Förebyggande underhåll vs avhjälpande: vad passar dig bäst?

Om du lyckas hitta rätt balans mellan förebyggande underhåll och felavhjälpande underhåll kan du sänka kostnader, öka fastigheternas värde, spara tid och samtidigt få nöjdare hyresgäster. Efter att ha jobbat med hundratals fastighetsägare av alla typer och storlekar är vi säkra på vår sak: Det finns väldigt olika sätt att jobba på när det kommer till fastighetsunderhåll. Vinnarna? De som väljer rätt strategi!

Vill du förbättra ditt fastighetsunderhåll? Läs våra 8 snabba tips här!

Många krånglar till det i onödan

När ska du jobba med förebyggande underhåll och när ska du jobba felavhjälpande?  Svaret är givetvis “det beror på”. Hade det bara funnits ett rätt sätt hade du troligtvis redan vetat om det. Avgörande är hur din verksamhet ser ut och vilka fastigheter du äger. 

Du vet säkert också att en bra strategi bara fungerar om den faktiskt används. Därför behöver den vara lätt att ta till sig. Ligger ett gammalt styrdokument och dammar i SharePoint? Då är kanske en checklista som förvaltarna har upptejpad bredvid skärmen en bättre lösning! 

Börja enkelt: Använd skalan Förebyggande underhåll vs Felavhjälpande underhåll

För att hjälpa dig med en snabb överblick har vi tagit fram Förebyggande/Felavhjälpande-skalan, så att du kan välja utgångspunkt utifrån din verksamhet och dina fastigheter.

Och för att förtydliga vad vi menar med förebyggande vs. felahjälpande underhåll: förebyggande underhåll avser åtgärder som utförs för undvika fel. Felavhjälpande görs när det redan har blivit fel. Källa: Wikipedia.

Strategi 1 ”Brandmannen”: 100% Felavhjälpande, 0% Förebyggande underhåll

Brandmannen åker bara på larm. Underhåll görs först när det finns tydliga skador eller när det inkommer klagomål. Fokus är att så snabbt och billigt som möjligt släcka bränder. Det är inte alltid brandmannen åtgärdar grundorsaken till ett fel, istället gör hen en quick fix för att kunna åka på nästa larm. 

Eftersom det bara är inkommande ärenden som brandmannen jobbar med kräver den här strategin minimal planering. IT-system, ansvarsområden och rutiner blir också överflödigt. Kunskapen finns istället hos medarbetarna. 

Kopplingen mellan underhåll och ekonomi är ofta liten och det finns ingen budget för kommande underhållskostnader. Ofta finns det inga underhållsplaner och därmed inget förebyggande underhåll. Låter det kaotiskt? Det kan bli lite stressigt och rörigt, men i en liten organisation med ett fåtal fastigheter går det att få ihop. 

Fördelar:

• Kräver ingen specifik organisation, processer eller IT-system.

• Billigt på kort sikt, du behöver varken investera i IT-system eller i att bygga upp processer. Så länge det inte dyker upp några allvarliga skador blir underhållskostnaderna inledningsvis låga.

Nackdelar:

• Stor risk att du inte upptäcker och åtgärdar allvarliga fel i tid = stora oförutsedda kostnader, störningar, missnöjda hyresgäster och i värsta fall lagbrott. Fastigheter där fel kan få extra allvarliga följder, som personskador eller verksamhetsstörningar (till exempel skolor eller produktionsanläggningar) bör absolut inte använda denna strategi.

• Fastigheternas skick blir sämre på sikt och i en gradvis snabbare takt = lägre värde och lägre kundnöjdhet.

• Mycket dåliga möjligheter till besparingar genom exempelvis samordning av underhåll eller att få in energibesparande åtgärder som del av renoveringar.

• Ingen möjlighet att få överblick över kommande och framtida kostnader.

• Personberoende: att tappa en nyckelperson som har viktig information i huvudet blir problematiskt.

Så här lyckas du:

• Se till att ha personal ute ofta på fastigheterna så att de snabbt kan upptäcka fel innan de blir riktigt allvarliga.

• Ha nära dialog med hyresgästerna – felanmälningar kan vara kritiska för att upptäcka fel innan de blir allvarliga.

• Använd strategin enbart under begränsad tid, exempelvis i starka tillväxtfaser eller om du ska sälja fastigheterna inom kort. På så vis kan du undvika de högre kostnaderna som kommer på längre sikt (även om det är tveksamt hur etiskt rätt det är att skicka vidare underhållsskulden till nästa ägare).

Passar bäst för:

• Små fastighetsägare (vanligtvis max 10 fastigheter) med liten organisation där en eller ett fåtal personer jobbar tätt ihop och dagligen kan hålla varandra uppdaterade.

Strategi 2 ”Fixaren”: 50% Felavhjälpande, 50% Förebyggande underhåll

Fixaren klarar det mesta själv. Precis som för Brandmannen så handlar det mycket om att åka på larm. Det finns dock en viktig skillnad: fixaren vet att hen måste ha koll på vissa saker, annars kan det bli dyrt. Exempelvis en fastighet med specifika lagkrav eller där skador på fastigheten kan ge allvarliga störningar i verksamheten. Därför jobbar den smarta Fixaren med underhållsplanering och förebyggande underhåll.

För att lyckas som Fixare behöver du ordning och reda. Ansvarsområden, rutiner och system måste finnas, även om de kan vara grundläggande. Vanligtvis ligger fokus på alla hundratals småfrågor som måste lösas om dagarna, men det finns också beredskap för det allra viktigaste. Ett tidsperspektiv på 3-5 år är vanligt. 

Eftersom det snabbt blir ohållbart ha koll på status och kommande behov för mer än en fastighet i huvudet, finns ofta underhållsplaner. Fixaren har ofta de största och viktigaste underhållsåtgärderna i ett fastighetssystem eller i Excel-filer. Excel kan fungera i de fall där bara en person jobbar med underhållsplaneringen och antalet fastigheter är få (under 10 stycken), men risken för krångel ökar om det är fler än så.

Läs mer om fördelar/nackdelar med Excel för underhållsplanering här.

Fördelar:

• Ganska enkelt att komma igång med. Ställer låga krav på organisation, processer och IT-system.

• Minskar risken för allvarliga skador och relaterade dyra kostnader för att kritiska komponenter går sönder.

Nackdelar:

• Ingen helhetsbild över kommande underhållskostnader – bara koll på det allra viktigaste. Tillräckligt underlag för en användbar budgetering saknas.

• Svårt att planera för underhåll på längre sikt – stora projekt såsom stambyten som ligger utanför planeringsgränsen (ofta 5 år) kan dyka upp som obehagliga överraskningar.

• Mycket liten möjlighet att hitta besparingar genom att exempelvis samordna underhållsåtgärder.

Så här lyckas du:

• Se till att det finns en eller flera personer som ansvarar för att planera för utvalda projekt. 

• Bestäm tydligt vilka åtgärder som ska finnas med i underhållsplaneringen. Vanliga faktorer att sortera på är åtgärdernas kostnad och hur allvarliga/dyra skadorna blir om åtgärden inte genomförs i tid.

• Skaffa ett bra planeringsverktyg för att sammanställa fastigheternas status och behov i form av en underhållsplan. Ett komplett fastighetssystem med alla funktioner kan bli onödigt dyrt och komplicerat för Fixarens enkla behov. Sikta istället på ett mer specialiserat system som erbjuder de funktioner du verkligen behöver.

Passar bäst för:

• Fastighetsägare med kort ägandehorisont, där planeringen för fastigheten sträcker sig max 5 år framåt i tiden.

• Fastighetsägare där underhåll till stor del är kopplat till hyresavtal, alltså att underhåll främst genomförs i samband med att avtal tecknas eller förnyas. Mycket av underhållet ligger på hyresgästens ansvar. Därför är strategin vanlig i kommersiella fastighetsbolag med stor andel kontor/butik/logistik-fastigheter.

Strategi 3 ”Ingenjören”: 20% Felavhjälpande, 80% Förebyggande underhåll

Ingenjören gillar att ha koll. Därför har hen byggt upp processer och system med överblick över fastigheternas status och framtida behov. Medan brandmannen och fixaren måste åka på larm så kan ingenjören jobba mer långsiktigt och förebyggande. Oftast tack vare att drift och underhåll är separata funktioner i bolagen som använder denna strategi. Några i bolaget kan specialisera sig på effektiv brandsläckning, medan andra kan inrikta sig på att planera inför och genomföra större och komplexa projekt.

De som kommit längst med denna strategi har kontinuerligt uppdaterade underhållsplaner. Underhållsplanerna används i den årliga budgeteringen och visar tydligt vilka projekt som ska utföras kommande år. Planeringen sträcker sig ofta 10 år eller längre fram i tiden. Där finns ofta även investeringar, ROT-projekt och energibesparingar. “Ingenjören” jobbar vanligtvis i ett fastighetssystem eller i en specialiserad app för underhållsplanering, exempelvis Planima. 

För dessa fastighetsägare finns möjligheten att använda underhållsplanering för att hitta samordningsmöjligheter, vilket kan spara stora summor pengar. Ett exempel på hur det kan göras är funktionen Planima Samordning som kan hjälpa dig hitta samordningsmöjligheter bland dina fastigheter. Läs mer om funktionen här.

Fördelar:

• Full överblick på hela beståndets kommande åtgärder och kostnader, även långt fram i tiden. Läs mer om fördelarna med underhållsplanering här.

• Kan ge besparingar i tid och pengar genom att samordna underhållsåtgärder mellan flera fastigheter.

• Möjliggör bästa möjliga prioritering av underhållet så att det mest lönsamma underhållet kan identifieras och genomföras först.

Nackdelar:

• Svårare att komma igång med. Dessutom finns ofta vinsterna (i form av tidsbesparingar och lägre underhållskostnader) längre fram i tiden, vilket kräver en ledning som vågar ta långsiktiga beslut och genomföra dem fullt ut även om vinsterna inte går att räkna hem omedelbart.

• Kräver kunskap inom underhållsplanering, som antingen behöver finnas inhouse eller via extern kompetens. Detta gäller främst i inledande skedet när du ska inventera alla fastigheter, men också i viss grad för att jobba kontinuerligt.

Så här lyckas du:

• Rätt fastighetssystem. De flesta fastighetssystem har idag funktioner som klarar av grundläggande underhållsplanering. Ofta saknas dock avgörande funktioner såsom samordningsmöjligheter eller så är gränssnittet från tidigt 90-tal. Du behöver ett användarvänligt system med rätt funktioner, så byt eller ställ krav på din systemleverantör om det funkar dåligt!

Passar bäst för:

• Stora fastighetsägare med många fastigheter och många anställda, där det finns mycket att vinna på att kunna samordna och samarbeta effektivt.

• Fastighetsägare med lång tidshorisont för sitt ägande. Det är för längre tidsperioder (+10 år) som strategin med planerat och förebyggande underhåll kan skapa riktigt stora besparingar.

Varför inte 100% förebyggande underhåll?

Visst låter det underbart att alltid ha 100% koll? Att aldrig behöva hantera en plötslig läcka eller hyresgäster som klagar. Tyvärr fungerar det inte i praktiken. Hur bra vi än är på underhållsplanering så inträffar oförutsägbara händelser.

Det vore onödigt krångligt och dyrt att inventera varenda liten detalj i alla fastigheter och försöka laga innan det går sönder. Vem kan förutspå fotbollen som krossar fönsterrutan? En 100% förebyggande strategi är varken möjlig eller eftersträvansvärd. 

Underhållsplanering är värdefullt, oavsett strategi

Generellt gäller att ju mer förebyggande du vill jobba, desto större värde ger underhållsplaneringen. I exemplen ovan fyller underhållsplanen två olika funktioner:

1. Med fokus på felavhjälpande underhåll blir underhållsplanen ett bra ”varningssystem” för att säkerställa att du inte missar något kritiskt.
2. I en mer förebyggande strategi är underhållsplaneringen viktigare och skapar värden på fler nivåer. Exempelvis genom att hitta samordningsmöjligheter som sparar tid och pengar.

Att välja fel strategi för fastighetsunderhållet kan bli dyrt

Det finns som sagt ingen strategi som alltid är bäst. Om du har en strategi som inte passar med verksamheten och fastigheterna kommer det inte fungera bra.

Exempel: om du tillämpar “Brandmannen” (enbart felavhjälpande) i ett stort fastighetsbestånd som du planerar att äga på lång sikt så kommer du i början säkert tycka att det fungerar smidigt. Du behöver inga specifika system/rutiner eller ha speciellt bra koll på fastigheterna. Allt eftersom åren går så kommer du dock få snabbt accelererande underhållskostnader, försämrat skick på fastigheterna och du kommer drunkna i akuta felavhjälpande ärenden och bli jagad av irriterade hyresgäster. Du får snabbt en ohållbar situation som blir svår och mycket kostsam att återställa.

På samma sätt kan “Ingenjören” (mestadels förebyggande underhåll) bli alldeles för ambitiös och kostsam för fastighetsägaren med ett fåtal fastigheter. Med en liten organisation kan det gå utmärkt att ha underhållsplanen i huvudet eller i ett Excelblad. Närheten till fastigheterna och hyresgästerna gör att det går snabbt att se vad som går sönder och behöver åtgärdas fort innan skadorna blir allvarliga. I det fallet kan det bli onödigt dyrt och tidskrävande att investera i långsiktig underhållsplanering eller mer avancerade fastighetssystem.

Underhåll är viktigt: Gör ett medvetet val!

Underhåll och underhållsplanering kan skapa stora värden om du gör på rätt sätt. Låt inte slumpen avgöra om du ska bli framgångsrik eller inte! Välj en av de tre strategierna ovan eller utforma en egen, det är inte svårt. Därefter kan du jobba med underhåll på ett sätt som maximerar värdet för just din verksamhet.

Nyfiken på underhållsplanering? Prova kostnadsfritt i 14 dagar

Planima hjälper många fastighetsägare av olika typer och storlekar att få koll på sitt underhåll. Skapa ett testkonto och börja arbeta med digitala underhållsplaner, det är värdefullt oavsett om du vill jobba mer förebyggande eller felavhjälpande!

Föredrar du att läsa på lite först? Här kan du läsa mer om Planima för fastighetsägare, förvaltare/konsulter eller bostadsrättsföreningar.