Checklista: Vad innehåller en bra underhållsplan?

Det är stor skillnad på underhållsplan och underhållsplan! Här har vi sammanställt en checklista på vad en bra underhållsplan innehåller. En bra underhållsplan fungerar både som beslutsunderlag och som smidigt arbetsdokument för dig som ansvarar för fastigheternas skick. Den hjälper dig att prioritera rätt och samordna underhållet, vilket i slutändan kan sänka underhållskostnader och tidsåtgång.

Generellt rekommenderar vi en underhållsplan per fastighet för att du ska få en bra överblick. Och för att undvika begreppsförvirring: med en fastighet menar vi en juridisk fastighet.

Vilka åtgärder finns i en bra underhållsplan?

En underhållsplan innehåller åtgärder för en fastighets planerade underhåll, vilket är åtgärder som handlar om att se till att fastigheternas skick bibehålls och som man upprepar mer sällan än varje år. (Alltså inte det driftrelaterade, som brukar kallas löpande underhåll, som exempelvis att klippa gräset och putsa fönster).

Exempel på konkreta åtgärder som en underhållsplan innehåller är stambyte och renovering av fasaden. Även lagstadgade kontroller som OVK-besiktning och energideklaration kan ingå så du har allt på samma ställe. Däremot räknas exempelvis att bygga till balkonger eller installera solpaneler som investeringar, d.v.s. sådant som höjer fastighetens skick eller värde mer än det ursprungliga. Investeringar kan visserligen vara planerade, men hamnar normalt utanför en underhållsplan.  I en digital underhållsplan i Planima kan du dock enkelt skilja mellan investeringar och planerat underhåll så att du kan hantera båda typerna i samma underhållsplan. Lär dig mer om digitala underhållsplaner här!

Ett diagram som visar hur en bra underhållsplan består av åtgärder, ekonomisk överblick och historik
En underhållsplan är helt enkelt en åtgärdslista som kan användas för att ge överblick och spårbarhet till dina fastigheter.

Vad är ’en åtgärd’?

En underhållsplan innehåller alltså en åtgärdslista. Men att tak och fasad behöver åtgärder säger väl sig självt? Varför behöver det stå med i en underhållsplan egentligen?

För att åtgärdslistan ska guida dig rätt och fungera som ett bra beslutsunderlag behöver vi mer information om varje åtgärd. Lås oss gå igenom alla delar i hur en åtgärd definieras!

Planimas checklista: Vad varje åtgärd i en bra underhållsplan innehåller

1. Åtgärdsbeskrivning

Först och främst behöver underhållsplanen tala om vilken åtgärd du ska göra. Underhållsplanen är en effektiv guide för att ta hand om fastigheten, så länge den är enkel att förstå. För att uppnå det behöver åtgärdsbeskrivningen innehålla information om vilket objekt åtgärden berör (exempelvis förrådstaket, hängrännor, avloppsstammar). Samt vad som ska göras (måla om, byta, relining, osv.) En enkel tumregel är “verb + objekt”, exempelvis ”Målning fasad”.

2. Vilket år åtgärden ska göras och hur ofta den ska upprepas

En underhållsplan utan tidsperspektiv är svår att följa! Ett bra sätt att dela upp åtgärderna i underhållsplanen är att lista dem kronologiskt, år för år. Då kan man smidigt planera för det kommande årets projekt. En bra underhållsplan innehåller därmed uppgifter om vilket år varje enskild åtgärd ska genomföras.

Visst, ibland skiljer sig planen mot verkligheten. Om du faktiskt kommer genomföra fönsterbytet om 14 eller 15 år kan vara svårt att säga redan nu, men underlaget i underhållsplanerna gör det möjligt att planera ekonomiskt på långt sikt och ger överblick. Allteftersom du sedan genomför projekten på fastigheten uppdaterar du också underhållsplanen, för att se till att den hela tiden är så verklighetsnära som möjlig.

Det bör också framgå hur ofta varje åtgärd ska upprepas, vilket kallas för ’intervall’. Exempelvis att måla om fönstren vart tionde år. Säg exempelvis att du behöver planera om och skjuta upp den tänkta fönstermålningen tre år framåt, då bör du kunna leta upp framtida fönstermålningar i underhållsplanen för att planera om även de tillfällena. I en digital underhållsplan i Planima kan du länka åtgärderna till varandra. Då räcker det att justera på ett ställe, så flyttas samtliga relaterade åtgärder fram automatiskt och alla beräkningar och nyckeltal uppdateras.

3. Förväntad kostnad för varje åtgärd

En bra underhållsplan innehåller uppskattade kostnader för samtliga åtgärder. Mer än att vara en guide för att ta hand om fastigheten är ju underhållsplanen ett viktigt dokument för ekonomisk planering.

Prislapparna i en underhållsplan är alltid uppskattningar. Det finns en hel del som kan påverka den faktiska kostnaden. Särskilt när vi spår så långt som tjugo, trettio år i framtiden. Eftersom underhållsplanen vanligen sträcker sig över lång tid är det lämpligt att indexuppräkna kostnaderna med en viss procentsats varje år. Planima erbjuder en automatisk indexeringsfunktion så du enkelt kan bestämma och ändra hur prisuppräkningen ska göras.

4. Projektets eller åtgärdens omfattning

Hur många fönster är i behov av renovering? Vad är storleken på takplåten som behöver ny färg? För att kunna planera för projektet behöver du veta omfattningen. Antal komponenter och storlek på ytor är också en avgörande faktor för att kunna räkna ut förväntade kostnader.

När man tar fram en underhållsplan gör man först en inventering. Ett tips är att spara alla uppgifter i en mängdförteckning. Om din underhållsplan innehåller en behändig lista över antal dörrar, belysningar, fönster och så vidare, så har du ett försprång när det är dags för upphandling! Har du gjort ett bra jobb med att samla in information så sparar du alltså tid eftersom du inte behöver gå ut och till fastigheten igen och räkna på nytt.

5. Information om var på fastigheten åtgärden ska göras

Exakt vilka dörrar säger underhållsplanen att du ska byta? En bra underhållsplan innehåller tillräckligt mycket info för att slippa detektivarbete när det är dags att starta igång projektet. Är det dörrarna i byggnad A, B eller C det handlar om? Eller var det kanske förrådsdörrarna planen syftade på?

Finns exempelvis olika typer av fönster på husets fram- och baksida? Då behöver man göra skillnad på fönster och fönster även i underhållsplanen.

Skärmbild som visar fönster där användaren lägger in ny underhållsåtgärd i Planima
Så här ser det ut när du lägger in en åtgärd i en underhållsplan i Planima.

En bra underhållsplan innehåller en tydlig ekonomisk överblick

Mer än att vara en lista som kopplar uppskattade kostnader till varje enskild åtgärd, ska underhållsplanen ge översikt över ekonomin. Vad kostar underhållet över tid? Sannolikt rör det sig om ganska stora summor. För att ha möjlighet att prioritera och investera smartast är överblick och framförhållning ofta mycket uppskattat!

För att bli ett användbart beslutsunderlag innehåller en bra underhållsplan siffror som kan ge dig tydliga sammanställningar av underhållskostnaderna. Både år för år samt över tid. För att göra beräkningar kan det vara lämpligt att exempelvis kunna visa kostnad per BOA eller LOA.

Läs mer om ekonomi och underhållsplan hos Boverket.

Skärmbild på underhållsplanens ekonomiska analys i Planima
Exempel på hur en ekonomisk överblick ser ut i Planima.

En bra underhållsplan ger dig koll på historiken

Ett vanligt problem när det kommer till fastighetsunderhåll är att det sällan finns en överskådlig sammanställning över vad som tidigare är gjort. Det uppstår ibland frågetecken som gör det svårare att planera framåt. Särskilt vanligt är det när en ny person ska sätta sig in i och arbeta med underhållsplanen.

I takt med att du arbetar med fastighetsunderhållet så uppdaterar du också underhållsplanen. I samma takt bör du dokumentera alla genomförda åtgärder, för att bygga upp en lista över historiken. Väldigt effektivt när nästa person tar vid arbetet! Med en digital underhållsplan samlar du givetvis all information på samma ställe. Här berättar vi mer om skillnaderna mellan en traditionell och digital underhållsplan.

Slutligen, två detaljer som en riktigt proffsig underhållsplan innehåller

En professionell underhållsplan är inte kopierad från någon mall, utan innehåller verklighetsbaserad information om fastigheten. I och med det, vilket blir särskilt viktigt för den med ett större fastighetsbestånd, behöver det framgå vilken fastighet som underhållsplanen hör till.

Vem har tagit fram underhållsplanen? Vilka eventuella ändringar har gjorts under åren? Om det uppstår följdfrågor kan det vara bra med kontaktuppgifter till den som skapade underhållsplanen.


Prova Planima kostnadsfritt i 14 dagar

Nyfiken på att prova digitala underhållsplaner för era fastigheter? Prova Planima kostnadsfritt i 14 dagar genom att fylla i formuläret nedan!




* Obligatoriska fält