Från att ha upplevt fastighetsunderhållet som tråkigt, traggligt och till och med katastrofalt jobbigt, har HSB BRF Toppsockret sedan de började underhållsplanera med Planima både insett att styrelsearbetet blir enklare med en digital underhållsplan och att det faktiskt kan vara riktigt roligt att underhållsplanera!
”Det trodde vi inte riktigt till en början. Då kändes fastighetsunderhållet mest som en stor röra. Men med Planima är det, tro det eller ej, riktigt roligt!”, säger Thomas Bäcklin, styrelseordförande i HSB Brf Toppsockret.
Vill du lyckas lika bra med underhållsplanering som Brf Toppsockret? Läs vår 6-stegs guide för underhållsplanering i brf här!
En klimatsmart och prisbelönt bostadsrättsförening
HSB Brf Toppsockrets fastighet, byggd 1964, har 143 lägenheter och är ett lamellhus som formar en nästan hel cirkel. Föreningen beskriver sig som en klimatsmart förening, som prioriterar att sänka energiförbrukning och väljer leverantörer med sunda miljöstrategier.
Redan när Thomas Bäcklin gick med i styrelsen i början av 2000-talet fanns det fokus på miljöarbete. Exempelvis har de lönsamt investerat i vindkraftverk och satt upp målet att till år 2023 ha sänkt sina koldioxidutsläpp med 40 %, från 2008 års nivå. Arbetet gör dem till förebilder för andra föreningar och 2015 fick de HSB:s utmärkelse ”Årets klimatpris”.
Bostadsrättsföreningens underhållsplan var ohållbar
När det kom till fastighetsunderhållet fanns det på den tiden inte samma hållbara tänk och arbetssätt som kring energiförbrukningen.
”Fastighetsunderhållet sköttes helt och hållet reaktivt. Oftast gick det till så att någon gjorde en felanmälan och då hamnade ärendet på styrelsens bord. Usch, det var ett stressigt arbete utan kontroll,” minns Thomas.
Alla underhållsarbeten som gjordes var alltså på studs och det fanns ingen riktig planering framåt för projekten, vilket inte bara var stressigt utan också gjorde den ekonomiska planeringen svår.
”För att veta hur mycket pengar vi behöver avsätta till den yttre underhållsfonden behöver vi ju ha koll på det kommande underhållsbehovet. Det är ingen siffra man vill höfta med,” menar Thomas.
Fanns ett inaktuellt dokument för underhållsåtgärder
”Det fanns ett dokument i någon pärm någonstans… som ingen hade arbetat med”, berättar Thomas när han tänker tillbaka på underhållsplaneringen i början av 2000-talet. Det var knappt att någon ens tittade i deras underhållsplan, eftersom den tagits fram för länge sedan och inte uppdaterats sedan dess. I och med att uppgifterna inte längre var aktuella, var planen helt oanvändbar.
”Det gick ju inte att veta vad som var gjort och inte. Det var en enda stor röra, när underhållsplanen sa en sak, men verkligheten var en helt annan,” förklarar Thomas.
Skaffade en digital underhållsplan
Styrelsen upplevde alltså arbetet med sin underhållsplan som bortom kontroll, men visste inte riktigt hur de skulle göra annorlunda. I samma takt växte insikten om att det var mycket de behövde göra med fastigheten.
”Vi ställde oss själva frågan: Hur ska vi hantera fastighetsunderhållet?”, berättar Thomas. ”Det fanns en väldigt öppen attityd i styrelsen, vi ville göra vårt bästa och insåg att vi behövde mer kunskap.”
Det kom ett erbjudande från HSB om att digitalisera den befintliga underhållsplanen, vilket HSB Brf Toppsockret gjorde. Problemet kvarstod dock att uppgifterna i underhållsplanen inte var uppdaterade. Dessutom var det en för stor och krånglig process att försöka uppdatera uppgifterna i den nya digitala varianten. Därför var styrelsen kvar i samma sits som tidigare, med en underhållsplan som inte var användar.
Testade Excel för sin underhållsplanering
”Vi tog fram en egen Excel-fil parallellt”, berättar Thomas om styrelsens försök att få till underhållsplaneringen på ett bra sätt. ”Där kunde vi visserligen redigera uppgifterna enklare, men den där filen växte snabbt…”
”Ingen av de här två lösningarna gav oss något stöd i vår årliga process. Det var svårt att få ekonomisk överblick, exempelvis,” säger Thomas.
Lästips: Vad passar dig bäst? Ta del av vår jämförelse mellan Excel och Planima här!
Thomas beskriver att de i Excel saknade smarta funktioner, som att få överblick över situationen nu och framåt. Efter de olika försöken att ta kontroll över underhållsplanen insåg styrelsen successivt att de saknade en bra arbetsmetodik. De funderade på om det ändå inte fanns ett bättre sätt att hantera fastighetsunderhållet på och började söka efter nya lösningar.
“Vart jag än sökte mig blev det tydligt att underhållsplanering är komplext”, säger Thomas, som, mån om att hitta ett nytt och bättre arbetssätt, bland annat hörde sig för hos andra föreningar för att se hur de jobbade. ”Andra föreningar uttryckte samma problem som oss med underhållsplaneringen. Först när vi kom i kontakt med Planima blev vi hoppfulla…”.
Valde Planima utifrån enkelheten
”I Planima hittade vi alla funktioner vi sökte. Inget annat program vi tittade på kunde mäta sig med det,” berättar Thomas och syftar, förutom på tydliga överblickar, även på smarta funktioner som att indexuppräkna kostnaderna för att de ska stämma överens med inflationen.
Thomas började med att skaffa inloggningsuppgifter till ett testkonto för att skapa sig en uppfattning om hur Planima fungerar. Styrelsen tittade sedan tillsammans på Planima och att alla var med på noterna direkt.
”Det var ett enkelt beslut, alla tyckte att det var självklart att vi skulle skaffa Planima,” berättar Thomas.
Svar på frågor om fastighetsunderhållet med Planima
Thomas berättar att han på en dag hade lagt in alla uppgifter de behövde för grunden till en ny underhållsplan i Planima. Han har själv erfarenheter från byggbranschen och styrelsen hade, förutom några styrelseledamöter med erfarenhet från fastighetsbranschen, även byggtekniskt stöd genom en HSB-ledamot.
När de kommit igång med Planima och fått den nya underhållsplanen på plats fick de svar på exakt hur mycket de behöver avsätta för att klara av det kommande fastighetsunderhållet.
”Vi vill ju göra det bästa för föreningens medlemmar. Och med koll på allt fastighetsunderhåll i Planima så vet vi vad vi måste prioritera och hur vi ska räkna,” förklarar Thomas och tillägger att det är skönt att inte bara veta vad de behöver avsätta utan också kunna svara på varför.
”Om vår revisor, någon mäklare, boende eller förvaltare ställer frågor så har vi svar, vilket är väldigt skönt” säger Thomas. ”Vi har fått en tydligare och mer professionell förvaltning av vår fina fastighet med Planima.”
Hanterar sin underhållsplan i Planima utan att behöva koppla in externa konsulter
Thomas uppskattar att de själva kan styra över underhållsplaneringen i Planima, utan att behöva koppla in externa konsulter. Han tycker att det är bra att de har full kontroll över fastighetsunderhållet, och att allt finns på samma plats, så att de inte riskerar att missa någonting. De har exempelvis sett till att lägga in återkommande kontroller och besiktningar av brandskydd, taksäkerhet, OVK och lekplatser.
”Det är väldigt enkelt att lägga till nya åtgärder och ställa in hur ofta de ska återkomma,” tycker Thomas. ”Alla funktioner gör att siffrorna uppdateras blixtsnabbt, vi ser direkt hur justeringar påverkar avsättningen.”
Mer kontroll och större utrymme för roliga projekt
Med Planima har HSB Brf Toppsockret fått kontroll över sin underhållsplan. De vet vad som behöver göras framåt och är trygga med sina prioriteringar.
”Nu kan vi istället jobba proaktivt, det är en otrolig skillnad mot förut. Den kontrollen, tillsammans med att antal reparationsärenden har sjunkit drastiskt och reparationskostnaderna med det, gör att vi slipper stressa,” förklarar Thomas. ”Det gör också att vi hunnit jobba ikapp!”
Nu när de vet att de inte ligger efter i fastighetsunderhållet, kan styrelsen också veta vilket utrymme som finns att göra roligare saker, som höjer värdet på fastigheten och ökar trivseln för de boende. Den balansen är en bidragande faktor till att de har en så fin och trivsam gård. I föreningen finns en stor grönyta med möjligheter att grilla, spela volleyboll, badminton och boule, bland annat.
Använder Planima som checklista för fastighetsunderhållet
”Planima är vår checklista. På styrelsemötena går vi in och bockar av: ’Det här är klart, det här med och det här'”, beskriver Thomas som uppskattar hur lätt det är att dela innehållet i underhållsplanen på olika sätt, så att alla enkelt kan vara involverade i beslutsprocessen.
I styrelsen tittar de oftast på Planima tillsammans på en större skärm, ibland gör de exporter utifrån valt budgetår för att delge vidare. Thomas är den som mest aktivt arbetar med underhållsplanen i Planima men det är flera som har inloggningsuppgifter och de uppskattar att arbetet är så transparent.
”När vi har bockat av vad vi är klara med i Planima så tittar vi på vad som är kvar att göra och planerar nästa steg utifrån det. Budgetunderlag har vi alltid klart när vi har uppdaterat underhållsplanen. Det är inte svårare än så!”, säger Thomas.
Effektivare och roligare i styrelsearbetet
”Planima är ett riktigt bra verktyg, med precis rätt funktioner, som dessutom är så pass snyggt och enkelt att använda att det blivit roligt att jobba med underhållsplaneringen,” tycker Thomas.
Att styrelsen har fått en helt annan upplevelse av arbetet med fastighetsunderhållet jämfört med innan de använde Planima är tydligt. Genom att ha minskat antal reparationsärenden och jobbat ikapp så att de har bättre utrymme för trivselhöjande projekt har de även effektiviserat beslutsprocessen inför projekten.
”Styrelsemötena har också blivit kortare nu!” säger Thomas. ”Eftersom vi har bättre framförhållning och planering så vet vi vad vi behöver göra och varför, det är lättare att fatta beslut och komma framåt.”
Uppskattar webbsupporten direkt i Planima
”Jag gillar den enkla och snabba supportfunktionen också!”, tillägger Thomas vid en summering av sin användarupplevelse.
”Även som lekman är det enkelt att använda Planima, så jag använder egentligen mest supporten för att skicka in förslag och idéer. Flera saker jag önskat har blivit verklighet, vilket är väldigt kul!” menar Thomas och vi på Planima uppskattar naturligtvis möjligheten att utveckla tjänsten med hjälp av våra användare!
Spana in Planimas hjälpcenter här!
Vill du också göra underhållsplaneringen roligare?
Tycker du också att underhållsplaneringen borde vara enklare? Kan den kanske bli roligare också? Fyll i dina uppgifter i formuläret nedan, så får du testa hur Planima kostnadsfritt i 14 dagar.
