Kommuner och allmännyttiga fastighetsbolag har det inte lätt, med stora åldrande fastighetsbestånd och en underhållsskuld som växer stadigt 🏚️📉 Hyresgästerna vill ha hus i bra skick samtidigt som budgeten för underhåll dras ner. En tuff utmaning! Som tur är finns en lösning: modern underhållsplanering för kommun och allmännytta. Men bara om du gör på rätt sätt!
Vi har tittat på de kommunala bolag som lyckas allra bäst. Det har vi sedan kokat ner till 5 steg:
- Skriv en (kort) önskelista
- Välj rätt Verktyg, Tid och Detaljnivå
- Testa i liten skala först
- Bestäm hur inventering av fastigheterna ska göras
- Inventerings-race på alla fastigheter!
Artikeln är för dig som vill:
- ha stenkoll på hur alla fastigheter i beståndet mår
- veta vad som behöver göras och hur mycket det kommer att kosta
- hitta möjligheter att samordna underhåll och projekt, vilket kan spara mycket pengar
- kunna visa fastigheternas behov på ett tydligt sätt för din chef eller beslutsfattare
Vill du veta hur Planima kan hjälpa dig skapa och jobba framgångsrikt med underhållsplaner inom kommun eller allmännytta? Läs mer här.
1. Skriv en (kort) önskelista 📝
Först måste ni veta vad ni behöver. Fundera igenom vilka som kommer att jobba med planerat underhåll. Förvaltare, fastighetschefer och projektledare är vanligt, men glöm inte ekonomer och driftpersonal.
Låt några utvalda personer från varje avdelning skriva vad de måste kunna se och göra kopplat till underhållet. Gå sedan igenom listan och fråga “Varför måste detta finnas med?”. Ta bara med det viktigaste!
2. Välj rätt Verktyg, Tid och Detaljnivå för underhållsplanerna
💻 Verktyg
System, program, app, verktyg – oavsett vad ni kallar det så behöver det funka riktigt bra. Ska ni använda Excel, ett fastighetssystem eller ett specialiserat planeringsverktyg? Oavsett vad ni väljer måste ni testa först. Propsa på en gratis genomgång och testperiod innan ni bestämmer er, så alla inblandade vet att det funkar bra. Skriv inte på ett avtal förrän ni har testat och vet att det funkar på riktigt!
Funderar ni på Excel? Läs våra tips först, det kan vara lurigt.
Varning! 🚨 Har ni ett fastighetssystem som är segt och krångligt? Vår erfarenhet från en lång rad kommuner är tydlig: om fastighetssystemet funkar dåligt för underhållsplanering så kommer ni inte lyckas.
Kom ihåg: ni kan fortfarande behålla fastighetssystemet och använda ett separat planeringsverktyg för underhåll. Vi har flera kommunala kunder som jobbar framgångsrikt på det sättet.
Letar du nytt/bättre fastighetssystem? Se vår kompletta lista på alla system inkl. funktioner och priser här!
⏲️ Tid
Hur långt fram vill ni planera? 30-50 år är en vanlig tidsperiod i underhållsplaner för kommun och allmännytta. Kanske vill ni kunna planera ännu längre än så för vissa fastigheter? Eller vet ni att vissa fastigheter ska säljas inom en överskådlig framtid? Tänk på att ni kan ha olika tid för olika fastigheter.
🕵️ Detaljnivå
Hur mycket detaljer behöver ni kunna se i planeringen? För kommunala fastighetsägare är det sällan nödvändigt att jobba så detaljerat, det räcker att jobba på byggnadsnivå. Så släpp alla rumsbeteckningar och klumpa ihop så mycket som möjligt – det kommer göra underhållsplaneringen mycket smidigare.
Använder ni AFF, CoClass eller andra strukturer i andra delar av verksamheten? I vissa fall kan det vara lämpligt att använda dem för underhållsplaneringen också. Läs denna bloggartikel om AFF, CoClass och BSAB96 för att se vad som passar dig bäst!
Exempel på hög detaljnivå. Underhåll uppdelat i fyra olika underhållsåtgärder, en för varje väderstreck.
Exempel på låg detaljnivå. Samma underhåll som ovan, men sammanslaget i en underhållsåtgärd för hela byggnaden.
Varför kan hög detaljnivå vara en dålig idé? Läs mer om detta och 6 andra vanliga misstag här.
3. Testa i liten skala först 🔬
Nu har ni bestämt er för de viktigaste sakerna. Men hur vet ni om ni valt rätt 🤷♀️ Ni testar såklart!
- Välj ut en fastighet av varje typ i beståndet. Exempelvis ett flerbostadshus, ett äldreboende och en gymnasieskola.
- Inventera fastigheterna och skapa underhållsplaner på det sätt ni bestämde i steg 2 ovan.
- Låt alla inblandade komma med synpunkter. Hur funkade det att skapa underhållsplanerna? Hur funkar de att jobba med i valt verktyg?
- Samla alla synpunkter och justera. Om något funkade riktigt dåligt och inte går att ändra: gå tillbaka till steg 2 och testa nytt.
4. Bestäm hur inventering av fastigheterna ska göras 🔎
Nu måste ni få koll på fastigheterna. Dags att inventera = kolla igenom alla fastigheter för att se vad som behöver göras.
- Gör en lista över alla fastigheter. Objektsnamn, adress, byggår och totalyta är bra att ha med.
- Bestäm vem som ska inventera vad i listan. Har ni kompetens själva att bedöma underhållsbehov? Har ni tid? Tidsåtgången styrs mycket av verktyg, tid och detaljnivå, men räkna med en veckas heltidsarbete för ett flerbostadshus på ca 5 000 m2. Ska ni göra vissa fastigheter själva och ta hjälp med andra?
- I vilken ordning ska ni inventera? Ett tips är att börja med små och enkla fastigheter så att alla kan jobba in rutinerna tillsammans först.
- Om ni ska ta hjälp att skapa underhållsplan för kommunens fastigheter: upphandla! Tänk på att upphandlingen kan ta tid, så sätt igång direkt. Tack vare önskelistan och att ni har bestämt verktyg, tid och detaljnivå kan ni göra ett bra förfrågningsunderlag så ni får precis rätt hjälp.
Vill ni veta hur mycket det kan kosta att ta in hjälp? Läs vår guide här.
Våra samarbetspartners Sustend är experter på underhållsplaner för kommun och allmännytta och kan hjälpa er med inventering. Läs mer om Sustend och hur de använder Planima här.
5. Kör ett inventerings-race på alla fastigheter! 🏎️
Kör så det ryker! Se till att ha regelbundna avstämningar med alla inblandade medan inventeringarna pågår så att alla är med på banan och kan lyfta synpunkter och önskemål.
Nu är ni igång med underhållsplanering. Äntligen kan ni jobba proaktivt och effektivt! För att få full nytta av underhållsplanerna så är det viktigt att att hålla dem uppdaterade. Inte helt lätt, men ett bra första steg är att läsa våra 8 snabba tips för aktivt fastighetsunderhåll.
Vill du ha inspiration? Här är några kommunala fastighetsbolag som redan är igång med modern och värdeskapande underhållsplanering i Planima:
Vill du komma igång med underhållsplan för kommun och allmännytta?
Planima gör det enkelt att jobba med underhållsplaner för kommun och allmännytta. Vi har anpassat oss för kommunala fastighetsbolags behov med vyer och funktioner som ger unik överblick och kontroll på stora fastighetsbestånd.
Enkelt och webbaserat – bara att logga in och köra igång! Testa kostnadsfritt i 14 dagar genom att fylla i formuläret:
Våra samarbetspartners kan också erbjuda hjälp med inventering av fastigheterna. Kontakta oss om du vill veta mer!
