåll och kostnader se ut i en digital underhållsplan byggd i Planima

2. Planera lättare med inbyggda funktioner

Upplever du att det är svårt att se vad dina fastigheter faktiskt kostar och att budgetera rätt? Många av de fastighetsägare vi möter planerar på känsla. Man har en ungefärlig idé om kostnaden för kommande åtgärder, men utan en underhållsplan överraskas man av viktiga åtgärder och stora oförutsedda kostnader.

Plötsligt blir inte budget alls som tänkt. Att ha en välgrundad underhållsplan är alltid viktigt, oavsett om du svarar mot beslutsfattare i en kommun eller mot ledningen i ditt företag.

Därför kan du planera lättare och bättre med en digital underhållsplan:

  • Sök och filtrera lättare i dina planer
    Du lägger enkelt in vad som ska göras, när det ska göras och vad det kommer att kosta. Genom smart sök- och filtrering kan du ställa rätt frågor angående ditt bestånd, för att sedan planera därefter.
  • Smarta funktioner som sparar tid
    Hann du inte med att genomföra alla planerade åtgärder i år? Ingen fara! Det är exempelvis lätt att gå in och byta år på många åtgärder samtidigt. Du ska inte behöva klicka på skärmen i onödan!
  • Planera på kort sikt och få långsiktigheten på köpet
    Du uppdaterar planen när det behövs, men kan enkelt planera på flera års tid vilket gör att du kan ta höjd för stora investeringar långt i förväg. Du gör helt enkelt förändringar på kort sikt för att automatiskt se hur det påverkar underhållet på lång sikt.
  • Viktiga nyckeltal beräknas automatiskt
    Det kan exempelvis vara kostnad per kvadratmeter eller snittkostnad per år. I en digital underhållsplan görs alla beräkningar automatiskt.
Lägg in vad som ska göras, när det ska göras och vad det kostar så här enkelt. På så sätt får du både bra planering, förståelse och översikt av underhållet.

3. Spara tid och pengar med proaktivt arbetssätt

En stor möjlighet med digitala underhållsplaner är att spara både tid och pengar. Här redogör vi för några av de möjligheterna:

  • Samordna åtgärder och gör stora besparingar
    Med digitala underhållsplaner kan du enkelt se möjligheter att samordna åtgärder, exempelvis som att genomföra fönsterbyte och fasadmålning samtidigt.

    Exempel:
    Fönsterbyte ska genomföras om tre år enligt planen och fasadmålning om fem år. I en digital underhållsplan ligger alla åtgärder samlade på ett tydligt sätt. Därför ser du direkt möjligheten att genomföra de här åtgärderna vid ett tillfälle, år fyra. På detta sätt kan du spara pengar genom att hyra in en byggställning vid ett tillfälle, istället för två. Att se sådana möjligheter med en plan som är baserad på känsla eller ligger i ett inkonsekvent Excel-dokument, är riktigt svårt.
  • Planera bättre och höj fastighetsvärdet
    Välplanerat underhåll innebär långsiktiga lösningar istället för kortsiktiga lösningar. Välskötta fastigheter är värda mer om de har tagits hand om ordentligt.
  • Planerade åtgärder upphandlas till ett bättre pris
    Med en digital underhållsplan är alla åtgärder planerade och kan upphandlas i tid. Utan en plan sker åtgärderna ofta reaktivt och resulterar i sin tur att inköp av material och tjänster sker oplanerat och till ett högre pris.
  • Struktur och proaktivitet sparar tid
    Med en tydlig plan kan ni lägga fokus på proaktivt arbete snarare än reaktivt. På så sätt kan ni jobba med fler värdeskapande aktiviteter istället för att stressa och överraskas av reparationsarbeten som tar onödig tid.

4. Bli personoberoende med ett gemensamt arbetssätt

Har ni planer i Excel som bara vissa medarbetare förstår eller planer som försvunnit när kollegor slutat? Det här är ett relativt vanligt problem för de som har underhållsplaner på papper eller i Excel.

Digitala underhållsplaner ger er en gemensam plats som alla kan dela och arbeta i:

  • Samarbeta och ta beslut direkt i underhållsplanen
    Kanske behöver din chef godkänna åtgärder innan de görs? Eftersom du kan dela planerna online så underlättas samarbete med kollegor eller andra som behöver ta del av ert arbete. Det går snabbt att logga in för alla inblandade och ta de beslut som behövs för att ta dina projekt framåt.
  • Planerna sparas säkert och tryggt
    Vanligt är att planer på papper eller i Excel försvinner när nya medarbetare tar vid. Det här slipper ni med digitala underhållsplaner eftersom de sparas i molnet och alltid med säkerhetskopior i ryggen.
  • Planen är byggd enligt branschpraxis
    Utan lång erfarenhet av underhållsplanering är det svårt att veta hur en underhållsplan bör byggas upp från grunden. Digitala underhållsplaner är utformade enligt praxis vilket gör att ni arbetar i en gemensam struktur som är byggt för bästa resultat. Det gör dem enkla att arbeta i oavsett kunskapsnivå.

Prova Planima kostnadsfritt i 14 dagar

Nyfiken på att prova digitala underhållsplaner för era fastigheter? Prova Planima kostnadsfritt i 14 dagar genom att fylla i formuläret nedan!

planima-press-1

Vad är en underhållsplan och hur skapar jag en?

En underhållsplan är ett levande dokument som beskriver fastighetens långsiktiga ekonomiska behov. En plan består oftast av en lista med åtgärder, när dessa ska utföras och till vilken kostnad. Beroende på vem som gör planen skiljer sig nivån och detaljbeskrivningar avsevärt och det finns ingen erkänd standard som följs. Detta gör skapandet av en plan lättare för en person med bra övergripande kompetens inom området, men också väldigt svårt för någon som inte besitter samma kunskap.

Hur gör man en underhållsplan?

Arbetet med att ta fram en underhållsplan börjar oftast med besiktningen av fastigheten. I besiktningen går underhållsplaneraren systematiskt runt och inspekterar skicket av alla byggnadsdelar, vilket slutligen resulterar i ett färdigt besiktningsprotokoll. I nästa steg för man in protokollet i något arbetsformat (läs Planima), där man med lätthet lägger in sitt besiktningsprotokoll och skapar en grundläggande underhållsplan.

Hur ser ett besiktningsprotokoll ut?

Detta är heller ingen självklarhet och alla arbetar på olika sätt. När man gör besiktningar så bör man samla på sig följande information:

  • Namn på åtgärden som ska göras
  • Nästa år som åtgärden behöver göras
  • Antal byggdelar (t.ex. dörrar) som behöver underhållas
  • Beskrivning var i fastigheten som byggdelen/byggdelarna finns

Sammanfattningsvis förbereder man nästa steg, det vill säga arbetet för att uppskatta åtgärdskostnader och hur återkommande åtgärderna blir framöver.

Hur ofta bör man uppdatera underhållsplanen?

Här finns det heller ingen standard att följa, men rekommendationen från oss är att man löpande uppdaterar sin plan när man genomför sina åtgärder på fastigheten. En plan ska ses som ett levande dokument och absolut inte vara något man gör var och varannat år. Att uppdatera för sällan leder till att planen inte följs och att underhållskostnaderna blir högre.

Hur kan man få hjälp att skapa en underhållsplan?

Planima erbjuder ett effektivt sätt att hantera och jobba med underhållsplaner. Vi kopplar in parter som utför besiktningar och tar fram underhållsplaner från grunden. Vi hjälper fastighetsägare över hela Sverige, oavsett situation, att arbeta med underhållsplanering.

Det är helt kostnadsfritt att prova Planima i 14 dagar. Signa upp för ett provkonto idag du med!