Fastighetssystem vs Planima: 5 avgörande skillnader

Kämpar du också med att få koll på fastigheternas status och skapa ordning bland kommande renoveringar och projekt? Känns ditt jobb mer som brandsläckning än fastighetsförvaltning? 🚒 I så fall är du inte ensam! Med åldrande byggnader, högre teknisk komplexitet och strängare miljökrav så har underhåll blivit riktigt lurigt – speciellt om du hanterar flera fastigheter.

Det betyder dock att du kan sänka kostnader, spara tid och få nöjdare hyresgäster om du kan hantera denna nya verklighet. Hittills har bara fastighetssystem* och Excel** funnits till hjälp, men allt fler framåttänkande förvaltare testar något nytt: Planeringsverktyg. En typ av mjukvara som industrin har använt länge, där underhåll är ännu mer komplext och verksamhetskritiskt. Planima är ett planeringsverktyg för fastigheter.

Men vad är skillnaden mellan fastighetssystem och Planima egentligen? Det ska vi reda ut!

Tabell som jämför fastighetssystem med Planima

* Med fastighetssystem menar vi de stora och breda systemen. I denna lista får du en överblick på alla fastighetssystem på marknaden.

** Läs denna artikel om du vill jämföra Excel och Planima istället!

Funktioner: Brett vs Specialiserat

Fastighetssystem är omfattande affärssystem med moduler som hanterar många olika delar av verksamheten. För de flesta fastighetsägare, speciellt de större, är det väldigt värdefullt att ha ett bra fastighetssystem på plats. Bredden i dessa system är praktisk eftersom du kan använda samma system för många olika funktioner. 

Nackdelen är att fastighetssystem sällan är bäst på respektive område, exempelvis underhåll. Antingen så saknas de riktigt värdefulla funktionerna eller så är det krångligt att använda. Detta är anledningen till att planeringsverktyg och andra specialiserade system gör entré: istället för att göra allt så gör de ett fåtal saker riktigt bra.

Bild på Bruce Lee med citattext i bilden
Göra många saker bra, eller en sak bäst?

Fastighetssystem erbjuder förvisso funktioner för underhåll, men skillnaden mot Planima är stor. Planima är byggt från grunden för att skapa maximalt värde inom just planering, genomförande och uppföljning av underhåll och renoveringar. Det finns en rad unika funktioner och vyer som gör arbetet enklare, effektivare och som kan hjälpa dig hitta värdefulla samordningsmöjligheter.

Användarupplevelse: Traditionellt vs Modernt

Fastighetssystem har många olika funktioner avsedda för olika yrkesroller. Oftast har systemet sin grund i betydligt äldre system som vuxit fram gradvis under lång tid. Resultatet blir ett traditionellt gränssnitt med mycket information, knappar och menyer som kan vara krångligt att navigera och svårt att lära sig. I gengäld kan det vara uppskattat av de riktiga “proffs-användarna” som lärt sig systemen under lång tid och vant sig vid den detaljerade upplevelsen.

Planima tillhör en ny generation mjukvara som är byggda från grunden för att vara lätta att använda och lära sig. Du ser skillnaden direkt när du jämför Planima och ett fastighetssystem sida vid sida: Planima uppfattas ofta som lättare att överblicka och det är tydligare vart du hittar olika saker. Oftast krävs det betydligt färre klick och kortare väntetid för att åstadkomma samma sak som i ett fastighetssystem.

Jämförelse av gränssnitt sida vid sida med fastighetssystem till vänster och Planima till höger
Exempel på fastighetssystem (vänster) vs Planima (höger)

Vill du jämföra Planima sida vid sida med ditt fastighetssystem? Boka en demo så går vi igenom de viktigaste skillnaderna!

Skillnaden i användarupplevelse innebär ofta att det krävs specifik utbildning innan användarna kan komma igång i fastighetssystemet. Planima kräver ingen utbildning och är så enkelt och avskalat att även helt oinsatta kan komma igång direkt. Det sparar tid, pengar och ger nöjdare användare!

Här är Planimas smala funktionalitet också en fördel: det finns inte massa andra funktioner/moduler att gå vilsen bland. Bara underhåll!

Detaljnivå: Inzoomat vs Utzoomat

Om du vill ha koll på varenda igensatt golvbrunn, lampbyte och fönster som ska smörjas så är fastighetssystem perfekta. Tack vare detaljerade objektsdatabaser, arbetsordrar och återrapportering kan du spåra precis allt.

Utmaningen är att du ofta behöver jobba mer övergripande med underhåll och renoveringar. Det går inte att jobba effektivt om du ska fylla i uppgifter om varenda rum i en stor och komplex fastighet, eller om du hanterar flera fastigheter.

Planima möjliggör istället ett mer utzoomat arbetssätt där du snabbt får överblick på det som ska göras och tillhörande kostnader. Tack vare unika funktionen Samordning så kan du jobba med flera fastigheter eller hela beståndet samtidigt i en enda vy, vilket sparar mycket tid och hjälper dig upptäcka värdefulla besparingsmöjligheter.

Planritning på fastighet med olika detaljer markerade
Hög detaljnivå kan bli en stor utmaning i underhållsarbetet

Självklart kan du också jobba inzoomat och koppla åtgärder till specifika komponenter/rum i Planima om du vill (även om vi inte brukar rekommendera det).

Vill du lära dig mer om varför hög detaljnivå kan vara dåligt, samt 6 andra vanliga fällor inom fastighetsunderhåll? Läs denna artikel!

Struktur: Hierarkiskt vs Anpassningsbart

Känner du igen den klassiska “mappstrukturen” som funnits sedan urminnes tider? Ett praktiskt sätt att ordna information på, men det kan bli många nivåer att klicka sig runt i! De traditionella fastighetssystemen bygger på samma mappstruktur där fastigheter bryts ner i allt mindre beståndsdelar.

Mappstruktur i Windows Utforskaren
Mappar, mappar, mappar! En välbekant syn, men kan bli svårnavigerad.

Istället för den traditionella mappstrukturen så kan du i Planima enkelt bygga en egen struktur med hjälp av Taggar och Märkning. På så vis kan du jobba med många fastigheter i samma vy och snabbt växla vad du vill titta på, utan att behöva klicka dig runt i en mappstruktur. 

Du kan enkelt växla mellan att titta på alla Fasader på dina Bostadsfastigheter till att överblicka alla potentiella Energibesparingar på dina Kontorsfastigheter. Allt i samma vy, utan att behöva byta “mapp”. 

Skärmbild på funktionen Samordning i Planima

Läs mer här om unika funktionen Samordning!

Tidsperspektiv: Nutid vs Framtid 

Fastighetssystem hanterar främst saker som händer “här och nu”. En felanmälan som kommer in, en faktura som bokförs eller ett mätvärde från en elmätare som visas. Självklart måste det finnas, eftersom en stor del av verksamheten sker “här och nu”. För saker som sker framåt i tiden kan saker bokas i kalendrar eller scheman, ofta med ganska hög detaljnivå i tid. När det kommer till långsiktig planering, som ibland sträcker sig över mer än ett decennium, kan dock dessa funktioner bli något begränsande. 

Planima, å andra sidan, är byggt från grunden för att jobba med långsiktig planering och gör det enkelt att överblicka långa tidsspann. Du behöver inte ange tider eller datum: årtal räcker. Tack vare snabba filter så kan du jobba med det som ska göras i år lika enkelt som det som kommer 20 år framåt i tiden.

Så får du det bästa av två världar 🥇

Visst känns det som att fastighetssystem och Planima är raka motsatser? Som tur är behöver du inte välja – de flesta av våra kunder kör framgångsrikt Planima OCH fastighetssystem samtidigt! Två sådana exempel du kan läsa mer om är LKF (Lunds Kommuns Fastighets AB) och HSB Hyresfastigheter Stockholm.

På så vis får de bredden som fastighetssystemet ger tillsammans med Planimas spjutspets på just underhåll, renovering och projekt. Win/win!

Är det inte krångligt att ha två olika system?

Bra fråga! En klar majoritet av våra kunder använder Planima och olika fastighetssystem sida vid sida. Den smidiga användarupplevelsen och specialiserade funktionerna i Planima gör att våra kunder dragit slutsatsen att det är enklare och mer lönsamt att använda Planima och ett fastighetssystem jämfört med att använda bara ett fastighetssystem.

Tablet-dator på bord med Planima på skärmen.

Vill du veta mer? Boka en demo!

Hur kan Planima hjälpa dig få koll på fastigheterna samt jobba mer proaktivt och effektivt? Hur passar Planima ihop med era övriga system? Boka en kort online-demo så guidar vi er!