Bollebygd ligger inklämt mellan Göteborg och Borås och är trots sin lilla storlek en kommun där det händer mycket. Kommunen är en av Sveriges snabbast växande tack vare sitt strategiska läge och aktiva näringsliv. Mitt i allt detta finns Avdelningen för fastighet och service, som förvaltar allt från skolor till brandstationer och samlingslokaler. Ett mycket viktigt arbete för att kommuninvånarna ska få välfungerande och trygga fastigheter att vistas i.
Nyfiken på hur Planima kan skapa värde för dig som jobbar med fastigheter på kommun eller allmännytta? Läs mer här!
Underhållsarbetet präglades av akuta åtgärder
För två år sedan var situationen problematisk. Avsaknaden av underhållsplaner gjorde att förvaltarna ofta använde tillfälliga och kortsiktiga lösningar vilket skapade en stressig vardag och gjorde att fastigheternas skick gradvis blev sämre. Arbetet präglades mer av att släcka bränder än långsiktiga insatser vilket både tog onödig tid och blev dyrt i längden.
“Det fanns ingen riktig planering, den fanns bara i huvudet på oss. Vi kunde åka ut till en fastighet och bli överraskad av hur dåligt skick den var i. Det kändes verkligen inte bra”, berättar Daniel Grönbek, fastighetstekniker på avdelningen fastighet och service, Bollebygds kommun.
Politikerna krävde en förändring
Beslutsfattarna i Bollebygds kommun insåg att det var dags för en förbättring av underhållsarbetet. Daniel och hans kollegor fick i uppdrag att ta fram en strukturerad och långsiktig plan för fastighetsbeståndets underhåll.
“Vi började leta efter ett verktyg för underhållsplanering och hittade Planima. Jag kollade även med andra i branschen och de var väldigt nöjda med Planima, så vi gick vidare i processen”, berättar Daniel.
Planima har gett effektivare underhåll
Sedan Bollebygds kommun började använda Planima för två år sedan så har man sett klara förbättringar av underhållet.
Planima möjliggör överblick och kostnadsbesparingar
Enligt Daniel är den största vinsten med Planima att de för första gången har en riktigt bra översikt av underhållet. Något som skapar möjligheter till att ta mer genomtänkta beslut om vad som ska göras på varje fastighet och hur underhållet kan samordnas mellan fastigheterna. Det möjliggör både tidsbesparingar och lägre underhållskostnader samtidigt som skicket på fastigheterna kan hållas på en bra nivå.
“Det sker inga panikåtgärder längre, vi lägger bara in vad som ska göras, när och till vilken kostnad. Det gör att vi planerar i god tid innan vi ska upphandla entreprenörer eller behöver köpa in material. Planerade upphandlingar tenderar att bli billigare och bättre än de som görs i panik. Så vi tar både bättre ekonomiska beslut och har fått mer välmående fastigheter under de här två åren”, säger Daniel.
Planering istället för brandsläckning
Med Planima har avdelningen för fastighet och service skapat en långsiktig underhållsplan för varje fastighet. Förvaltarna uppdaterar planerna årligen med nya åtgärder som därefter går vidare till budgetprocessen. I huvudsak gäller det större åtgärder som exempelvis byten av tak, fasad och ventilation. På så vis finns alltid ett uppdaterat underlag för kommande projekt och en detaljerad bild av kommande kostnader. Tack vare Planimas unika funktioner går det också att se och arbeta med underhållet för hela fastighetsbeståndet i samma vy, vilket skapar en svårslagen överblick och visar kostnadsbesparande samordningsmöjligheter.
“För oss är det viktiga att få koll på de stora åtgärderna. Mindre åtgärder rapporteras i ett separat program. Men det känns skönt att veta precis när vi ska göra ett takbyte eller byta en fasad. Istället för att ha en plan i huvudet och som bara gäller en månad, så har vi planen digitalt och vet vad vi ska göra flera år framöver”, säger Daniel.
Underhållsplanering har gett större förtroende för kommunen
Med underhållsplaner på plats har även kommunikationen med boende och hyresgäster blivit bättre. Nu går det fort att ge detaljerade svar på frågor om fastigheterna, något som tidigare var svårt och tidskrävande.
“Vi kan besvara frågor på ett helt nytt sätt. Om en brukare exempelvis tycker att taket ser dåligt ut så har vi ett bra svar på när de ska bytas. Det har skapat ett större förtroende och bättre kommunikation mellan brukare och kommunen”, förklarar Daniel.
Lugnare arbetssituation
Situationen har inte bara blivit bättre för fastigheterna och de som vistas i dem. Det har skapat en lugnare och bättre arbetssituation för hela avdelningen menar Daniel.
“Vi kan arbeta mycket lugnare och mer strukturerat. Att hela tiden känna att man har koll på fastigheternas status är skönt”.
Allt fler kommuner väljer Planima för sitt underhåll
Planima är det enda webbtjänsten som är specialiserad på just underhållsplanering, något som gör att allt fler kommunala fastighetsbolag väljer oss. Tack vare Planimas enkelhet och smarta funktioner så kan vi hjälpa kommunala fastighetsbolag att få en oslagbar visuell överblick på beståndets behov och kostnader. Det möjliggör besparingar i både tid och pengar samtidigt som det skapar en lugnare arbetssituation för personalen.
Prova Planima kostnadsfritt!
Nyfiken på att prova digitala underhållsplaner för era fastigheter? Prova Planima kostnadsfritt i 14 dagar genom att fylla i formuläret nedan!
