Se alla kundcase
Västerås pastorat är ett av landets största. Beståndet omfattar 36–37 förvaltningsobjekt inom Västerås kommuns gränser – från stadskärnan ut till landsbygden. Ett typiskt objekt innehåller en medeltida kyrka, en kyrkogård, en klockstapel, ett bisättningshus och ekonomibyggnader – och ibland även en före detta prästgård omgjord till församlingshem.
Men det är inte storleken och bredden som gör beståndet unikt. Det är komplexiteten.
Tre av pastoratets modernare stadskyrkor, byggda på 1960-70-talen, är också utpekade som skyddade under kulturmiljölagen – med samma krav som gäller för medeltidskyrkorna. Det innebär att projekteringstiderna blir längre och att ett renoveringsarbete kan kosta betydligt mycket mer än på ett vanligt objekt.
“Lagstiftningen är i stort sett anpassad för gamla kyrkor, slott och Visby Ringmur. Och vi har tre 1960-70-talskyrkor som lyder under exakt samma regler. Det är en utmaning.”
Fredrik Lindblom, fastighetsförvaltare och byggnadsingenjör, Västerås pastorat
Till detta kommer Svenska kyrkans speciella budgetstruktur. Sedan kyrkan skiljdes från staten år 2000 lever två parallella ekonomier sida vid sida i varje objekt: begravningsverksamheten – statligt finansierad – och församlingsverksamheten, som finansieras av kyrkans egna medlemmar.
I ett och samma objekt kan kyrkobyggnad, klockstapel och församlingshem tillhöra den ena budgeten – och kyrkogården och ekonomibyggnader den andra. Det skapar ett behov av att spåra och separera kostnader ned på åtgärdsnivå.
Det system som pastoratet använde dessförinnan hade länge levt utan nämnvärd uppdatering och var tungrott i sin struktur. Att bygga rapporter krävde både tid och manuellt arbete och möjligheten att samordna åtgärder över hela beståndet saknades i praktiken.
“Det kändes som att jobba i något som var aktuellt senast under Windows 98-tiden.”
Fredrik Lindblom
Fredrik Lindblom har arbetat med underhållsplanering i mer än tjugo år – inledningsvis som konsult, men de senaste femton åren på Västerås pastorat. Han vet vad ett bra system ska klara av, och han vet vad det gamla inte klarade.
När Västerås pastorat bestämde sig för att börja jobba i Planima insåg han därför snabbt att här fanns förutsättningar att jobba på ett nytt – och mer effektivt – sätt. Därför fattade han tidigt ett tydligt beslut: ingen migrering av gammal data.
I stället gick han igenom varje objekt från grunden – ett tillfälle att bygga en ny struktur som faktiskt speglade hur Västerås pastorat arbetar.
Det första han byggde var en prislista anpassad efter fastigheterna i beståndet. Kyrkor har en helt annan prisbild än vanliga byggnader – ett takbyte på en skyddad medeltidskyrka kostar flera miljoner kronor och enbart projekteringen kan kosta tre gånger mer än på ett vanligt objekt.
Genom att använda Planimas inbyggda prislista – Planima-priser™ – för “vanliga” åtgärder, men använda möjligheten att skapa egna åtgärdspriser för de mer kyrkospecifika, byggde Fredrik ett prisunderlag som speglar de faktiska kostnadsnivåerna i pastoratets bestånd.
Nästa utmaning var kategoriseringen. Inledningsvis skapades ca femton kategorier – vilket blev för många för att kunna skapa tydliga rapporter och presentationer. Fredrik trimmade ned kategoristrukturen till sex: mark & anläggning, byggnad utvändigt, byggnad invändigt, elinstallationer, VVS-installationer och övriga installationer.
För det dagliga planeringsarbetet skapade han ytterligare granularitet genom att använda Planimas funktion ”Lägen” som underkategorier, kombinerat med märkningar –det vill säga taggar på enskilda åtgärder för att kunna filtrera fram dem i samordningsvyn i Planima.
Budgetuppdelningen hanteras med märkningarna FV (församlingsverksamhet) och BV (begravningsverksamhet) på varje åtgärd. Åtgärder som berättigar till KAE-bidrag (kyrkoantikvarisk ersättning) märks upp separat. På så sätt kan Fredrik alltid filtrera fram exakt vad han behöver – oavsett om det gäller budgetredovisning, bidragsansökningar eller samordning.
“Det var möjligheten att märka upp de där udda grejerna och lätt filtrera fram dem som fick mig att fastna för Planima från start. Jag kan till exempel lista alla tjärbehandlade detaljer, alla brandlarmscentraler, alla kyrkor med elektrifierade ljuskronor – i hela beståndet – med ett par klick.”
Fredrik Lindblom
Med märkningssystemet på plats och beståndet uppbyggt i Planima visade sig nyttan relativt snabbt. Men det viktigaste värdet sitter kanske inte i överblicken i sig – det sitter i vad den möjliggör.
Med 20 kyrkor geografiskt utspridda är möjligheten att klustra åtgärder – snarare än att planera objekt för objekt – avgörande för att hålla nere kostnaderna. Planimas samordningsvy gör det möjligt att filtrera fram liknande åtgärder tvärs över hela beståndet och planera dem samlat.
Fredrik lyfter ett konkret exempel: Harakers kyrka har ett stort plåttak som behöver målas inom ett par år. På vägen dit passerar man Romfortuna kyrka, som har ett litet gravkor med ett plåttak som också behöver målas. Separat skulle målning av gravkorets tak kunna innebära en upphandling värd 100 000 kronor. Men kostnaden skulle minska avsevärt om båda projekten kan upphandlas samtidigt.
“Lägger jag ihop det i en gemensam upphandling åker gravkoret praktiskt taget med i farten. Det kräver ingen ställning eftersom de kör det från lift. Separat kostar det 100 000 kronor. Men inbakat i paketet, nästan ingenting. Och sådana samordningsmöjligheter kan jag enkelt se i Planima.”
Fredrik Lindblom
Samma logik gäller när Fredrik planerar bytet av inbrottslarm och passagesystem i hela kyrkobestandet – geografiskt klustrat, tre kyrkor per år, för att minimera kostnader och administrativ börda. Och för de populäraste sommarkyrkorna, fullbokade för bröllop, planerar Fredrik ställningarna två år i förväg.
“Alla vill ha snygga bröllopsbilder med kyrkor utan ställningar så där gäller det att tänka till och förbereda alla inblandade på vad som finns i planeringen.”
Fredrik Lindblom
Det Fredrik beskriver är Veta–Planera–Agera i praktiken: full koll på vad beståndet innehåller, samordnad planering över hela pastoratet och förmågan att agera effektivt när det väl är dags – oavsett om det handlar om ett plåttak på ett gravkor eller byte av inbrottslarm i tjugo kyrkor.
Idag är Fredrik en av de mest anförtrodda rösterna när andra pastorat och församlingar funderar på att ta steget och komma igång med Planima. Han tar gärna samtal med kollegor och välkomnar besök från andra som vill se hur han jobbar i praktiken.
“Jag har tipsat så ofta att jag nästan måste komma med en disclaimer att jag inte är avlönad av Planimas marknadsavdelning. Men jag tycker genuint att det är en bra plattform. Och jag vill hjälpa andra att få verktyg som fungerar.”
Fredrik Lindblom
Fredrik är också duktig på att se utvecklingsmöjligheter i Planimas verktyg och bidrar aktivt med tips på funktionalitet och features som skulle kunna göra vardagen ännu enklare för honom och andra fastighetsförvaltare inom kyrkan.
Hans råd till skeptiker är rakt: “För alla med fler än fem kyrkor i beståndet borde det inte vara något snack att använda Planima. De kommer kunna se värdet i stort sett omedelbart – om inte annat i form av överblick och samordningsmöjligheter.”
Från kopparplåtar från 1600-talet till moderna passagesystem – Västerås pastorat förvaltar ett bestånd som kräver en helt annan typ av planering än de flesta. Med Planima har de verktygen för att göra det proaktivt, samordnat och med blicken framåt. Det är Framåtriktad fastighetsförvaltning.
Starta ett kostnadsfritt provkonto i 14 dagar eller fyll i formuläret nedanför för att boka en demo.
Nyfiken på mer?
Utforska produkten eller boka demo med våra experter idag!