Fastighetssystem vs Planima: 5 avgörande skillnader

Kämpar du också med att få tillräcklig överblick på dina fastigheter? Känns ditt jobb mer som brandsläckning än proaktiv fastighetsförvaltning? 🚒 I så fall är du inte ensam!

Många fastighetsägare vi pratar med har svårt att få koll på byggnadernas status, kommande renoveringar och kostnader. De kan inte svara på vilka projekt de bör prioritera de kommande åren, vad dessa kommer att kosta eller hur de ska genomföras. Och med åldrande byggnader, högre teknisk komplexitet och allt strängare miljökrav så blir det bara svårare med tiden. Du riskerar ökade kostnader, förlorad tid och missnöjda hyresgäster.

Om du inte använder rätt verktyg.

Planeringsverktyg för framtiden.

Fortfarande har många fastighetsägare bara sitt fastighetssystem* och egenutvecklade kalkylblad i Excel** till hjälp. Och även om smarta kalkylblad och traditionella fastighetssystem är helt nödvändiga för den övergripande affären är de inte anpassade för att effektivt planera för framtiden.

De senaste åren har därför fler och fler i branschen insett att det finns bättre alternativ: Planeringsverktyg – en kategori av mjukvara som länge använts inom industrin, där man insett att proaktivt underhåll både är komplext och verksamhetskritiskt.

Planima är det ledande planeringsverktyget för fastigheter och används idag av över 800 kunder. Från små bostadsrättsföreningar till många av de största privata- och kommunala fastighetsägarna i Sverige.

Men vad är då skillnaden mellan fastighetssystem och Planima egentligen? Det ska vi reda ut!

* Med fastighetssystem menar vi de stora och breda systemen. I denna lista får du en överblick på alla fastighetssystem på marknaden.

** Läs denna artikel om du vill jämföra Excel och Planima istället!

1. Typ av system: Bredd vs Specialiserat

Fastighetssystem

De flesta fastighetssystem är så kallade monolitiska affärssystem: Allt-i-ett-system med moduler som hanterar många olika delar av verksamheten. För de flesta fastighetsägare, speciellt de större, är det väldigt värdefullt att ha ett bra fastighetssystem på plats. Bredden i dessa system är praktisk eftersom du kan använda samma system för många olika funktioner. 

Nackdelen är att fastighetssystem sällan är bäst på respektive område, exempelvis underhåll. Antingen så saknas de riktigt värdefulla funktionerna eller så är det krångligt att använda. Detaljnivån är oftast hög med funktioner som är anpassade för ärendehantering ner på golvlist-nivå. Dessutom gör manuella processer arbetet ineffektivt och energikrävande. Detta är anledningen till att planeringsverktyg och andra specialiserade system gör entré: istället för att försöka göra allt så gör de ett fåtal saker riktigt bra.

Bild på Bruce Lee med citattext i bilden
Göra många saker bra, eller en sak bäst?

Planima

Planima bygger på best-in-breed-filosofin och är byggt från grunden med fokus på att skapa maximalt värde inom just planering, genomförande och uppföljning av underhåll och renoveringar. Det finns en rad unika funktioner och vyer som gör arbetet enklare, effektivare och som kan hjälpa dig hitta värdefulla samordningsmöjligheter. Inte lika brett – men mycket vassare!

2. Detaljnivå: Inzoomat vs Utzoomat

Fastighetssystem

Om du vill ha koll på varenda igensatt golvbrunn, lampbyte och fönster som ska smörjas så är fastighetssystem perfekta. Tack vare detaljerade objektsdatabaser, arbetsordrar och återrapportering kan du spåra precis allt. Detta är något positivt och helt nödvändigt i den dagliga verksamheten för att kunna hantera fel, akuta lagningar och hyresgästernas önskemål.

När det kommer till underhåll är detaljnivån istället ett hinder för proaktivitet. Om du tvingas fylla i uppgifter om varenda detalj i alla delar av en stor fastighet och ta dessa i beaktning när du lägger din 30-åriga underhållsplan, blir det riktigt jobbigt. Lägg där till att många har ett stort fastighetsbestånd på 100+ fastigheter, så är det lätt att inse att det snabbt blir ohållbart! Du behöver helt enkelt ett mer övergripande perspektiv för att effektivt planera underhåll och renoveringar framåt.

Planima

Planeringsverktyg som Planima möjliggör istället ett mer utzoomat arbetssätt där du snabbt får överblick på det som ska göras tillsammans med pricksäkert estimerade kostnader. Här ligger fokus på enkelhet och du jobbar efter en unik kategoristruktur kopplad till vår databaserade åtgärdslista med dynamiska priser, Planima-priser™. Och tillsammans med de unika funktionerna ”Generera underhållsplan” och ”Samordning” så kommer du snabbt igång med kompletta underhållsplaner och kan enkelt jobba med flera fastigheter (eller hela beståndet!) samtidigt i en enda vy. Detta sparar massor av tid, säkrar kvalitet och budgetering samt hjälper dig upptäcka värdefulla besparingsmöjligheter.

Planritning på fastighet med olika detaljer markerade
Hög detaljnivå kan bli en stor utmaning i underhållsarbetet

Då Planima är fullt flexibelt så finns självklart ändå möjligheten jobba mer inzoomat med åtgärder kopplade till specifika komponenter/rum. Det är inget vi brukar rekommendera, men kan i vissa fall vara motiverat i specifika projekt. Använder du kategorisystem som AFF eller CoClass? Det går också i Planima, läs mer om hur det funkar här!

Svårt att veta vad som är rätt detaljnivå i planeringen av ditt underhåll? Läs denna artikel!

3. Användarupplevelse: Traditionellt vs Modernt

Fastighetssystem

Fastighetssystem har många olika funktioner avsedda för olika yrkesroller. Oftast har systemet sin grund i betydligt äldre system som vuxit fram gradvis under lång tid. Resultatet blir ett traditionellt gränssnitt med mycket information, knappar och menyer som kan vara krångligt att navigera och svårt att lära sig. I gengäld kan det vara uppskattat av de riktiga “proffs-användarna” som lärt sig systemen under lång tid och vant sig vid den detaljerade upplevelsen.

Planima

Planima tillhör en ny generation mjukvara som är byggda från grunden för att vara lätta att använda och lära sig. Du kan bygga upp din egna och fullt sökbara struktur med taggar och märkning samt navigera med smarta filter och sorteringar. Du ser skillnaden direkt när du jämför Planima och ett fastighetssystem sida vid sida: Planima uppfattas ofta som lättare att överblicka och det är tydligare vart du hittar olika saker. Oftast krävs det betydligt färre klick och kortare väntetid för att åstadkomma samma sak som i ett fastighetssystem.

Jämförelse av gränssnitt sida vid sida med fastighetssystem till vänster och Planima till höger
Exempel på fastighetssystem (vänster) vs Planima (höger)

Vill du jämföra Planima sida vid sida med ditt fastighetssystem? Boka en demo så går vi igenom de viktigaste skillnaderna!

Skillnaden i användarupplevelse innebär ofta att det krävs specifik utbildning innan användarna kan komma igång i fastighetssystemet. Planima kräver ingen utbildning och är så enkelt och avskalat att även helt oinsatta kan komma igång direkt. Det sparar tid, pengar och ger nöjdare användare!

Här är Planimas smala funktionalitet också en fördel: det finns inte massa andra funktioner/moduler att gå vilsen bland. Bara underhåll!

4. Struktur: Hierarkiskt vs Anpassningsbart

Fastighetssystem

Känner du igen den klassiska “mappstrukturen” som funnits sedan urminnes tider? Ett praktiskt sätt att ordna information på, men det kan bli många nivåer att klicka sig runt i! De traditionella fastighetssystemen bygger på samma mappstruktur där fastigheter bryts ner i allt mindre beståndsdelar.

Mappar, mappar, mappar! En välbekant syn, men kan bli svårnavigerad.

Planima

Istället för den traditionella mappstrukturen så kan du i Planima enkelt bygga en egen struktur med hjälp av Taggar och Märkning. På så vis kan du jobba med många fastigheter i samma vy och snabbt växla vad du vill titta på, utan att behöva klicka dig runt i en mappstruktur. 

Du kan enkelt växla mellan att titta på alla Fasader på dina Bostadsfastigheter till att överblicka alla potentiella Energibesparingar på dina Kontorsfastigheter. Allt i samma vy, utan att behöva byta “mapp”. 

Läs mer här om funktionen Samordning!

5. Tidsperspektiv: Nutid vs Framtid 

Fastighetssystem

Fastighetssystem hanterar främst saker som händer “här och nu”. En felanmälan som kommer in, en faktura som bokförs eller ett mätvärde från en elmätare som visas. Självklart måste det finnas, eftersom en stor del av verksamheten sker “här och nu”. För saker som sker framåt i tiden kan saker bokas i kalendrar eller scheman, ofta med ganska hög detaljnivå i tid. När det kommer till långsiktig planering, som ibland sträcker sig över mer än ett decennium, kan dock dessa funktioner bli något begränsande. 

Planima

Planima, å andra sidan, är byggt från grunden för att jobba med långsiktig planering och gör det enkelt att överblicka långa tidsspann. Du behöver inte ange tider eller datum: årtal räcker. Tack vare snabba filter så kan du jobba med det som ska göras i år lika enkelt som det som kommer 20 år framåt i tiden.

Så får du det bästa av två världar 🥇

Visst känns det som att fastighetssystem och Planima är raka motsatser? Som tur är behöver du inte välja – de flesta av våra kunder kör framgångsrikt Planima OCH fastighetssystem samtidigt! Två sådana exempel du kan läsa mer om är Svenska Bostäder och HSB Hyresfastigheter Stockholm.

På så vis får de bredden som fastighetssystemet ger tillsammans med Planimas spjutspets på just underhåll, renovering och projekt. Win/win!

Är det inte krångligt att ha två olika system?

Bra fråga! En klar majoritet av våra kunder använder Planima och olika fastighetssystem sida vid sida. Den smidiga användarupplevelsen och specialiserade funktionerna i Planima gör att våra kunder dragit slutsatsen att det är enklare och mer lönsamt att använda Planima och ett fastighetssystem jämfört med att använda bara ett fastighetssystem.

Planima erbjuder dessutom ett öppet API för smidiga integrationer och samarbeten. Vårt API möjliggör synkning av data i Planima med andra verktyg som är viktiga för din verksamhet, t.ex. fastighetssystem. Läs mer om Planimas API här!

Vill du veta mer? Boka en demo!

Hur kan Planima hjälpa dig få koll på fastigheterna samt jobba mer proaktivt och effektivt? Hur passar Planima ihop med era övriga system? Boka en kort online-demo så guidar vi er!

Orkar du inte vänta?

Passa på och testa Planima och se skillnaden med egna ögon. Helt gratis i 14 dagar, och du är alltid välkommen att höra av dig om du behöver hjälp!


Fler intressanta bloggartiklar:

En fantastisk Planima-vår (igen)!

Imorgon är det midsommar och kollegorna börjar så smått droppa av till välförtjänta sommarsemestrar. För det har minst sagt varit en intensiv period för oss