Sänk dina underhålls­kostnader med 6 enkla planeringsknep

Framgångsrik fastighetsförvaltning – vad innebär det? Nöjda hyresgäster, energisnåla byggnader eller cutting-edge teknik? Trots att det finns lika många svar som det finns förvaltare, är de flesta överens om en sak: pengarna styr! 💰📈 Du har säkert trimmat värmekurvan till förbannelse och prisförhandlar stenhårt med leverantörerna, men hur mycket har du optimerat dina underhållskostnader?

I denna artikel får du ett gäng lönsamma knep du kan testa – utan att tumma på byggnaders och människors hälsa:

  1. Vänta med rätt saker 
  2. … och vänta absolut INTE med kritiskt underhåll! ⚠️
  3. Samordna underhåll på en fastighet
  4. Samordna mellan flera fastigheter
  5. Upphandla i god tid 📅
  6. Fuska inte med förfrågningsunderlaget

Underhållskostnader: viktigt men ofta bortglömt

Driftnetto är det vanligaste nyckeltalet för att mäta det ekonomiska överskottet som en fastighet skapar och därmed också fastighetens värde. Underhållskostnader har en stor och direkt påverkan på driftnettot eftersom beräkningen ser ut så här:

Alla kostnader kopplade till att bibehålla eller återställa funktion eller status hos en byggnad eller komponent räknas som underhåll (Boverket), exempelvis fasadmålning, takomläggning och fönsterrenovering.

Vad är en rimlig underhållskostnad per m2

Kostnaden varierar beroende på bl.a. byggår, typ och utformning. Det finns många källor och schabloner gällande underhållskostnad per m2, men den siffra som dyker upp oftast är 150 kr/m2. Här är några fler exempel:

Typ av byggnadUnderhållskostnad per m2Källa
Flerbostadshus allmännytta165,9 kr/m2Hyresgästföreningen, 2019
Förskola
Skola
Vård och omsorg
149 – 355 kr/m2
136 – 329 kr/m2
120 – 309 kr/m2
Ekerö kommun, 2021
Flerbostadshus allmännytta
Flerbostadshus privat
222 kr/m2
161 kr/m2
SCB, 2017
Flerbostadshus
Kontor
Industri
Skola
Förskola
Vård och omsorg
154 kr/m2
126 kr/m2
98 kr/m2
168 kr/m2
183 kr/m2
149 kr/m2
Malmö stad, 2018
Flerbostadshus (brf)150 kr/m2Allabrf, 2021

6 knep för lägre underhållskostnader

1. Vänta med rätt saker

Hur akut är det att måla trapphuset? Behöver asfalten på parkeringen läggas om redan i år? Vi säger inte att du ska låta fastigheten förfalla, det blir dyrare i längden. Men det är varken lönsamt eller hållbart att göra underhåll tidigare än nödvändigt. Ibland kan det kan det därför vara smart att vänta även om livslängden “på pappret” är slut. Att skjuta upp icke-kritiskt underhåll ger en besparing i sig, men det möjliggör också en ännu större besparing: samordning (knep nr 3 och 4 nedan)!.

För att lyckas behöver du kunna dela upp underhållet så du får en överblick på vad som kan vänta och vad som är kritiskt. I Planima kan du använda Status och Märkning för att snabbt välja ut och få en samlad överblick på det som kan vänta några år till.

Tabell från underhållsplan i Planima som visar användning av funktionerna Märkning och Status
Exempel på Märkning (Kan vänta) och Status (Akut) för att visa vad som kan flyttas fram och vad som bör göras nu

2. … och vänta absolut INTE med kritiskt underhåll! ⚠️

Ett slitet golv gör kanske inte så mycket, men om ett avloppsrör börjar läcka och dränker en lokal i 💩 så blir det riktigt dyrt och jobbigt. Vissa saker orsakar stora problem om de går sönder så därför behöver du ha lite extra koll på:

  • komponenter som riskerar skada på person eller egendom om de går sönder, exempelvis hissar och balkonger
  • får dyra följdskador om du inte agerar i tid, exempelvis läckande avlopp och klimatskal
  • ger allvarliga störningar/missnöje hos hyresgäster och deras verksamheter, exempelvis brister i värme och ventilation
Rostigt avloppsrör i gjutjärn
Rostiga och läckande gjutjärnsrör – kan ge väldigt dyra skador om det inte åtgärdas i tid. Bild: Byggahus.se

Gör regelbundna ronderingar och kolla efter småskador och tecken på slitage så du kan förebygga i tid och sänka dina underhållskostnader rejält. 

Om du använder Planima så kan du använda Status och Märkning för att få en samlad lista på det du behöver ha mest koll på i dina fastigheter. Ett smart och enkelt sätt att slippa dyra katastrofer! 💡

3. Samordna underhåll på en fastighet

“Ta 3, betala för 2!” Inte det vanligaste begreppet i fastighetsvärlden, men visst finns det mängdrabatt! Det är oftast dyrare (och mer tidskrävande) att dra igång en massa små projekt och upphandlingar istället för att paketera ihop liknande saker i färre stora projekt. Speciellt tydligt blir det om du kan samköra underhållsbehov som kräver dyra etableringar och byggställning. Istället för att genomföra fasadprojekt år 2023 och 2025 och ett takprojekt 2024 kan du istället samköra allt 2024 (se bilden nedan). Vips så har du sparat hundratusentals kronor!

Kostnadsdiagram som visar exempel på samordningsmöjlighet från underhållsplan i Planima
Fasad- och takprojekt år 2023, 2024 och 2025. Kör allt 2024 istället och spara pengar!

I Planima är det busenkelt att hitta dessa samordningsmöjligheter, både med vyn ”Åtgärder per år” och med kostnadsdiagrammet i Ekonomisk analys. Där ser du snabbt vad som hänger ihop och som kan flyttas för att uppnå värdefulla samordningsbesparingar. Det finns också mycket tid att spara: genom att driva stora projekt på ett mer centraliserat sätt kan förvaltarna avlastas och få mer tid över till andra värdeskapande aktiviteter.

Testa själv hur enkelt det är att samordna underhåll! Testa Planima gratis i 14 dagar:

4. Samordna mellan flera fastigheter

När du börjat använda samordning för att sänka dina underhållskostnader så är det dags för nästa nivå: samordna mellan flera fastigheter! Fokusera på fastigheter som ligger på samma ort och som har liknande underhållsbehov. Har du kanske två närliggande bostadsområden med liknande byggår? Då kan det vara värt att kika på att samordna stora projekt som stambyte, fasadrenovering och takomläggning. Genom att samordna underhållet i större projekt för flera fastigheter samtidigt kan du uppnå riktigt stora samordningsbesparingar och tidsvinster.

Skärmbild på funktinonen Samordning i Planima där tre takprojekt som kan samordnas har identifierats
Här har vi hittat en lönsam möjlighet att samordna takprojekt på tre närliggande logistikfastigheter

I Planima kan du använda den unika funktionen Samordning för att snabbt hitta samordningsmöjligheter mellan flera fastigheter.

5. Upphandla i god tid 📅

Du behöver inte vara ekonomiprofessor för att veta att lågt utbud och hög efterfrågan ger högre pris. Därför är det en bra idé att upphandla långt i förväg innan orderböckerna har börjat fyllas och priserna höjs. Om du ska genomföra ett underhållsprojekt nästa år är det bra att ta in offerter redan i nov-dec innevarande år. Är du sent ute? Då kan det vara billigare att vänta till nästa år istället för att försöka få jobbet gjort när alla redan är fullbokade.

”By failing to prepare, you are preparing to fail”

Benjamin Franklin

Tack vare den enkla överblicken i Planima ser du lång tid i förväg vad som behöver göras. Det gör att du kan besluta och budgetera med lång framförhållning och vara ute tidigt med dina förfrågningar. Det sänker både din stressnivå och dina underhållskostnader!

6. Fuska inte med förfrågningsunderlaget

Förarbetet är allt, även inom underhåll! Om du tar in offerter utan ett bra förfrågningsunderlag finns risk att du antingen får offert på fel sak eller att priserna blir tokhöga. Varför? Jo: för underhåll kan genomföras på en mängd olika sätt och de flesta firmor använder olika material och arbetssätt. En så ”enkel” sak som målning kan skilja enormt i pris beroende på vilka färger som används och hur arbetet genomförs. Därför bör du vara noga med vad du efterfrågar – med hjälp av ett bra förfrågningsunderlag. Se ett exempel på denna länk.

Bild på förfrågningsunderlag renovering av flerbostadshus
Exempel på inledningen av ett förfrågningsunderlag upprättat enligt konstens alla regler. Bild: Klara arkitektbyrå AB

För att ta fram ett förfrågningsunderlag behöver du göra en projektering d.v.s. en genomgång av vad som ska göras och hur. Om du har stenkoll på byggteknik kan du göra detta själv, annars kan det vara både smidigt och lönsamt att ta in en expert. Projekteringen resulterar sedan i ett tydligt förfrågningsunderlag som beskriver vad som ska göras enligt konstens alla regler. Som bonus blir offerterna ofta mycket enklare att jämföra när alla ger pris på samma sak.

Förfrågningsunderlag, inkomna offerter och avtal sparar du enkelt i Planima så du alltid har en komplett dokumentation på allt som gjorts.

Det mest uppenbara knepet för lägre underhållskostnader? Testa Planima!

Du har nog fattat vinken vid det här laget: med Planima blir det busenkelt att få koll på och sänka underhållskostnaderna. Som bonus får du oslagbar överblick på fastigheterna kan jobba proaktivt. Fyll i formuläret nedan och testa själv!