Det fanns en tid då fastighetsförvaltning gick att hantera med enbart fingertoppskänsla. När ekonomin var stabil, kraven färre och tempot lägre. När det räckte att åtgärda det som gick sönder, när det gick sönder.
Den tiden är över.
Idag befinner sig svenska fastighetsägare i ett läge där vardagen ständigt ställs mot framtiden. Där varje budget, varje prioritering och varje uppskjuten åtgärd får konsekvenser. Och där förvaltningens kanske viktigaste fråga inte längre är vad som borde göras, utan hur man över huvud taget får det gjort.
I Planimas nyligen släppta branschrapport Framåt 2026, där vi samlat data från fastighetsägare från hela landet, ser vi det tydligt: organisationer som fortsätter att arbeta reaktivt får allt svårare att hantera framtidens krav – oavsett ambition, erfarenhet eller storlek på beståndet.
Samtidigt ser vi också något annat. De organisationer som upplever sig vara rustade för framtiden har inte nödvändigtvis fler resurser, bättre planer eller högre detaljnivå. De har förankrat sin förvaltningsstrategi i hela bolaget, inte bara i förvaltningsorganisationen.
Det är utifrån den insikten Planima nu tar ett nytt grepp om hur fastighetsförvaltning behöver fungera 2026 och framåt. Vi kallar det Framåtriktad Fastighetsförvaltning.
Ett arbetssätt som hela organisationen kan samlas kring
Med Framåtriktad Fastighetsförvaltning skapar Planima en ny standard för hur fastigheter ska förvaltas i praktiken. Det är inte en ambition eller ett övergripande mål – det är ett konkret sätt att arbeta, fatta beslut och styra verksamheten över tid.
Det är nämligen något som framgår tydligt i vår data. De organisationer som lyckas bäst har byggt ett gemensamt arbetssätt där långsiktighet inte konkurrerar med vardagen, utan är en integrerad del av den.
Kärnan i Framåtriktad Fastighetsförvaltning är den så kallade VPA-metodiken. Ett cykliskt ramverk som bygger på att veta, planera och agera – om och om igen och med bättre resultat för varje varv. Så här fungerar det i praktiken:
Veta – skapa gemensam insikt
Att arbeta framåtriktat börjar med att veta. Det handlar om att ha en tydlig och gemensam bild av fastigheternas tekniska status, risker och framtida behov.
När relevant data samlas, struktureras och görs tillgänglig för fler än den tekniska förvaltningen uppstår något viktigt: samsyn. Dialogen blir enklare, både internt och externt.
Det märks när:
- budgetdiskussioner utgår från faktiska behov istället för antaganden
- ledning och styrelse snabbt kan förstå konsekvenserna av olika vägval
- framtida risker kan lyftas i tid, innan de blir akuta
Förutsägbarhet skapas när beslut baseras på gemensamma insikter som baseras på fakta.
Planera – göra långsiktighet möjlig i vardagen
Planering i framåtriktad fastighetsförvaltning handlar inte om att skapa en perfekt plan som aldrig ändras. Den handlar om att omvandla insikterna i veta-skedet till konkreta planer som går att använda, prioritera och justera över tid.
Här blir livscykelperspektivet avgörande. Åtgärder behöver ses i relation till varandra, till fastighetens utveckling och till de mål organisationen faktiskt vill nå – ekonomiska, tekniska och hållbarhetsmässiga.
I vardagen märks det när:
- underhållsplanen används aktivt vid prioriteringar
- energiåtgärder, långsiktiga investeringar och underhållsåtgärder samordnas istället för att konkurrera
- långsiktiga konsekvenser vägs in även när kortsiktiga beslut måste tas
Planeringen blir ett stöd för beslutsfattande, inte ett sidospår.
Agera – från beslut till genomförande och lärande
Det tredje steget handlar om att omsätta planer till handling. Att fatta beslut som leder till genomförda åtgärder och att resultatet följs upp och används i nästa varv av VPA-cykeln.
När sambandet mellan plan, beslut och genomförande är tydligt ökar handlingskraften i organisationen. Det blir lättare att hålla kurs även när nya frågor uppstår.
I praktiken innebär det att:
- projekt och upphandlingar kopplas direkt till den långsiktiga planen
- genomförda åtgärder återförs som lärdomar i nästa planeringscykel
- organisationen successivt bygger upp bättre beslutsunderlag över tid
Framåtriktning blir inte bara en målsättning. Det blir något man gör, varje dag.
Effekten av ett gemensamt arbetssätt
När Veta, Planera och Agera hänger ihop genom hela organisationen uppstår tre tydliga effekter:
Förutsägbarhet
Fullständig kontroll över tekniskt skick och ekonomiska behov, både på kort och lång sikt.
Kostnadseffektivitet
Rätt åtgärd vid rätt tidpunkt, bättre samordning mellan olika projekt och upphandlingar samt lägre totalkostnad över tid.
Hållbarhetsvinster
Energi, klimat och sociala värden integreras i förvaltningen och blir en naturlig del av beslutsfattandet.
Detta är inte resultatet av enskilda insatser. Det är effekten av ett gemensamt, förankrat arbetssätt som tusentals Planima-kunder redan dragit nytta av.
Annars tar vardagen över
Insikterna i Framåt 2026 talar sitt tydliga språk. I alltför många fastighetsorganisationer styrs besluten i praktiken av det som är mest akut just nu. Driftfrågor, budgetutfall, lagkrav och trygghet kräver omedelbara svar. Långsiktiga åtgärder får ofta stå tillbaka, trots att behovet är känt och ambitionen finns.
Detta skapar konsekvenser:
- underhållsplaner som tas fram men inte används fullt ut
- åtgärder som skjuts upp tills de blir mer omfattande och dyrare
- beslut som fattas utan helhetsbild av konsekvenserna över tid
Det handlar sällan om bristande ansvarstagande. Tvärtom visar såväl enkätsvar som djupintervjuer i undersökningen att ambitionen är hög i de flesta organisationer. Utmaningen ligger i att ambitionen inte alltid har ett organisatoriskt fäste.
När strategi, planering och genomförande inte hänger ihop i vardagen blir det svårt att arbeta långsiktigt, även med goda intentioner.
Styrförmåga är den verkliga skillnaden
Det som särskiljer organisationer som upplever kontroll från de som fastnar i brandsläckning är alltså deras förmåga och mandat att styra och agera. Inte genom fler möten eller mer detaljerade planer, utan genom strukturer som gör rätt beslut möjliga även när förutsättningarna förändras.
I praktiken innebär det att:
- förvaltning, ekonomi och ledning utgår från samma bild av nuläge och risker
- underhållsplanen används aktivt i budget- och prioriteringsdiskussioner
- långsiktiga mål vägs in även när kortsiktiga beslut behöver tas
Beslut blir mindre personberoende och mer konsekventa över tid. Organisationen drar åt samma håll, även när vardagen pressar på.
Detta är tydliga tecken på ett framåtriktat arbetssätt, där hela organisationen agerar för fastighetens bästa, på både kort och lång sikt.
Ett strategiskt vägval för hela bolaget
Läget i branschen är tydligt. Kraven på fastighetsägare kommer att fortsätta öka. Besluten kommer bli fler och konsekvenserna av fel timing bli större. Frågan är därför inte om man vill arbeta långsiktigt. De flesta vill det.
Frågan är om organisationen har ett arbetssätt som gör det möjligt att hålla fast vid långsiktigheten även när vardagen är pressad, budgeten tight och nya krav tillkommer.
Framåtriktad Fastighetsförvaltning är Planimas svar på den frågan. Det är den standard vi bygger vår underhållsplattform, vår rådgivning och vår metodik kring.
Och det är så vi menar att fastigheter behöver förvaltas framåt.
Utforska Planimas underhållsplattform för Framåtriktad Fastighetsförvaltning™
Nyfiken på att lära känna Planimas plattform för Framåtriktad Fastighetsförvaltning – underhållsplattformen som gör det enkelt att förvalta fastigheter?
Boka ett möte med oss så berättar vi mer!
Mera läsning:
Ladda ner utan kostnad: Branschrapporten Framåt 2026 – Förvaltningens vägval
Utforska hur du kan dra nytta av Framåtriktad Fastighetsförvaltning
