Kungälvsbostäder sparar tid och pengar i fastighetsunderhållet med Planima

Kungälvsbostäder underhållsplanerar digitalt med Planima
Andreas Lindberg på Kungälvsbostäder arbetar med digitala underhållsplaner i Planima.

Kungälvsbostäder är med 2 800 bostäder den största hyresvärden i Kungälv, en havsnära tätort strax norr om Göteborg. Verksamheten är en stiftelse, vars hela vinst går tillbaka till syftet att skapa bra bostäder. En av de viktiga delarna i arbetet för att lyckas med det, är dialogen med hyresgästerna. Kungälvsbostäder är måna om att de boende ska ha stort inflytande och möjlighet att påverka.

Förvaltning med hyresgästerna i fokus

Som en av två fastighetsförvaltare på Kungälvsbostäder har Andreas Lindberg ansvar för att ta hand om fastigheterna, med löpande och planerat underhåll. Andreas ansvarsområde täcker halva fastighetsbeståndet och det inkluderar ansvar för såväl budget och resultat som personal.

”Det viktigaste fokuset i mitt arbete är att göra det bästa för våra hyresgäster”, säger Andreas Lindberg, fastighetsförvaltare. ”Det är ju människors hem vi ansvarar för”. 

Ansvar även på samhällsnivå

Förutom att förvalta fastigheter är Kungälvsbostäder engagerade i samarbeten med lokala föreningar, företag och kommunen. Stiftelsens styrelse består av förtroendevalda politiker och de menar att det är självklart att ta ansvar även för stadsutvecklingen i stort, eftersom de är en så stor aktör i Kungälv. 

Exempelvis har de under pandemin arrangerat gårdskonserter, så att de boende kunnat få ta del av kulturliv utomhus eller från sina balkonger. När så många varit isolerade hemma, var tanken att muntra upp de som känt sig ensamma.

Läs mer om Kungälvsbostäder på deras hemsida!

Även när det kommer till att ta hand om fastigheterna sträcker sig tanken längre än det egna fastighetsbeståndet. Andreas ser samhällsnyttan i en hållbar och ansvarsfull förvaltning, exempelvis kopplat till bostadsbristen.

”Fastighetsunderhållet är i förlängningen också ett samhällsansvar. Vi har fortfarande bostadsbrist i regionen och det är självklart för oss att vi måste vara måna om att bevara befintliga bostäder och även investera i nytt,” berättar Andreas Lindberg.

Ett varierat fastighetsbestånd stort underhållsbehov

Det är inte en helt lätt uppgift som Andreas och hans förvaltarkollegor sitter på. Eftersom Kungälvsbostäder erbjuder hem för människor i olika livssituationer och med olika preferenser, finns det en stor variation i fastighetsbeståndet. Här samsas både äldre och nyare fastigheter, i och utanför centrum. Med 70 fastigheter av så olika karaktär och en total yta på 200 547 kvm, är det med andra ord mycket att hålla reda på när det kommer till det planerade underhållet. 

Dags för många stora projekt ungefär samtidigt

Flera av Kungälvsbostäders fastigheter är byggda under miljonprogrammet på 60- och 70-talen. Det innebär att det nu har blivit dags för många större och dyrare projekt. Exempelvis är livslängden på vatten- och avloppsstammar i de flesta fall uppnådd för 60- och 70-talsbyggnader. 

Som för många andra organisationer med miljonprogramsfastigheter är det en del som redan borde gjorts, men som inte hunnits med. När Kungälvsbostäder insåg att behovet av underhållsprojekt bara växte bestämde de sig för att ta ett helhetsgrepp för att inte fortsätta halka efter.

Tog fram underhållsplaner 2017 för en mer hållbar förvaltning

Under 2017 tog Kungälvsbostäder fram underhållsplaner för hela sitt fastighetsbestånd, för att skaffa sig en bra överblick över situationen. De tog in externa konsulter från Sustend, för att få en tillförlitlig och objektiv beskrivning av vad som behövde göras och när.

Steg två var att hitta en bra och effektiv struktur för att kunna jobba med de nya underhållsplanerna. Det var då Kungälvsbostäder kom i kontakt med Planima.

Andreas Lindberg arbetar med underhållsplaner på Kungälvsbostäder
Andreas och hans kollegor underhållsplanerar för att kunna genomföra projekten på fastigheterna på ett ansvarsfullt och strukturerat sätt.

Kort startsträcka för nya medarbetare med Planima

Andreas Lindberg började på Kungälvsbostäder i slutet av 2017, när
underhållsplanerna precis kommit på plats. Han hade tidigare arbetat med
fastighetsunderhåll i flera organisationer och med andra verktyg. Enkelheten i att använda Planima gjorde det snabbt och lätt att börja med underhållsprojekten, trots att fastigheterna var helt nya för Andreas.

“Planima är väldigt användarvänligt, det bara är att hoppa in och sätta igång”, berättar Andreas.

Vill göra så mycket som möjligt och samtidigt behålla balansen

”Vi jobbar fortfarande på att komma ikapp”, berättar Andreas. ”Det är klart att vi hade velat göra allt som behövs för att fastigheterna ska vara i toppskick, men verkligheten handlar mycket om prioriteringar efter vad resurserna tillåter.”

”Husen är tyvärr föga förlåtande. Underhållsbehovet är oftast som det är, oavsett vem som bor i dem”, säger Andreas.

Smidig redigering i Planima sparar tid för förvaltarna

Andreas berättar att de i Planima behåller en version av underhållsplanerna som visar på vad det faktiska behovet är. Eftersom det inte alltid överensstämmer med vad som sedan blir den verkliga projektplanen, uppskattar han enkelheten i att flytta åtgärder i Planima. Det är betydligt enklare än i de flesta andra fastighetssystem, eftersom Planima är utformat för att göra det smidigt att redigera. Exempelvis är det lätt att flytta eller ändra flera åtgärder samtidigt både på en eller flera fastigheter. Något som sparar mycket tid, särskilt för fastighetsägare som Kungälvsbostäder med ett stort fastighetsbestånd och många underhållsåtgärder.

Genom att kunna flytta fram åtgärderna finns de kvar i underhållsplanen tills de har genomförts och bockats av. Det minskar risken för att missa något viktigt. Ytterligare ett sätt att spara tid är genom den nya funktionen Planima Samordning, som underlättar för organisationer med så många fastigheter som Kungälvsbostäder att se och planera för liknande åtgärder på flera olika fastigheter.

Effektiv underhållsplanering ger utrymme för att kunna göra ännu mer

”Att använda Planima gör vårt arbete väldigt mycket effektivare jämfört med hur det såg ut innan”, berättar Andreas. ”Vi sparar tid och pengar, vilket ger oss utrymme att genomföra ännu fler projekt”.

“Genom att arbeta mer med planerat underhåll, jämfört med att genomföra åtgärder allteftersom det dyker upp insikt av behovet, så kan vi göra allt bättre förfrågningsunderlag. Bättre förfrågningsunderlag ger oss i sin tur bättre ekonomiska förutsättningar för projekten. Vi sänker alltså kostnaderna genom att planera bättre”, utvecklar Andreas.

De sparade resurserna gör det möjligt att både genomföra med underhåll och andra projekt. Exempelvis drev Andreas och hans kollega Kenneth under 2019 igenom en omorganisation som innebär att verksamheten nu sköter alla utomhusmiljöer i egen regi.

”Eftersom vi har mer personal på plats som träffar de boende, så har dialogen med hyresgästerna stärkts och vi har fått direkta effekter i form av högre kundnöjdhet”, berättar Andreas. 

Exempelvis säger 70% av hyresgästerna i en kundnöjdhetsundersökning att de är nöjda eller mycket nöjda med skötseln av grönytorna, jämfört med 59% året innan. 

Med god framförhållning blir projekten både smidigare och mindre dyra

Även om det som Andreas berättar finns en del projekt i underhållsplanen som man ligger efter med, så har de nu framförhållning tack vare den tydliga överblicken i Planima. Det ger projektledarna bättre förutsättningar och är dessutom mycket positivt för kontakten med de boende.

”Tack vare att vi vet vad som ska göras flera år framåt, hinner vi informera hyresgästerna i god tid. Det gör att vår dialog med dem blir bättre och bättre, så att vi kan fortsätta jobba för att de ska vara riktigt nöjda och bo bra”, förklarar Andreas.

”Sen är det ju allmänt känt att det är dyrare med akuta projekt. Inte minst för att det då ofta uppstår fler extra kostnader som ju går att undvika. Framförhållningen spar oss mycket pengar, så att vi kan göra ännu mer”, fortsätter Andreas.

Smidig tillgång till beslutsunderlag

Andreas och hans kollegor som ansvarar för fastighetsunderhållet använder Planima för att få överblick över kommande projekt och arbetar aktivt med planerna. Tack vare att all information är sparad på samma ställe, har de också en smidig tillgång till ett gediget beslutsunderlag.

Utifrån underhållsåtgärderna som är inlagda i Planima tar Andreas och hans kollegor fram en lista som de presenterar för beslutsfattare. Projekten klubbas igenom och den verkliga projektplanen synkas åter med Planima. 

Fortsätter jobba ikapp och öka kundnöjdheten

De kommande åren är det dags för fler stambyten för Kungälvsbostäder. Det kommer krävas fortsatt tuffa prioriteringar i flera projekt, men Andreas menar att det åtminstone finns större utrymme tack vare det effektiva arbetssättet med Planima. 

Precis som Kungälvsbostäder väljer allt fler fastighetsägare att jobba med fastighetsunderhållet i Planima. Läs mer om hur Bollebygds Kommun minskat stressiga och akuta projekt här.

Prova Planima kostnadsfritt i 14 dagar

Vill du också effektivisera ditt fastighetsunderhåll för att kunna göra ännu mer av det du vill? Här kan du läsa mer om fördelarna med en digital underhållsplan. Eller varför inte testa själv? Fyll i formuläret nedan så får du prova Planima kostnadsfritt i 14 dagar.




* Obligatoriska fält