Sveriges största allmännyttiga bostadsbolag har gjort en helomvändning i hur de tar hand om sitt fastighetsbestånd. Det är Svenska Bostäder som i grunden förnyar sin strategi för underhåll och renovering av sina ca 27 000 lägenheter i Stockholmsregionen. Detta har mynnat ut i den mest omfattande offentliga upphandlingen av underhållssystem som gjorts i Sverige. En upphandling som ledde fram till ett flerårigt avtal med Planima.
Svenska Bostäders växande underhållsbehov kräver nya processer
Ulf Viktorsson, Teknik och underhållschef på Svenska Bostäder har varit ledande i upphandlingen och i den förändringsprocess som ska rusta fastighetsbeståndet och verksamheten för framtiden. När han förra året rekryterades till bolaget fann han ett bolag med engagemang och förändringsvilja, med där överblick och rutiner behövde förnyas för att hantera det växande underhållsbehovet. Dessutom var organisationen låst i tungrodda stödsystem som varken fungerade eller användes på rätt sätt.
Ulf Viktorsson beskriver processen som ett “reningsbad” där organisationen har behövt utmana allt från interna kommunikationsvägar och processer till det fundament på vilket deras förvaltningspolicy är byggd. Och Svenska Bostäder har redan kommit en bra bit på vägen. Den tidigare metodiken där fastigheterna totalrenoverades när det generella skicket passerat bäst-före-datum har på kort tid ersatts av en mer långsiktig strategi baserad på “sunt förnuft”. Nu ska husen hanteras mer varsamt med proaktiva komponentbyten och underhållsåtgärder som utförs löpande där de behövs som mest.
– Samtidigt ställs vi inför nya utmaningar. I den gamla modellen när vi totalrenoverat hela fastigheter i ett svep har det inte krävts så mycket planering av underhållet. När vi nu lägger om strategin för att på riktigt ta hand om byggnaderna, så behövs mycket mer kunskap om husen för att kunna ta datadrivna beslut och agera i rätt tid.
Fastighetsunderhåll är kärnverksamhet
Ulf Viktorsson tillägger att det inte heller räcker med mer kunskap. Den måste även vara centralt samlad, lätt att hantera och dessutom tillgänglig för alla som är involverade i planering, budgetering och skötsel av fastigheterna.
– Vi måste en gång för alla inse att underhåll är kärnverksamhet. Underhållsplanering är kritiskt för företagets långsiktiga överlevnad och för att kunna leva upp till det uppdrag vi har som samhällsbärare.
Med dessa insikter i bagaget bestämde företaget under våren 2022 att dra igång vad som skulle bli den största och mest omfattande offentliga upphandlingen av planeringsverktyg för fastighetsunderhåll som gjorts i Sverige. Utgångspunkten för upphandlingskraven var att hitta ett specialiserat verktyg som inte bara var kompetent nog att hantera ett komplext fastighetsbestånd, utan framförallt intuitivt och enkelt nog att verkligen användas.
– Jag upplever att de system som försöker skapa en helhetslösning ofta blir för komplicerade och tungrodda. Detta leder nästan alltid till att de används fel, sporadiskt eller inte alls.
Svenska Bostäder sätter användarperspektivet i centrum
Ulf poängterar att just användarperspektivet är fundamentalt för att lyckas med storskaliga digitaliseringsprojekt. Och att inte kompromissa med enkelheten för de som arbetar med fastigheterna, de som ska använda verktyget i vardagen. Dessutom måste det vara lättarbetat redan från början:
– Vi ville inte ha ett utvecklingsprojekt. Jag tror inte på storskaliga kundunika anpassningar och system. Då finns det en risk att man målar in sig i ett hörn och får börja om från början. Med Planima, som tillslut vann upphandlingen, fick vi istället ett verktyg som är pragmatiskt uppbyggt och anpassat till en föränderlig verklighet. Samtidigt är det tillräckligt standardiserat för att harmonisera åtgärder och kostnader över hela fastighetsbeståndet.
Nu pågår förberedelserna för en snabb implementering av de nya underhållsprocesserna. Arbetet med uppläggning av fastigheter och underhållsåtgärder i de nya systemen har redan initierats och det finns en iver att komma igång.
– Vi kommer nu få en helt ny överblick över vårt samlade underhållsbehov och koll på vad som behöver göras framåt. Jag övertygad om att detta kommer leda till att vi kan göra fler, effektivare och bättre insatser inom ramen av vår budget. Som en av de ledande aktörerna inom branschen och med ett offentligt ägande har Svenska Bostäder ett uppdrag att hushålla med våra resurser. Att använda vår budget så effektivt som möjligt.
Välkomna till Planima Svenska Bostäder!
Nyfiken på om Planima passar dig?
Jobbar du med fastigheter och är, liksom Svenska Bostäder, redo att ta ditt fastighetsunderhåll till nästa nivå? Vill du arbeta strukturerat och proaktivt, men har svårt att få koll på allt som måste göras och hur budgeten skall räcka till? Då behöver även du ett riktigt bra verktyg för att planera underhållet av dina fastigheter.
Läs även: 65+ kommunala fastighetsägare har valt Planima. Läs varför!
Med Planima får du bl.a:
- Ett smidigt och enkelt webbaserat planeringsverktyg med oslagbar överblick över alla dina fastigheter
- En effektiv och lönsam underhållsplanering genom automatiseringar och unika funktioner som t.ex. Planima-priser, Samordning och Generera Underhållsplan
- Hjälpartiklar, guider och dedikerad support från Planimas engagerade Customer Success team.
- En beprövad och enkel process för hela ert underhållsarbete, som vi hjälper er komma igång med.
Boka en demo med oss (👇) så berättar vi mer!