Bollebygds kommun: Enkel och rolig budgetering med Planima

Bollebygds kommun förvaltar ungefär 25 fastigheter, däribland skolor, brandstationer och samlingslokaler. Teknik- och serviceförvaltningen, som består av ett tiotal medarbetare, ansvarar för underhållet. Med hjälp av Planima har de kunnat skifta fokus från att “släcka bränder” till att arbeta med ett strukturerat och proaktivt fastighetsunderhåll.
Bollebygd kommun logotyp
Daniel Grönbek och Linda Örtegren

Se alla kundcase

Innehåll
Utmaning

Kortsiktiga och akuta projekt utan strukturerad planering.

 Lösning

Långsiktig och tydlig planering med hjälp av Planima.

 Resultat

Ett systematiskt och framgångsrikt underhållsarbete med ekonomisk förutsägbarhet.

Utmaning

Ostrukturerad planering utan överblick

I vår intervjuserie Hållbara Hus berättar Daniel Grönbek, Fastighetschef på Bollebygds kommun, om hur kommunens underhållsarbete gått till historiskt. ”…väldigt kortsiktigt och mycket brandkårsutryckningar. Våra tekniker rapporterade in om det var någonting som var dåligt och som verkligen såg illa ut och behövde göras. Det ploppade upp och så fick man söka pengar för detta.”  Underhållsarbetet var alltså riktat mot det som var akut för stunden. Det fanns heller inga verktyg för planeringen och de dyraste projekten fick ligga.  “På sin höjd var det någon Excel-fil någonstans i datorn som vi arbetade med då – och planeringen blev därefter”.

Lösning

Hög tid för förändring

År 2015 hade underhållsskulden ökat så mycket att de insåg att det var dags att göra något åt saken. Kommunen behövde då jobba fram en ny underhållsplan som kunde presenteras för politikerna. Daniel och hans medarbetare behövde börja om och göra en grundlig inventering.  Efter att ha jämfört system valde de 2017 att köpa in Planima som planeringsverktyg och ett intensivt besiktningsarbete följde. Det visade sig kräva ett omfattande arbete och Planima kopplades in för att assistera kommunen med planeringen.  Arbetet resulterade i en avsevärd förbättring av underhållsplanen för alla kommunens fastigheter. Planerna presenterades för politikerna som nu för första gången fick en översikt och insikt om de förbättringsåtgärder som krävdes. Reaktionerna var väldigt positiva och de var glada att det nu fanns konkreta planer för hur de skulle arbeta framåt. 

Resultat

Effekter av systematiskt underhållsarbete

Idag genomförs all planering av fastigheternas underhåll och investeringar i Planima och kommunen kan numera: – Budgetera bättre: Kommunen har budgeterat för 10 miljoner kronor årligen för planerat underhåll, med en buffert för oförutsedda underhållsarbeten. – Prioritera projekt: Fokusera på fastigheternas yttre skalskydd och vädersäkra tak och fasader. Planima kan föreslå de insatser som är mest angelägna. – Effektivisera det dagliga arbetet: Redan på hösten planeras insatser inför nästa år och genom Planima kan kommunen välja ut vad som är mest akut.  Idag har fastigheterna ett bättre underhåll och verksamheterna i lokalerna är nöjda och tacksamma för en bättre arbetsmiljö. Daniel Grönbek uttrycker att det idag har blivit roligare att jobba med budgetering, speciellt när han så tydligt ser resultatet. Dessutom får de mer gjort för pengarna tack vare underhållsplanerna. Nu är det även lättare att kommunicera precis vad som gjorts och vad som planeras att göra framöver, något som är mycket uppskattat av politikerna.  Utöver detta märks det vilken stor skillnad pengarna gör och hur mycket som faktiskt händer tack vare verksamhetens lyft. Daniel uttrycker också hur viktigt underhållsprogram har blivit för Bollebygds kommun idag:
“Jag skulle inte klara mig utan ett underhållsprogram idag, det finns inte på kartan. Vi får mer gjort.” – Daniel Grönbek, Fastighetschef på Bollebygds kommun

Tre tips för bättre underhållsplanering

I vår intervju ger Daniel konkreta tips till de som planerar att göra förbättra sina underhållsplaner: 
  1. Överväg extern hjälp för utförlig fastighetsinventering.
  2. Lyft underhållsfrågan på ledningsnivå och ge en översiktsbild av behovet för att motivera investeringen.
  3. Avsätt tid för planeringsarbetet internt.
  Är du nyfiken på hur Planima kan skapa värde för dig som jobbar med fastigheter på kommun eller allmännytta?  Läs mer om Planimas planeringsverktyg för kommuner

Nyfiken på mer?

Utforska produkten eller boka demo med våra experter idag!

Utforska Planima
Boka demo
Populära artiklar
Produkt
Kontakt
Planima
© Planima