I sinom tid eller omgående: så väljer du rätt tidpunkt för underhåll

I sinom tid – en fras vi hör ofta när det gäller att tidsbestämma underhåll och renovering av fastigheter. Är det verkligen hållbart med en så avslappnad inställning när det finns stora pengar att spara på rätt tidsplanering av underhållet? 🤔

Svaret är såklart NEJ! Du vinner väldigt mycket på att ersätta “i sinom tid”-tänket med en mer genomtänkt underhållsplanering. Hur då? Det ska vi gå igenom i denna artikel!

Omgående, Snart eller i sinom tid: 3 tidsperioder att hålla koll på

Tvärtemot vad många tror, så handlar värdeskapande underhållsplanering inte om att sätta exakt rätt årtal på allt kommande 30-50 år. Det funkar inte heller att tänka “det tar vi i sinom tid” och helt skippa att tidsplanera underhållet.

Framgångsreceptet är istället att planera detaljerat i det korta tidsperspektivet (inom 5 år) och grovt med underhållet som kommer i sinom tid (5+ år).

Börja med att dela upp underhållet i tre tidsperioder: 🚨 Omgående, 🗓️ Snart och 🏖️ I sinom tid.

I sinom tid - 3 steg
🚨 Omgående, 🗓️ Snart och 🏖️ I sinom tid.

🚨 Omgående

Fuktskada ovanför fönster som kräver underhåll omgående.
Fuktskador och läckage kan bli oerhört dyra om du inte fixar omgående!

Vad ska du lägga här:

  • Underhåll för att minska risk för skada på person, egendom eller miljö.
  • Komponenter som gått sönder eller tappat sin tänkta funktion.
  • Ärenden som påverkar hyresgäster negativt.
  • Åtgärder för att uppfylla lagar och regler.

Så hanterar du det: Få det gjort, direkt! Eventuellt kan du samordna det med annat planerat underhåll som ligger nära i tid, men tänk på att det kan bli väldigt dyrt och problematiskt att vänta.

Målet är att inget underhåll ska hamna i detta fack, något du åstadkommer genom att bemästra ”Snart”- och ”I sinom tid”-tidsperspektiven nedan 👇

🗓️ Snart (inom 5 år)

Tegelfasad med smutsfläckar och saknad fog på vissa ställen.
Snart dags, men inte akut. Kanske kan samordnas med annat underhåll på klimatskalet?

Vad ska du lägga här:

  • Underhåll som behöver göras snart men som inte är akut.
  • Underhåll där du kan bestämma i detalj vad som ska göras och hur mycket det kommer att kosta.

Så hanterar du det: Det är här du skapar de stora värdena och här du ska lägga ditt fokus! De närmaste 5 åren ska du veta exakt vad som ska göras, när och hur mycket det kommer att kosta. Och framförallt: hur du ska samordna underhållet i projekt för maximala samordningsvinster i tid och pengar.

Här har du också möjligheten att skapa besparingar, hållbarhetsvinster och värdeökning genom att välja bästa möjliga åtgärd för varje behov.

Det som inte platsar här flyttar du till “i sinom tid”-facket nedan 👇

🏖️ I sinom tid (mer än 5 år fram i tiden)

Plåttak i bra skick där underhåll kan göras längre fram d.v.s. i sinom tid
Bra skick, inget underhållsbehov på länge. Men du bör ändå ha långsiktig ekonomisk beredskap!

Vad ska du lägga här: 

  • Underhåll/projekt som inte behöver göras de närmaste åren.
  • Stora och kostsamma projekt.

Så hanterar du det: Här är det grovplanering som gäller! Ta med de största projekten kommande 10-50 år (beroende på din ägandehorisont) så du kan ta höjd i långsiktig ekonomisk planering. Du behöver inte planera exakt, kostnader kan vara grovt uppskattade och det räcker med en precision på +- 10 år.

Genom att uppdatera planeringen minst en gång varje år så kommer du kontinuerligt se projekt i “i sinom tid”-facket som är redo att flytta till “Snart” och som du kan börja planera i detalj. På så vis behöver du inte lägga onödig tid på saker som kommer långt fram i tiden.

Finns andra sätt att tidsbestämma underhåll än “i sinom tid”?

Forskare har länge försökt hitta den optimala tidpunkten för underhåll med s.k. “portfolio planning”-algoritmer som Schröder-metoden. Dock har dessa inte fått någon större användning utanför den akademiska världen. Varför?

  • Det är väldigt svårt att tidsbestämma underhåll helt matematiskt eftersom det kräver omfattande data om bl.a. material, livslängd, kostnader, mått, mängder och underhållshistorik.
  • Förutsättningarna för beräkningen ändrar sig hela tiden p.g.a. omvärldshändelser, hyresgäster, fastighetsägarens strategi, prisändringar och nya material/konstruktioner. Det som är optimalt idag är helt enkelt inte optimalt i framtiden – eller ens nästa år!

Vi tror mer på att att ge kompetenta människor smarta digitala verktyg så de själva kan göra bästa möjliga tidsplanering och ändra den enkelt utifrån nya förutsättningar. Något vi utvecklar i innovationsprojektet Planima Predict!

Steg 1: skaffa ett bra planeringsverktyg! 📊

Vill du också underhållsplanera på ett värdeskapande och effektivt sätt? Då är det första steget att skaffa ett planeringsverktyg som hjälper dig få överblick, ta rätt beslut och jobba effektivt. Exempelvis Planima!

Fler intressanta bloggartiklar: