Förebyggande vs. felavhjälpande underhåll – vilket lönar sig mest?

Rätt strategi för fastighetsunderhåll kan bli en stark konkurrensfördel. Om du lyckas hitta rätt balans mellan förebyggande och felavhjälpande underhåll kan du sänka kostnader, öka fastigheternas värde, spara tid och samtidigt få nöjdare hyresgäster. 

Låter det som en utopi? Efter att ha jobbat med hundratals fastighetsägare med verksamheter av alla typer och storlekar är vi säkra på vår sak: Det finns väldigt olika sätt att jobba på när det kommer till fastighetsunderhåll. Vinnarna? De som väljer rätt strategi!

Många krånglar till det i onödan

Så, vad ska strategin innehålla? När ska du jobba felavhjälpande och när ska du jobba förebyggande?  Svaret är givetvis “det beror på”. Hade det bara funnits ett rätt sätt hade du troligtvis redan vetat om det. Avgörande är hur din verksamhet ser ut och vilka fastigheter du äger. 

Du vet säkert också att en bra strategi bara fungerar om den faktiskt används. Därför behöver den vara lätt att ta till sig. Både att förstå rent innehållsmässigt och att få tillgång till i arbetsvardagen. Ligger ett styrdokument något som mest och dammar i SharePoint? Då är kanske en checklista som förvaltarna har upptejpad bredvid skärmen på kontoret en bättre lösning! 

Börja enkelt: Använd Felavhjälpande/Förebyggande-skalan

För att hjälpa dig med en snabb överblick har vi tagit fram Förebyggande/ Felavhjälpande-skalan, så att du kan välja utgångspunkt utifrån din verksamhet och dina fastigheter. Skalan beskriver tre exempelsituationer och lyfter fram fördelar och nackdelar med respektive strategi.

Vänster sida visar felavhjälpande fastighetsunderhåll med en brandsläckare, höger sida visar förebyggande fastighetsunderhåll med ett hälsosamt hus.
Felavhjälpande/Förebyggande-skalan. Underhåll kan grovt delas in i dessa två typer.

Strategi 1 ”Brandmannen”: 100% Felavhjälpande, 0% Förebyggande

Brandmannen åker bara på larm. Underhåll görs först när det finns tydliga skador eller när det inkommer stora klagomål. Fokus är att så snabbt och billigt som möjligt släcka bränder. Det är inte alltid att grundorsaken till ett fel åtgärdas, istället gör brandmannen en quick fix för att snabbt kunna åka på nästa larm. 

Eftersom det bara är inkommande ärenden som åtgärdas kräver den här strategin minimal planering. IT-system, uttalade ansvarsområden och rutiner för underhållet blir också överflödigt. Kunskapen finns istället hos de medarbetare som jobbar med åtgärderna. 

Kopplingen mellan underhåll och ekonomi är ofta liten eller obefintlig och det finns ingen budget för kommande underhållskostnader. Ofta finns det inga underhållsplaner alls. Låter det kaotiskt? Det kan bli lite stressigt och rörigt ibland, men i en liten organisation med ett fåtal fastigheter går det att få ihop. 

Fördelar:

  • Kräver ingen specifik organisation, processer eller IT-system.
  • Billigt på kort sikt, du behöver varken investera i IT-system eller i att bygga upp processer. Så länge det inte dyker upp några allvarliga skador blir underhållskostnaderna inledningsvis låga.

Nackdelar:

  • Stor risk att allvarliga fel inte upptäcks och åtgärdas i tid = stora oförutsedda kostnader, störningar, missnöjda hyresgäster och i värsta fall lagbrott. Fastigheter där fel kan få extra allvarliga följder, som personskador eller verksamhetsstörningar (till exempel skolor eller produktionsanläggningar) bör absolut inte använda denna strategi.
  • Fastigheternas skick försämras på sikt och i en gradvis snabbare takt = lägre värde och lägre kundnöjdhet.
  • Mycket dåliga möjligheter till besparingar genom exempelvis samordning av underhåll eller att få in energibesparande åtgärder som del av renoveringar.
  • Ingen möjlighet att få överblick över kommande och framtida kostnader.
  • Personberoende: att tappa en nyckelperson som har viktig information i huvudet blir problematiskt när du saknar bra system och processer.

Så här lyckas du:

  • Säkerställ att de som jobbar med fastigheterna är ett tätt sammansvetsat team och att de stämmer av med varandra ofta så att det kan samordna sitt arbete trots frånvaro av rutiner/system.
  • Se till att ha personal ute ofta på fastigheterna så att de snabbt kan upptäcka fel innan de blir riktigt allvarliga.
  • Ha nära dialog med hyresgästerna – felanmälningar kan vara kritiska för att upptäcka fel innan de blir allvarliga.
  • Använd strategin enbart under begränsad tid, exempelvis i starka tillväxtfaser eller om du ska sälja fastigheterna inom kort. På så vis kan du undvika de högre kostnaderna som kommer på längre sikt (även om det kan diskuteras hur etiskt rätt det är att skicka vidare ”underhållsskulden” till nästa ägare).

Passar bäst för:

  • Små fastighetsägare (vanligtvis max 10 fastigheter) med liten organisation där en eller ett fåtal personer jobbar tätt ihop och dagligen kan hålla varandra uppdaterade. Strategin är vanligast i företag där ägaren själv jobbar i bolaget och beslut kan tas direkt utan att behöva samordna med andra.

Strategi 2 ”Fixaren”: 50% Felavhjälpande, 50% Förebyggande

Fixaren klarar det mesta själv. Precis som för Brandmannen så handlar det mycket om att åka på larm och laga saker. Men det finns en viktig skillnad: fixaren vet att hen måste ha extra koll på vissa saker, annars kan det bli dyrt. Till exempel en fastighet med specifika lagkrav eller där skador på fastigheten kan ge allvarliga störningar i verksamheten. Därför jobbar den smarta Fixaren med underhållsplanering, om än i enklare former.

För att lyckas som Fixare krävs en del ordning och reda. Ansvarsområden, rutiner och system måste finnas, även om de kan vara grundläggande. Fokus ligger på alla hundratals småfrågor som måste lösas om dagarna men det finns också beredskap för det allra viktigaste. Ett tidsperspektiv på 3-5 år är vanligt. 

Eftersom det snabbt blir ohållbart att bara i huvudet ha koll på status och kommande behov för mer än en fastighet, finns ofta underhållsplaner. Fixaren har ofta de största och viktigaste underhållsåtgärderna i ett fastighetssystem eller i Excel-filer. Excel kan fungera i de fall där bara en person jobbar med underhållsplaneringen och antalet fastigheter är få (under 10 stycken). När antalet personer och fastigheter ökar blir Excel snabbt tidskrävande och risken ökar för att viktig information tappas bort eller förvanskas.

Fördelar:

  • Ganska enkelt att komma igång med. Ställer låga krav på organisation, processer och IT-system.
  • Minskar risken för allvarliga skador och relaterade dyra kostnader för att kritiska komponenter går sönder.

Nackdelar:

  • Ingen helhetsbild över kommande underhållskostnader – bara koll på det allra viktigaste. Tillräckligt underlag för en användbar budgetering saknas.
  • Svårt att planera för underhåll på längre sikt – stora projekt såsom stambyten som ligger utanför planeringsgränsen (ofta 5 år) kan dyka upp som obehagliga överraskningar.
  • Mycket liten möjlighet att hitta besparingar genom att exempelvis samordna underhållsåtgärder.

Så här lyckas du:

  • Se till att det finns en eller flera personer som ansvarar för att planera för utvalda projekt. 
  • Bestäm tydligt vilka åtgärder som ska finnas med i underhållsplaneringen. Vanliga faktorer att sortera på är åtgärdernas kostnad och hur allvarliga/dyra skadorna blir om åtgärden inte genomförs i tid.
  • Skaffa ett bra IT-system för att sammanställa fastigheternas status och behov i form av en underhållsplan. Ett komplett fastighetssystem med alla funktioner kan bli onödigt dyrt och komplicerat för Fixarens enkla behov. Sikta istället på ett mindre och mer specialiserat system som bara erbjuder de funktioner som du verkligen behöver.

Passar bäst för:

  • Fastighetsägare med relativt kort ägandehorisont, där planeringen för fastigheten sträcker sig max 5 år framåt i tiden.
  • Fastighetsägare där underhållet till stor del är kopplat till hyresavtal, alltså att underhåll främst genomförs i samband med att avtal tecknas eller förnyas. Mycket av underhållet ligger på hyresgästens ansvar. Därför är strategin vanlig i kommersiella fastighetsbolag med stor andel kontor/butik/logistik-fastigheter.

Strategi 3 ”Ingenjören”: 20% Felavhjälpande, 80% Förebyggande

Ingenjören gillar att ha koll. Därför har hen byggt upp processer och system med överblick över fastigheternas status och framtida behov. Medan brandmannen och fixaren måste åka på larm så kan ingenjören jobba mer långsiktigt och förebyggande. Oftast tack vare att drift och underhåll är separata funktioner i bolagen som använder denna strategi. Några i bolaget kan specialisera sig på effektiv brandsläckning, medan andra kan inrikta sig på att planera inför och genomföra större och komplexa projekt.

De som kommit längst med denna strategi har kontinuerligt uppdaterade underhållsplaner. Underhållsplanerna används i den årliga budgeteringen och visar tydligt vilka projekt som ska utföras kommande år. Planeringen sträcker sig ofta 10 år eller längre fram i tiden. Där finns ofta även investeringar, ROT-projekt och energibesparingar. “Ingenjören” jobbar vanligtvis i ett fastighetssystem eller i en specialiserad app för underhållsplanering, exempelvis Planima. 

För dessa fastighetsägare finns möjligheten att använda underhållsplanering för att hitta samordningsmöjligheter, vilket kan spara stora summor pengar. Ett exempel på hur det kan göras är funktionen Planima Samordning som kan hjälpa dig hitta samordningsmöjligheter bland dina fastigheter. Läs mer om funktionen här.

Fördelar:

  • Kan ge besparingar i tid och pengar genom att samordna underhållsåtgärder mellan flera fastigheter.
  • Möjliggör bästa möjliga prioritering av underhållet så att det mest lönsamma underhållet kan identifieras och genomföras först.

Nackdelar:

  • Svårare att komma igång med. Dessutom finns ofta vinsterna (i form av tidsbesparingar och lägre underhållskostnader) längre fram i tiden, vilket kräver en ledning som vågar ta långsiktiga beslut och genomföra dem fullt ut även om vinsterna inte går att räkna hem omedelbart.
  • Kräver kunskap inom underhållsplanering, som antingen behöver finnas inhouse eller via extern kompetens. Detta gäller främst i inledande skedet när alla fastigheter ska inventeras, men också i viss grad för att jobba kontinuerligt.

Så här lyckas du:

  • Rätt fastighetssystem. De flesta fastighetssystem har idag funktioner som klarar av grundläggande underhållsplanering. Ofta saknas dock avgörande funktioner såsom samordningsmöjligheter eller så är gränssnittet från tidigt 90-tal. Du behöver ett användarvänligt system med rätt funktioner, så byt eller ställ krav på din systemleverantör om det funkar dåligt!

Passar bäst för:

  • Stora fastighetsägare med många fastigheter och många anställda, där det finns mycket att vinna på att kunna samordna och samarbeta effektivt.
  • Fastighetsägare med lång tidshorisont för sitt ägande. Det är för längre tidsperioder (+10 år) som strategin med planerat och förebyggande underhåll kan skapa riktigt stora besparingar.

Varför inte 100% förebyggande underhåll?

Visst låter det underbart att alltid ha 100% koll? Att aldrig behöva hantera en plötslig läcka eller hyresgäster som klagar. Tyvärr fungerar det inte i praktiken. Hur bra vi än är på underhållsplanering så inträffar oförutsägbara händelser. Det vore onödigt krångligt och dyrt att inventera varenda liten detalj i alla fastigheter och försöka laga innan det går sönder. Vem kan förutspå fotbollen som krossar fönsterrutan? En 100% förebyggande strategi är varken möjlig eller eftersträvansvärd. 

Underhållsplanering är värdefullt, oavsett strategi

Generellt gäller att ju mer förebyggande du vill jobba, desto större värde ger underhållsplaneringen. I exemplen ovan används underhållsplaneringen i huvudsak på två olika sätt:

  1. Med fokus på felavhjälpande underhåll blir underhållsplanen ett bra ”varningssystem” för att säkerställa att du inte missar något kritiskt.
  2. I en mer förebyggande strategi är underhållsplaneringen viktigare och skapar värden på fler nivåer. Exempelvis genom att hitta samordningsmöjligheter som sparar tid och pengar.

Att välja fel strategi för fastighetsunderhållet kan bli dyrt

Det finns, som nämnt, ingen strategi som alltid är bäst. Om du har en strategi som inte passar med verksamheten och fastigheterna kommer det inte fungera bra.

Exempel: om du tillämpar “Brandmannen” (enbart felavhjälpande) i ett stort fastighetsbestånd som du planerar att äga på lång sikt så kommer du i början säkert tycka att det fungerar smidigt. Du behöver inga specifika system/rutiner eller ha speciellt bra koll på fastigheterna. Allt eftersom åren går så kommer du dock få snabbt accelererande underhållskostnader, försämrat skick på fastigheterna och du kommer drunkna i akuta felavhjälpande ärenden och bli jagad av irriterade hyresgäster. Du får snabbt en ohållbar situation som blir svår och mycket kostsam att återställa.

På samma sätt kan “Ingenjören” (mestadels förebyggande underhåll) bli alldeles för ambitiös och kostsam för fastighetsägaren med ett fåtal fastigheter. Med en liten organisation kan det gå utmärkt att ha underhållsplanen i huvudet eller i ett Excelblad. Närheten till fastigheterna och hyresgästerna gör att det går snabbt att se vad som går sönder och behöver åtgärdas fort innan skadorna blir allvarliga. I det fallet kan det bli onödigt dyrt och tidskrävande att investera i riktigt långsiktig underhållsplanering eller mer avancerade fastighetssystem.

Underhåll är viktigt: Gör ett medvetet val!

Underhåll och underhållsplanering kan skapa stora värden om du gör på rätt sätt. Låt inte slumpen avgöra om du ska bli framgångsrik eller inte! Välj en av de tre strategierna ovan eller utforma en egen, det är inte svårt. Därefter kan du jobba med underhåll på ett sätt som maximerar värdet för just din verksamhets och dina fastigheters unika förutsättningar.

Prova Planima kostnadsfritt i 14 dagar

Planima hjälper många fastighetsägare av olika typer och storlekar att få koll på sitt underhåll. Skapa ett testkonto och börja arbeta med digitala underhållsplaner, det är värdefullt oavsett om du vill jobba mer förebyggande eller felavhjälpande!




* Obligatoriska fält