Planera underhåll för skolor och skidanläggningar
Huddinge Samhällsfastigheter är ett kommunägt fastighetsbolag med ett brett fastighetsbestånd som inkluderar skolor, förskolor, idrottsanläggningar och äldreboenden. Ja, till och med skidbackar. Frågan de ställt sig är hur de bäst arbetar med underhåll för en långsiktig och hållbar fastighetsförvaltning av kommunens bestånd.
Christian Östermark, underhållsstrateg, och kollegan Johan Jägerström, affärsutvecklare, berättar att organisationen tidigare varit främst reaktiv gällande underhållet. Mycket av kunskapen kring fastigheterna har dessutom suttit i huvudet på enskilda medarbetare, vilket lett till en fragmenterad bild av behoven och svårigheter att skapa en enhetlig strategi för att förekomma problem.
”Det har varit svårjobbat. Vi har ett fastighetssystem där vi har alla utrymmen inlagda med golv, väggar och tak i, men det blir jättemånga poster på en fastighet eller byggnad, vilket gör att det är svårt att se en helhet i det,” berättar Christian.Från kartläggning till årshjul med Planima
Sedan 2022 är Huddinge Samhällsfastigheter kunder hos Planima och de använder tjänsterna för att få strategisk inriktning på fastighetsunderhållet. Mycket av det inledande arbetet handlade om att inventera, kartlägga och få in alla fastigheter i verktygen. Därefter skapades årshjul, som visar när olika underhållsaktiviteter ska genomföras, och de införde regelbundna underhållsråd för att säkerställa en bra dialog inom organisationen.
”Vi vet vad vi ska göra, när vi ska göra det, vilka som ska göra vad,” säger Christian. ”Det är ju inte bara Christian som ska driva det här underhållet, utan hela förvaltningen som ska vara med och stötta,” tillägger Johan.
Och det är ingen liten organisation. Totalt handlar det om 135 personer i själva verksamheten, men organisationen måste också stämma av med politiker om vad som behöver göras. Här fungerar Planima också som en stöttepelare tack vare möjligheten att skapa snygga och tydliga rapporter med stor flexibilitet.
”Vad är det vi ska prata om eller vad är det vi ska titta på? Vi kan filtrera och zooma in på olika delar av vårt underhåll. För det är ju inte alltid vi pratar helheten, det kan ju vara särskilda delar vi ska titta på beroende på vad som är på tapeten just nu,” säger Johan. ”Sen är det överblicken på kostnader åren framåt och de olika kostnadsbilderna som visar hur det ser ut på ett bra sätt. Du behöver inte vara underhållsstrateg för att förstå dem.”