Rätt fokus? Din guide till rätt detaljnivå i fastighetsunderhållet

De allra flesta är nog överens om att det finns stora vinster med ett välplanerat och proaktivt fastighetsunderhåll. Med bra underhållsplanering kan du spara både mycket tid och riktigt stora summor pengar. 

Ändå är många fastighetsägare fast i dyrt och tidsödande reaktivt underhåll. De saknar överblick på sina fastigheter, ser inte skogen för alla träd och har inte koll på varken långsiktiga prioriteringar eller akuta behov.

Detta kan förstås ha flera olika orsaker som till exempel kunskapsbrist, ineffektiva arbetsprocesser och verktyg som inte är anpassade för ändamålet. Men efter hundratals dialoger med blivande Planima-kunder har vi insett att det vanligaste skälet till att så många inte lyckas ta sig vidare är… 

…ett överdrivet detaljfokus!

Med för hög detaljnivå blir dina underhållsplaner svåra att hantera

I artikeln:
1. Två detaljfällor att undvika i din underhållsplanering
2. Hur detaljerad ska underhållsplanen vara?
3. Två viktiga principer när du planerar underhållsåtgärder
4. Rätt detaljnivå från början!
5. Redo att sätta igång med din underhållsplanering?

Två detaljfällor att undvika i din underhållsplanering

Men är inte detaljkunskap nödvändigt för att kunna ta hand om byggnader och hyresgäster?
Ja och nej. Självklart behöver du detaljkunskap både när det kommer till driften av fastigheterna och när du ska genomföra dina renoveringsprojekt. Men inte där emellan. När du omsätter nuläge och behovsanalys till en 50-årig underhållsplan är det helt enkelt inte rimligt att ta med varenda liten skruv och mutter i beräkningen.

Det säger Anton Klintenberg, medgrundare och Head of Growth på Planima. 

I våra kunddialoger ser vi två vanliga fällor som gång på gång leder fastighetsägare på villovägar till en ohanterlig detaljnivå i underhållsarbetet. Många försöker klämma in allt i fastighetssystemet och har inte heller riktig koll på skillnaden mellan planering och projektering.

1.  Du försöker lösa allt i fastighetssystemet

Visst är det lockande att försöka samla allt i ett system. De traditionella fastighetssystemen har en struktur och funktioner som är bra anpassade för att hantera frekventa ärenden som hyresavisering, felanmälningar eller mediaförbrukning. Detta gör dem helt oumbärliga i stora delar av verksamheten, men också direkt olämpliga för underhållsplanering som kräver helt annan typ av funktionalitet.

För ett utforskande arbete i okända vatten behöver du vara snabbrörlig, anpassningsbar och proaktiv – då kan du inte likt ett containerfartyg frakta runt på hundratusentals datapunkter och onödigt bagage. Det kommer i ett senare skede när du har en färdplan för hur du ska navigera framåt.

Fastighetssystem: Oumbärliga för fastighetsägare, men inte anpassade för underhållsplanering
Fastighetssystem: Många bra funktioner men en detaljnivå som inte är anpassad för underhållsplanering

2. Du blandar ihop planering och projektering

Det kanske låter självklart, men det är värt att poängtera att vi i underhållsplaneringen arbetar med just planering. Detta är ett översiktligt arbete som syftar till att kunna ta beslut och budgetera över tid.  

Ändå lägger många orimligt mycket tid och resurser på att, flera år i förväg, bestämma i detalj hur varje projekt skall genomföras och exakt vad det kommer kosta. Detta arbete faller under projektering. Gör det först när det är dags att upphandla och genomföra projekten i planen.

Hur detaljerad ska underhållsplanen vara?

Vi rekommenderar att du börjar med en relativt låg detaljnivå på era underhållsplaner. Det gör att du snabbt kan komma igång med planeringen och är tillräckligt för de allra flesta bolag även på sikt. Om ni i ett senare skede upplever att ni behöver högre detaljnivå så justerar ni planerna gradvis över tid där ni ser att det är motiverat.

Tänk även på att ju längre fram i tiden som åtgärderna är planerade, så ökar felmarginalen och risken för ändrade förutsättningar. Detta leder till fler osäkerhetsfaktorer och motiverar tydligt en lägre detaljnivå. Läs även: I sinom tid eller omgående: så väljer du rätt tidpunkt för underhåll.

Välj rätt detaljnivå i din underhållsplan
Att välja rätt detaljnivå är avgörande för effektivt fastighetsunderhåll

Varför det är bra att börja med låg detaljnivå (grovt) på din underhållsplan:

  • Det går snabbare att ta fram planerna = Det blir billigare och ni kommer igång fortare med att aktivt arbeta och få ut värde av era planer.
  • En lägre detaljnivå gör det enklare att jobba med underhållsplanen. Du får en bättre överblick över åtgärder och kostnader samt kan smidigare göra ändringar när det behövs. 

En tumregel att utgå ifrån när du väljer detaljnivå för din underhållsplan

👍 En bra regel att utgå ifrån är att planerna endast ska vara tillräckligt detaljerade för att i stora drag veta vilka underhållsåtgärder som ska utföras och ge en grov estimering av kostnader. 

Vi föreslår att du ska sikta på en precision på ca +- 10-15% i din budgetering. Det är mer än tillräckligt för långsiktig planering och bör kunna uppnås utan för mycket tidsåtgång. För att ytterligare effektivisera budgeteringen är det bra att ta hjälp av tillgängliga och kontinuerligt uppdaterade prislistor. Det finns några olika prislistor att tillgå på marknaden, exempelvis Planimapriser™ – den inbyggda, datadrivna prislistan i Planima.

Här kan du läsa mer om vilken prislista som är rätt för dig.

Två viktiga principer när du planerar underhållsåtgärder

1. Dela INTE upp underhållsåtgärder i onödan

Det kan vara frestande att dela upp dina underhållsåtgärder på exempelvis olika rum, våningsplan, projektfaser, väderstreck eller andra faktorer som kan verka rimliga för just era behov. Fråga er själva om det verkligen är nödvändigt. Gör bara uppdelningen om ni redan vid planeringsstadiet är helt säkra på att ni kommer behöva budgetera, upphandla och/eller genomföra åtgärderna separat.

Om inte, så bör ni se dessa uppdelningar en projekteringsfråga som ni hanterar inför utförandet och inte i underhållsplaneringen. Och kom ihåg – om ni i ett senare skede inser att ett planerat projekt måste genomföras uppdelat på exempelvis olika år (till exempel om golvet endast byts i några utrymmen och inte alla 😱), så delar ni enkelt upp åtgärden i planen då. 

Låg vs hög detaljnivå på underhållsåtgärderna
Undvik att i onödan dela upp åtgärder eller lägga till för mycket information i planeringen

2. Ange INTE detaljer om åtgärder

Du bör inte ange specifika detaljer om enskilda åtgärder (exempelvis fabrikat, modell, variant eller specifik konstruktion) i underhållsplanen om de inte är tydligt avgörande för att du ska kunna estimera pris och/eller underhållsintervall. 

Den detaljinformation som inte är absolut nödvändig enligt ovan är en fråga för projekteringsarbetet. Du bör därför vänta med den tills när du ska hantera underhållsåtgärden.

Rätt detaljnivå från början

För att lyckas med proaktivt underhåll behöver du ha en övergripande plan för vad du behöver göra, när du skall göra det och vad det kommer att kosta. Vi rekommenderar starkt att ni börjar med att skapa en projektgrupp som ansvarar för att ta fram mål och struktur för underhållsarbetet. Bland mycket annat bör denna grupp noga diskutera- och ta fram riktlinjer för detaljnivån i underhållsplaneringen.

Nästa steg är att starta upp ett pilotprojekt. Detta är viktigt då det ger en perfekt miljö för att testa både processer, struktur och detaljnivå: Från idé till inventering och ända fram till färdig underhållsplan. 

Om ni använder Planima kan ni välja till funktionen “Generera underhållsplan”. Funktionen hjälper er skapa en bra struktur redan från början och snabbar upp skapandet av underhållsplanerna. Räkna med att en erfaren underhållsplanerare som använder Generera underhållsplan i Planima kan inventera och färdigställa underhållsplaner för ungefär 2 fastigheter per vecka. Förutsatt att fastigheterna inte är väldigt stora/komplexa eller att detaljnivån inte är för hög. 

Är du osäker på vad du skall ta med i underhållsplanen? Kolla in vår allra mest lästa bloggartikel: Checklista: Vad innehåller en bra underhållsplan?

Redo att sätta igång med din underhållsplanering?

Har du nu koll på fällorna att undvika och tumreglerna att följa? Känner du att det äntligen är dags att frigöra dig från plottriga kalkylark, tungrodda system och ohanterliga detaljer? Peppad på att ta nya tag och staka ut vägen mot en proaktiv och effektiv underhållsplanering? 

Härligt, då är det dags att sätta igång! 

Det första du bör göra är att skaffa dig ett riktigt bra planeringsverktyg för ditt fastighetsunderhåll. Oavsett vilket verktyg du väljer är det viktigt att säkerställa att det har funktioner som ger dig överblick, förenklar planeringen och hjälper dig upprätthålla en bra detaljnivå.

Välj ett verktyg som hjälper dig få stenkoll på din underhållsplanering

Nyfiken på Planima?

Planima är det enkla planeringsverktyget som ger dig stenkoll på fastigheternas status och underhållsbehov. Klicka in dig till vårt produktcenter där kan du läsa mer om vilka som använder Planima, värdet de får och vilka funktioner som dagligen hjälper dem till proaktivt och lönsamt fastighetsunderhåll!

Fler intressanta bloggartiklar:

En fantastisk Planima-vår (igen)!

Imorgon är det midsommar och kollegorna börjar så smått droppa av till välförtjänta sommarsemestrar. För det har minst sagt varit en intensiv period för oss