Snabbaste vägen till planerat underhåll – Så väljer du verktyg i 6 enkla steg

Du har länge kämpat för att skapa välmående, hållbara och lönsamma fastigheter, men organisationen är fortfarande fast i brandsläckning och reaktiva insatser. Du vet att detta kostar er både energi och stora summor pengar och att ni borde göra en ordentlig satsning på proaktivt arbete i ert planerade underhåll. Och nu har du äntligen hittat ett smidigt verktyg, som med fokus på långsiktighet och hållbar förvaltning kompletterar ert fastighetssystem!

Guide för att välja verktyg för planerat underhåll - Philip Winkler
Philip Winkler guidar dig i 6 enkla steg till rätt verktyg för planerat underhåll

Men hur kommer du vidare när akuta åtgärder alltid står högst på agendan? Och hur vet du vilka förväntningar och krav du kan ställa på underhållsmodul eller nischat underhållsverktyg?

Om du känner igen dig i beskrivningen ovan är du verkligen inte ensam! På Planima pratar vi dagligen med förvaltare och fastighetschefer i både privata och kommunala fastighetsbolag. Deras personliga behov, utmaningar och frustrationsmoment är förvånansvärt lika och de är alla ivriga att komma igång med effektiv underhållsplanering. Men de vet inte hur de ska få tid till att utvärdera befintliga och nya system eller hur de ska ställa krav på funktionalitet. 

För att hjälpa er framåt i processen med planerat underhåll har vi därför samlat våra insikter i en utvärderingsguide. Följ de sex enkla stegen för att snabbt och säkert utvärdera systemen – utan att fastna i flera månaders analysarbete och en tappad livslust! 😵😅 

Läs även: Fastighetssystem vs Planima: 5 avgörande skillnader →

Guide i 6 enkla steg – Utvärdera verktyg för planerat underhåll

1. Formulera en tydlig målbild 🎯

Beskriv kortfattat hur ni vill att ert arbete med planerat underhåll ska fungera. Vilka processer måste sitta, vilket beslutsunderlag behöver ni och vilket värde ger detta till organisationen? Detta kan till exempel vara tids- och kostnadsbesparingar, överblick och samordningsmöjligheter samt kvalitet och riskminimering. 

Håll det enkelt och fokusera på det som känns allra viktigast för att nå uppsatta affärsmål och förenkla ert dagliga arbete. 

2. Bygg en enkel problembeskrivning 🗒️

Vilka steg behöver ni ta för att nå er målbild ovan? Beskriv ert nuläge och lista de specifika problem och hinder som stoppar er från att nå hela vägen fram med ert planerade underhåll. Fokusera sen på ett fåtal kritiska faktorer enligt paretoprincipen – 20% av insatserna står för 80% av resultatet!  

Ett tips är att föra över er lista till en enkel matris i ett kalkyldokument. Denna använder ni sen för att poängsätta och beskriva resultaten på ett strukturerat sätt. Denna gör det mycket lättare att snabbt och säkert jämföra och analysera utvärderingen.

3. Gör ett pilotprojekt 🏢

Utifrån er målbild, problembeskrivning och utvärderingsmatris är det dags att sätta upp och genomföra ett enkelt testscenario som kan ge er svar på hur väl systemet ni tittar på möter era behov och krav på planerat underhåll.

Ett tips är att bygga ert testscenario kring en fastighet där ni redan har bra information om nuvarande status, kommande åtgärder och framtida underhållsbehov. Då lägger ni fokus på rätt saker: att utvärdera systemets funktionalitet istället för datainsamling och statusbesiktning. 

Vi rekommenderar dessutom att ni gör testet på en eller max två fastigheter samt under högst en vecka. Detta gör utvärderingen både snabbare och mer konkret vilket hjälper er att undvika en utdragen process som kostar både tid och energi. I de allra flesta fall är denna omfattning tillräcklig för bedöma att systemets funktioner och användarvänlighet uppfyller era behov och ni  investerar inte för mycket tid och energi innan ni vet hur ni vill gå vidare.

4. Utvärdera funktioner för planerat underhåll 🛠️

Se till att löpande under testet dokumentera era lärdomar och insikter. Använd er matris i Excel för att bocka av, kommentera och poängsätta de olika funktionerna. Basera bedömningarna på hur väl systemet löser era prioriterade problem. På så sätt kan ni enkelt visa på om det överträffar eller faller kort jämfört med era förväntningar på arbetet med planerat underhåll. 

Se några av Planimas funktioner här →

Glöm inte att dokumentera nya insikter eller önskemål som uppkommer under testets gång och som ni kan ha förbisett i förberedelsefasen. Detta är värdefull information och kan hjälpa er i utvärdering och jämförelse med andra lösningar. 

En viktig aspekt att tänka på när du utvärderar systemets funktionalitet är att fundera på hur väl det kan fungera i er digitala verktygslåda. Är det okej att verktyget hanteras helt separat, eller är det viktigt att kunna skicka data till- och från era befintliga system? Och även om det inte är prio just nu så kanske det kan ändras i framtiden? Säkerställ därför att leverantören erbjuder öppna APIer eller andra tekniska lösningar som låter dig koppla ihop verktygen med exempelvis ditt fastighetssystem. Det kan vara en trygghet att veta att det går att lösa om behovet uppstår längre fram.

Läs även: Utökat API för kraftfullare integrationer med Planima →

5. Utvärdera användarvänlighet 🧑🏽

Parallellt med funktionsutvärderingen bör ni även dokumentera hur smidigt ni upplever att det är att jobba i systemet. Får ni den överblick ni behöver på fastighetsbeståndet, fastigheternas nuvarande status, underhållsplaner och planerade insatser över tid? Är detaljnivån rimlig och går den att anpassa för både djupare insikter och översiktliga, långa tidsperspektiv?

Bedöm dessutom systemets inlärningskurva. Är det lätt att förstå och komma igång med kvalitativt arbete? Finns det automatiseringar, filter och funktioner som hjälper er att föra in- och arbeta med er fastighetsdata? 

Ett tips är att även undersöka om kommunikationen med leverantören lever upp mot era förväntningar. Finns det en tydlig plan för onboarding, får ni en dedikerad kontaktperson och finns hjälp att få om ni har allmänna frågor, teknisk support eller behöver hjälp med hur ni ska arbeta med verktyget? Säkerställ även att det finns tillgång till både digitala guider och hjälpmaterial samt support på chat och telefon – att kunna få snabb och säker hjälp med planerat underhåll är viktigt i en stressig vardag!

6. Jämför och ta beslut! 🏁

Om ni vill göra en nysatsning på proaktivt och långsiktigt fastighetsunderhåll och har hittat ett verktyg som uppfyller alla krav och önskemål så är det fantastiskt. Grattis, då är det bra att köra på!

Men beslut om verksamhetskritiska verktyg förtjänar välgrundade beslut, så om ni idag har ett fastighetssystem med underhållsmodul eller ett verktyg ni är osäkra på så är det väl värt att göra en så objektiv jämförelse som möjligt. Utgå från samma målbild, problembeskrivning, testscenario och utvärderingsdokument för att i samma matris dokumentera styrkor och svagheter hos de olika systemen. Glöm inte att jämföra faktiskt nedlagd tid per resp system, det hjälper er att förstå vad ni får ut per arbetad timma

Om ni vill påskynda processen så kan utvärderingarna av systemen för planerat underhåll ske parallellt. Ett tips är då att de görs av olika kollegor. Då får ni möjlighet att fokusera på ett verktyg i taget och mer ingående förstå de olika systemens för- och nackdelar. När ni genomfört och dokumenterat resultaten av testerna är det dags att ta ett beslut!

Försök att redan på förhand bestämma hur lång tid denna beslutsprocess får ta och sen hålla dig till den tidsramen. Det ska förstås finnas utrymme för en bra diskussion, men de flesta har snabbt en relativt tydlig bild av vilket verktyg som de vill ha. 

Slutligen – När ni väl har tagit beslut – ge verktyget en riktig chans! Det bästa verktyget kommer alltid att vara det ni använder. Därför är det viktigt att lägga fokus på att komma igång så snabbt som möjligt, förankra det i organisationen och visa kolleger, chefer och beslutsfattare vad ni faktiskt vinner på denna satsning.

Lycka till! 

Nyfiken på planerat underhåll med Planima?

Vill du veta hur Planima kan ge dig en oslagbar överblick över ditt fastighetsbestånd samt hjälpa din organisation att snabbt och smidigt komma igång med planerat underhåll för proaktiv och lönsam fastighetsförvaltning?

Fler intressanta bloggartiklar:

En fantastisk Planima-vår (igen)!

Imorgon är det midsommar och kollegorna börjar så smått droppa av till välförtjänta sommarsemestrar. För det har minst sagt varit en intensiv period för oss