Det är stor skillnad på underhållsplan och underhållsplan! Här är en komplett checklista på vad en bra underhållsplan innehåller. En bra underhållsplan fungerar både som beslutsunderlag och som smidigt verktyg för dig som ansvarar för en eller flera fastigheter. Den hjälper dig att prioritera rätt, jobba förebyggande och samordna underhållet vilket kan sänka både underhållskostnader och tidsåtgång.
Generellt rekommenderar vi en underhållsplan per fastighet för att du ska få en bra överblick. Och för att undvika begreppsförvirring: med en fastighet menar vi en juridisk fastighet. Du kan sedan dela in underhållsplanen i olika byggnader och kategorier.
Vad ska finnas i en bra underhållsplan?
En underhållsplan innehåller åtgärder för en fastighets planerade underhåll, vilket är åtgärder som bibehåller fastigheternas skick. En tumregel är att allt som görs mer sällan än en gång per är underhåll och det som görs oftare räknas som drift. Driftåtgärder (även kallat löpande underhåll eller skötsel) kan exempelvis vara att klippa gräset eller byta ventilationsfilter.
”allt som görs mer sällan än en gång per är underhåll och det som görs oftare räknas som drift”
Exempel på åtgärder som en underhållsplan kan innehålla är fasadrenovering, relining av avloppsrör eller takomläggning. Även myndighetsbesiktningar som OVK och energideklaration kan ingå om du vill ha allt på samma ställe.
Däremot räknas exempelvis att bygga nya balkonger eller installera solpaneler som investeringar, d.v.s. sådant som höjer fastighetens skick eller värde mer än det ursprungliga. Investeringar kan visserligen vara planerade, men hamnar normalt utanför en underhållsplan.
I Planima kan du enkelt skilja mellan investeringar och planerat underhåll så att du kan hantera båda typerna i samma plan. Lär dig mer om digitala underhållsplaner här!
Vad är ’en åtgärd’?
En underhållsplan innehåller alltså en lista med åtgärder. Men att tak och fasad behöver åtgärder säger väl sig självt? Varför behöver det stå i en plan?
Jo, eftersom att åtgärdslistan ska fungera som beslutsunderlag. Då behöver vi mer information än bara namnet på åtgärden. Låt oss gå igenom alla delar av hur vi beskriver en underhållsåtgärd!
Hade du hoppats på en riktig checklista? Här kan du ladda ner den ultimata checklistan för att säkerställa att din underhållsplan är användbar.
Checklista: Vad varje åtgärd i en bra underhållsplan innehåller
1. Åtgärdens namn/benämning
Först och främst behöver underhållsplanen tala om vad du ska göra. Planen är en effektiv guide för att ta hand om fastigheten, men bara om den är enkel att förstå. För att uppnå det behöver åtgärdsbeskrivningen innehålla information om:
- Vad som ska göras (exempelvis målning, byte, relining)
- Vilket objekt åtgärden berör (exempelvis hängrännor, fasadpanel, avloppsstammar)
Tumregeln för att namnge en underhållsåtgärd blir alltså: “verb + objekt”, exempelvis ”Målning träfasad” eller ”Måla träfasad”.
Se några exempel nedan (klicka för att förstora bilden):
2. När ska åtgärden göras och hur ofta den ska upprepas
När = Årtal
En underhållsplan utan tidsperspektiv är svår att följa! Ett bra sätt att dela upp åtgärderna i planen är att lista dem kronologiskt, år för år. Då kan du smidigt planera för kommande års projekt. En bra underhållsplan innehåller därmed uppgifter om vilket år varje åtgärd ska genomföras.
Självklart kommer planen ibland skilja sig planen mot verkligheten. Om du kommer genomföra fönsterbytet om 14 eller 15 år kan vara svårt att säga redan nu, men underlaget i underhållsplanerna gör det möjligt att planera ekonomiskt på lång sikt och ger överblick. Allteftersom du sedan genomför projekten på fastigheten uppdaterar du också underhållsplanen, för att hålla den så verklighetsnära som möjlig. Om du uppdaterar underhållsplanen regelbundet blir den mer användbar för varje år som går.
”Om du uppdaterar underhållsplanen regelbundet blir den mer användbar för varje år som går”
Hur ofta = Intervall
Det bör också framgå hur ofta varje åtgärd ska upprepas vilket kallas för ’intervall’. Exempelvis att måla om fönstren vart tionde år. Säg exempelvis att du behöver planera om och skjuta upp den tänkta fönstermålningen tre år framåt, då bör du kunna leta upp framtida fönstermålningar i planen för att planera om även de tillfällena. I en digital underhållsplan i Planima kan du länka åtgärderna till varandra. Då räcker det att justera på ett ställe, så flyttar Planima fram samtliga relaterade åtgärder automatiskt och uppdaterar alla beräkningar och nyckeltal.
3. Pris/kostnad för varje åtgärd
En bra underhållsplan innehåller uppskattade kostnader för samtliga åtgärder. Mer än att vara en guide för att ta hand om fastigheten är ju planen ett viktigt underlag för ekonomisk planering.
Priserna i en underhållsplan är alltid uppskattningar. Det finns en hel del som kan påverka den faktiska kostnaden, särskilt när vi kollar så långt som 20-30 år framåt i tiden. Eftersom planen vanligen sträcker sig över lång tid är det lämpligt att indexuppräkna kostnaderna med en viss procentsats varje år. Planima erbjuder en automatisk indexeringsfunktion för att hålla alla priser aktuella.
4. Åtgärdens mängd eller omfattning
Hur många fönster ska renoveras? Vad är ytan på takplåten som behöver målas om? För att kunna planera och budgetera behöver du veta mängden! Antalet komponenter som ska åtgärdas är också en avgörande faktor för att kunna räkna ut förväntade kostnader, eftersom kostnaden för en åtgärd beräknas enligt Totalkostnad = Styckpris * Mängd
När du skapar en underhållsplan är det bra att börja med en inventering. Ett tips är att spara alla uppgifter från inventeringen i en mängdförteckning. Om din underhållsplan innehåller en behändig lista över alla komponenter i fastigheten såsom antal dörrar, ventilationsaggregat, fönster och så vidare, så har du ett väldigt praktiskt underlag när det är dags för upphandling! Har du gjort ett bra jobb med att samla in information så sparar du alltså tid eftersom du inte behöver gå ut och till fastigheten igen och räkna på nytt.
Vill du testa själv hur enkelt det är att skapa och ändra i underhållsplaner i Planima? Logga in direkt och testa gratis i 14 dagar genom att fylla i formuläret:
5. Information om var på fastigheten åtgärden ska göras
Exakt vilka dörrar säger underhållsplanen att du ska byta? En bra underhållsplan innehåller tillräckligt mycket info för att slippa detektivarbete när det är dags att starta igång projektet. Är det dörrarna i byggnad A, B eller C det handlar om? Eller var det kanske förrådsdörrarna planen syftade på? Finns exempelvis olika typer av fönster på husets fram- och baksida? Då behöver man göra skillnad på fönster och fönster även i underhållsplanen.
I Planima finns fyra olika funktioner som du kan använda för att få ordning och reda:
- Kategori – exempelvis Fasader eller Tak. Du kan också använda kategorisystem som AFF eller CoClass, läs mer här.
- Läge – exempelvis Parkering norr eller Källarförråd
- Byggnad – exempelvis Bostadshus A2 eller Kontorshus Tegelgatan 3
- Märkning – exempelvis ”Projektnr 543692” eller ”Energibesparing”
Denna typ av funktioner gör det också möjligt att navigera smidigt även i riktigt stora underhållsplaner, eller t.o.m. för flera fastigheter samtidigt. Vill du se alla kommande takprojekt i hela beståndet? Inga konstigheter: har du exempelvis satt en Kategori på alla åtgärder kan du snabbt filtrera fram det du söker bland tusentals underhållsåtgärder.
6. Åtgärdens status
Om du vill jobba aktivt och framgångsrikt med underhållsplanen behöver du ha koll på statusen för varje åtgärd. Vad är färdigt, vad har vi beslutat att genomföra och vad är lite extra akut? Tack vare Status kan du följa alla åtgärder från planerat till beslutat och färdigt. Här är exempel från Planima på några grundläggande statusar som kan vara bra att ha:
(#7) En bra underhållsplan innehåller en tydlig ekonomisk överblick
Mer än att vara en lista som kopplar uppskattade kostnader till varje enskild åtgärd, ska underhållsplanen ge översikt över ekonomin. Vad kostar underhållet över tid? Ofta rör det sig om stora summor. För att ha möjlighet att prioritera och budgetera är överblick och framförhållning väldigt viktigt.
För att bli ett användbart beslutsunderlag innehåller en bra underhållsplan siffror som kan ge dig tydliga sammanställningar av underhållskostnaderna. Både år för år samt över tid. För att göra beräkningar kan det vara lämpligt att exempelvis kunna visa kostnad per BOA eller LOA.
Om du ska använda underhållsplanen för en brf så finns några saker till att tänka på. Läs mer om ekonomi och underhållsplan hos Boverket.
(#8) En bra underhållsplan ger dig koll på historiken
Ett vanligt problem när det kommer till fastighetsunderhåll är att det sällan finns en historik över genomfört underhåll. Det uppstår ibland frågetecken som gör det svårare att planera framåt. Vanliga frågor som kan uppstå är: Vilka komponenter är bytta eller lagade? När? Hur mycket kostade det? Vilket företag gjorde jobbet? Vilka garantier gäller? Särskilt vanligt är det när en ny person ska sätta sig in i och arbeta med underhållsplanen, eller när en fastighet får nya ägare.
I takt med att du arbetar med fastighetsunderhållet så uppdaterar du också underhållsplanen. I samma takt bör du dokumentera alla genomförda åtgärder, för att bygga upp en lista över historiken. Väldigt effektivt när nästa person tar vid arbetet! Med en digital underhållsplan samlar du givetvis all information på samma ställe.
Slutligen, (#9) 2 detaljer som en riktigt användbar underhållsplan innehåller
En professionell underhållsplan är inte en kopia eller skrivbordsprodukt, utan innehåller verklighetsbaserad information om varje unik fastighet. Därför behöver det framgå vilken fastighet som planen hör till, något som blir extra viktigt när du hanterar stora fastighetsbestånd.
Vem har tagit fram underhållsplanen? Vilka eventuella ändringar har gjorts under åren och av vem? Om det uppstår frågor kan det vara bra med kontaktuppgifter till de som jobbat med planen och en logg över utförda ändringar.
Vill du se hur en bra underhållsplan kan se ut? Ladda ner ett gratis exempel här.
Har du redan en underhållsplan? Ladda ner vår checklista och kolla om den är användbar!
Planima är ett superenkelt sätt att komma igång med din underhållsplan och finns i anpassade varianter som passar just dig. Läs mer:
Skapa bra digitala underhållsplaner Planima – testa kostnadsfritt
Vill du också skapa riktigt bra och lättarbetade underhållsplaner för era fastigheter? Prova Planima kostnadsfritt i 14 dagar genom att fylla i formuläret nedan!
