Har du hört talas om HSB? Ja, det är en retorisk fråga. HSB, Sveriges största bostadskooperation känns igen även utanför fastighetsbranschen. Med sina nära 660 000 medlemmar (2019), 25 000 hyresrätter och 340 000 lägenheter med bostadsrätt, är de en viktig och inflytelserik aktör i bostadsbranschen och samhället. Ända sedan 1923 har medlemsägda HSB utvecklat och förvaltat bostäder i hela landet.
Organisationen är indelad i ett rikstäckande förbund och 26 regionala föreningar, där HSB Stockholm är den största. Karl-Johan Lindahl som är fastighetschef för HSB Stockholms 4 000 hyresrätter berättar om hur de hittade till Planima och hur de använder tjänsten idag.
Det blev ofta stressigt utan planering framåt
Eftersom Karl-Johan har en bred och strategisk roll, exempelvis med ytterst ansvar för ett 70-tal fastigheter och personalansvar, är ”en vanlig dag på jobbet” svår att beskriva. Men redan från första dagen på jobbet, i november 2016, började Karl-Johan sätta sig in arbetet med underhållsplaneringen.
Från start såg Karl-Johan ett behov av att samordna och effektivisera arbetet med fastighetsunderhållet. Exempelvis blev det vanligtvis stressigt inför det årliga budgetarbetet, eftersom det inte fanns en tillräckligt bra överblick över vad som behövde göras, både på lång och kort sikt.
Ville kunna göra rätt prioriteringar i fastighetsunderhållet
Att arbeta förebyggande eller reaktivt med fastighetsunderhållet är ett strategiskt beslut, där Karl-Johan såg det som en självklarhet för HSB Stockholm att ta fram underhållsplaner. Det fanns flera anledningar, som att minska stressen för förvaltarna, samt att ta kontroll över besluten om de kommande projekten, istället för att bara reagera på de felanmälningar som dök upp. HSBs mål är att skapa det goda boendet – och för de medlemmar som blir hyresgäster tycker de självklart att det är viktigt att fastigheterna sköts om på ett så bra sätt som möjligt.
Optimerar arbetssätt inom fler områden än underhållsplaneringen
En stor del av Karl-Johans roll går ut på att optimera organisationen och utveckla nya arbetssätt för att skapa mervärde. Exempelvis har han nyligen drivit igenom en omorganisation för att ta över fastighetsskötseln i egen regi, istället för att köpa in den. Han har även anställt en energistrateg som tittar på energioptimering av fastigheterna. De har bland annat gjort injusteringar av befintliga system och påbörjat ett pilotprojekt med solpaneler.
”Det är viktigt att veta att vi gör rätt saker, och att vi gör dem i rätt tid,” menar Karl-Johan. ”Att genomföra projekt allt för tidigt är att prioritera fel. För sent ute vill vi såklart heller inte vara, för att slippa följdfel och extra kostnader den vägen.”
Letade efter bästa lösningen för att underhållsplanera sina fastigheter
”Jag ville även uppnå en mer jämn kostnadsfördelning över åren. Och för det behövde vi ta fram underhållsplaner för att få överblicken och kunna sprida ut projekten,” förklarar Karl-Johan ytterligare kring bakgrunden till strategin att jobba förebyggande med fastighetsunderhållet.
Karl-Johan motiverade det förändrade arbetssättet för kollegorna som höll med om fördelarna med att få större kontroll över fastighetsunderhållet. Frågan var bara hur de skulle börja underhållsplanera på bästa sätt och hur de skulle ta fram underlag för varje underhållsplan.
Utvärderade flera olika fastighetssystem för underhållsplaner
Det fanns redan ett system för underhållsplanering i HSB Stockholm, för den del av organisationen som förvaltar bostadsrättsföreningar. Men det var svårt att få det att passa för hyresfastigheter, eftersom det exempelvis inte finns möjlighet att få den överblicken Karl-Johan och hans kollegor eftersökte.
”Vi ville kunna se fastigheterna i olika kluster, indelade efter olika förvaltarområden och även kunna överblicka hela fastighetsbeståndet i en och samma vy,” förklarar Karl-Johan.
Därför började de se sig kring efter andra möjligheter för att hitta ett bättre anpassat verktyg för att hantera sin underhållsplanering i. En möjlighet för digitala underhållsplaner, på ett enkelt sätt.
”Jag sökte runt efter underhållsplan för fastigheter och Planima nämndes i de flesta sammanhang jag hittade till,” berättar Karl-Johan.
Karl-Johan hade tidigare arbetat i andra, stora, fastighetssystem. Men den här gången ville han hitta någonting mer anpassat, eftersom det inte var en helhetslösning de behövde. De hade redan system för hantering av administration, ärendehantering, ekonomi och så vidare. Däremot saknade de en modul för underhållsplanering.
”Jag visste att vi behövde ett enkelt och snabbt verktyg”, säger Karl-Johan. ”Så jag testade att höra av mig till Planima efter att ha stött på namnet på flera ställen. Då kände jag väldigt snabbt att det här kan vara något för oss. En fristående tjänst, specialiserad på underhållsplanering!”
Funderar du på om Excel eller Planima passar bäst för att jobba med er underhållsplan i? Vi har gjort en jämförelse du kan ta del av här.
Föll för Planimas flexibilitet
De utvärderade flera alternativ men föll för flexibiliteten och enkelheten med Planima. Dessutom anlitade de byggkonsulterna på Sustend för att ta fram underhållsplaner för fastighetsbeståndet. Eftersom Sustend också använder Planima när de tar fram en underhållsplan, var det en effektiv process.
”Planima är ett fräscht bolag. Med väldigt tillmötesgående personer som gör samarbetet smidigt”, är Karl-Johans utvärdering.
Läs mer om hur Planima fungerar för fastighetsägare här.
Att ha en digital underhållsplan i Planima är en avlastning för förvaltarna
HSB Stockholm har redan hittat fler fördelar med att arbeta med digitala underhållsplaner i Planima.
”När vi fick våra underhållsplaner på plats var det en självklarhet för alla att vi skulle köra på med Planima. Även om det krävs lite av varje förvaltare att se till att arbeta aktivt med underhållsplanerna, så märker vi nu när vi kommit igång på riktigt att det ju innebär en avlastning,” berättar Karl-Johan.
”Sen är det inga konstigheter att komma igång med Planima, även de hos oss med minst datorvana instämmer,” fortsätter han.
Har börjat samordna mer av fastighetsunderhållet
Inför sommaren reviderar varje förvaltare underhållsplanerna för de fastigheter de ansvarar för. De projekt som är färdiga bockar de sedan av i Planima. Sedan gör de en översyn av kommande projekt. I någon underhållsplan behöver det kanske flyttas åtgärder, för att sprida ut kostnaderna mer jämt. En av förvaltarna har också fått huvudansvar för att optimera samordning av underhållsprojekten förvaltarna emellan. Karl-Johan ser stor potential, jämfört med det tidigare arbetssättet där varje förvaltare drev sina projekt utan insyn i kollegornas planering.
”Det kunde vara så att två större fasadprojekt i samma område gjordes med bara något års mellanrum,” berättar Karl-Johan. ”Med överblicken i våra digitala underhållsplaner kan vi istället samordna sådana projekt för att spara både tid och pengar.”
Läs mer om funktionen Planima Samordning här!
Arbetar ikapp underhållsbehovet, med mindre stress än förut
”När vi fått underhållsplanerna på plats fick vi en bild av underhållsbehovet och det var mer omfattande än vad vi hade trott,” berättar Karl-Johan.
Att genomföra allt som finns i underhållsplanerna rakt av är inte realistiskt ännu. Så resonerar HSB Stockholm precis som Kungälvsbostäder och många andra fastighetsägare med stora fastighetsbestånd. Men i och med att allting nu finns samlat i en överblickbar och digital underhållsplan för varje fastighet, kan de fatta välgrundade beslut och vara säkra på att de fokuserar på rätt saker.
”Nu när stressen är borta kring att inte veta vad vi behöver göra, kan vi fokusera på att göra rätt prioriteringar,” konstaterar Karl-Johan.
Vill du också ta bättre beslut kring fastighetsunderhållet?
För att fatta bra beslut som ger önskade resultat behöver du skapa bästa möjliga förutsättningar. Fyll i dina uppgifter i formuläret nedan så får du testa Planima kostnadsfritt i 14 dagar och se själv hur smidigt det är med digital underhållsplanering.
