Se alla kundcase
Varje år stod teamet på Bostaden i Umeå inför samma uppgift: att ta ett hundratal beslutade underhållsåtgärder ur ett system och föra in dem i ett annat, med manuell handpåläggning. Projekt för projekt. Rad för rad. Det kunde ta en hel vecka – varje år. Nu tar det några minuter.
Gustav Midebjörk jobbar som underhållsplanerare på Bostaden i Umeå – ett av norra Sveriges största allmännyttiga bostadsbolag med drygt 16 000 lägenheter och runt 100 000 kvadratmeter lokalarea. Det är ett bestånd som kräver ett välsmort maskineri för att hålla ordning på underhåll, projekt och resurser.
Bostaden i Umeå använder Insikt som sitt projekthanteringssystem – det verktyg där projektledarna lever sin vardag. Gustav, i sin tur, har sedan ett drygt år tillbaka använt Planima för att planera och prioritera underhållet strategiskt. Men innan dess hade de sin underhållsplanering i fastighetssystemet.
Problemet var att fastighetssystemet och Insikt inte talade med varandra.
Inför varje nytt budgetår behövde teamet därför manuellt föra över beslutade projekt från ett system till ett annat, med många manuella steg.
Fastighetsbeteckning. Åtgärd. Projektledare. Belopp. Startdatum. Gång på gång, projekt för projekt, tills allt var på plats. Hundra projekt senare hade en vecka passerat – och risken för manuella fel hade funnits med hela vägen.
”Från att vi hade beslutat vilka projekt som skulle genomföras kommande år, tills dess att allt var registrerat som projekt i Insikt kunde det ta upp till en vecka. Det är runt hundra projekt, där excellistor skickades fram och tillbaka, så det blir mycket tid och många moment där den mänskliga faktorn kan vara framme.”
– Gustav Midebjörk, Bostaden i Umeå
När Bostaden i Umeå bytte till Planima för drygt ett år sedan identifierade Gustav tidigt att dessa processer måste kunna lösas bättre. Han tog därför in en konsult som hjälpte honom att undersöka vad som faktiskt går att göra via Planimas öppna API. Och det tog inte lång tid att hitta en elegant lösning.
Logiken är lika enkel som den är kraftfull. Gustav och hans kollegor märker upp de åtgärder i Planima som ska föras över till Insikt med en specifik tagg. Integrationen triggar automatiskt när tre villkor är uppfyllda: åtgärden är planerad inom den kommande tvåårsperioden, har statusen beslutad, och bär taggen Insikt. När alla tre villkor är uppfyllda hämtar Insikt projektet automatiskt.
Och det är inte bara ett tomt projektkort som skapas. Hela kontexten överförs från Planima till Insikt:
Projektledarna behöver aldrig lämna sitt projekthanteringssystem för att förstå vad som ska göras. Men om de vill ha mer detalj finns länken till Planima.
”Med Planima har planeringen av kommande projekt blivit mycket smidigare. projektledarna får sina projekt tilldelade i ett tidigare skede och får därmed mer tid för utredning. API-lösningen var ännu ett steg i att effektivisera processen och möjliggör till exempel bättre och mer genomarbetade upphandlingar än tidigare.”
– Gustav Midebjörk, Bostaden i Umeå
Det som imponerar lika mycket som resultatet är hur snabbt det gick att bygga. Linda Örtegren, Customer Success Manager på Planima, minns förloppet väl:
”En dag hörde Gustav av sig och ville ha lite mer information om API:et. Några dagar senare hade de redan byggt det här.”
– Linda Örtegren, Planima
Konsulten som Gustav anlitade lade totalt ca två arbetsdagar på uppdraget – inklusive att testa sig fram och hitta rätt logik. Investeringen var liten och värdet är återkommande, år efter år.
Det är lätt att reducera det här till en historia om tidseffektivitet. Men det handlar om mer än så.
Tidigare innebar den manuella processen att projektledarna fick sina projekt sent eftersom överföringen tog tid och hanterades manuellt. Nu är projekten tillgängliga i Insikt så snart beslut tagits i Planima. Projektledarna kan planera bättre, begära in offerter i god tid och kan genomföra ordentliga upphandlingar istället för att ha tidspressen i nacken.
Databeskrivningarna är enhetliga och spårbara och Gustav kan lägga den återvunna arbetstiden på det han egentligen är anställd för.
När Gustav fick frågan om vad han vill skicka med till andra fastighetsbolag som jobbar med liknande utmaningar var svaret tydligt:
”Ta kontakt med någon som kan hjälpa dig med API:et och konfigurera det. Det tog inte alls lång tid. Det sparar enormt mycket tid för oss med tanke på mängden åtgärder vi hanterar varje år. Istället för en vecka från beslut tar det tio minuter att få in alla åtgärder i insikt.” – Gustav Midebjörk, Bostaden i UmeåBostaden i Umeå är ett av flera bra exempel på att Planimas öppna API inte är en funktion för teknikentusiaster. Det är ett verktyg för fastighetsbolag som vill sluta dubbelarbeta och låta sina system samverka – utan att behöva bygga egna plattformar från grunden.
Oavsett om ni jobbar med Insikt, ett ekonomisystem eller ett internt projektverktyg finns möjligheten att koppla ihop era flöden med Planima. Det kräver inte en hel IT-avdelning. Det kräver rätt fråga, ett tydligt behov och rätt person som hjälper er att konfigurera det.
Och som Gustav visade kan den investeringen räknas hem i både tid och pengar – varje år.
Det stora värdet med att använda Planimas API är alltså att du kan automatisera sådant som idag kräver manuell hantering. Du slipper lägga tid, resurser och energi på att manuellt föra över information om dina organisationer, fastigheter och underhållsåtgärder. Dessutom säkrar du upp att inget blir fel på vägen.
Här är några vanliga use cases där dataöverföring via Planimas API brukar skapa stora värden – samt exempel på system som skulle kunna integreras:
Listan är inte heltäckande – den är en startpunkt. Det som Gustav Midebjörk och Bostaden i Umeå visade är att det sällan är den tekniska komplexiteten som är hindret. Det är vetskapen om vad som är möjligt.
Är du nyfiken på hur du kan dra nytta av Planimas öppna API? Kom igång med Planimas plattform för Framåtriktad Fastighetsförvaltning och utforska möjligheterna direkt. Eller varför inte boka en demo av vår plattform och passa på att prata integrationer och API-möjligheter med oss direkt?
Jag vill boka ett möte med Planima!Nyfiken på mer?
Utforska produkten eller boka demo med våra experter idag!