Huddinge Samhällsfastigheter: Smart underhåll för framtidens kommunala lokaler

Hur gör ett kommunalt fastighetsbolag för att skapa långsiktigt underhåll och värna om skattekronorna? Fråga Huddinge Samhällsfastigheter, som med hjälp av Planima tagit sjumilasteg i effektiviseringen av underhållsarbetet i kommunens fastigheter.
Huddinge samhällsfastigheter logotyp

Utmaning

Planera underhåll för skolor och skidanläggningar

Huddinge Samhällsfastigheter är ett kommunägt fastighetsbolag med ett brett fastighetsbestånd som inkluderar skolor, förskolor, idrottsanläggningar och äldreboenden. Ja, till och med skidbackar. Frågan de ställt sig är hur de bäst arbetar med underhåll för en långsiktig och hållbar fastighetsförvaltning av kommunens bestånd. Christian Östermark, underhållsstrateg, och kollegan Johan Jägerström, affärsutvecklare, berättar att organisationen tidigare varit främst reaktiv gällande underhållet. Mycket av kunskapen kring fastigheterna har dessutom suttit i huvudet på enskilda medarbetare, vilket lett till en fragmenterad bild av behoven och svårigheter att skapa en enhetlig strategi för att förekomma problem. ”Det har varit svårjobbat. Vi har ett fastighetssystem där vi har alla utrymmen inlagda med golv, väggar och tak i, men det blir jättemånga poster på en fastighet eller byggnad, vilket gör att det är svårt att se en helhet i det,” berättar Christian.

Lösning

Från kartläggning till årshjul med Planima

Sedan 2022 är Huddinge Samhällsfastigheter kunder hos Planima och de använder tjänsterna för att få strategisk inriktning på fastighetsunderhållet. Mycket av det inledande arbetet handlade om att inventera, kartlägga och få in alla fastigheter i verktygen. Därefter skapades årshjul, som visar när olika underhållsaktiviteter ska genomföras, och de införde regelbundna underhållsråd för att säkerställa en bra dialog inom organisationen. ”Vi vet vad vi ska göra, när vi ska göra det, vilka som ska göra vad,” säger Christian. ”Det är ju inte bara Christian som ska driva det här underhållet, utan hela förvaltningen som ska vara med och stötta,” tillägger Johan. Och det är ingen liten organisation. Totalt handlar det om 135 personer i själva verksamheten, men organisationen måste också stämma av med politiker om vad som behöver göras. Här fungerar Planima också som en stöttepelare tack vare möjligheten att skapa snygga och tydliga rapporter med stor flexibilitet. ”Vad är det vi ska prata om eller vad är det vi ska titta på? Vi kan filtrera och zooma in på olika delar av vårt underhåll. För det är ju inte alltid vi pratar helheten, det kan ju vara särskilda delar vi ska titta på beroende på vad som är på tapeten just nu,” säger Johan. ”Sen är det överblicken på kostnader åren framåt och de olika kostnadsbilderna som visar hur det ser ut på ett bra sätt. Du behöver inte vara underhållsstrateg för att förstå dem.”

Resultat

Gemensam syn på underhåll och mer tid åt det som är viktigt

Sedan Planima infördes har Huddinge Samhällsfastigheter fått en tydlig och strukturerad underhållsstrategi. Det har inte bara lett till att de lyckats med målet att bli mer proaktiva, utan också att de har en samlad bild i organisationen kring hur arbetet ska bedrivas. ”Det största värdet är att vi får en gemensam syn på hur vi ska sköta vårt underhåll. Vi får ett verktyg som hjälper oss att visa vad vi har för underhåll framför oss, vilka behov vi har och vilka resurser som behövs för att vi ska klara av det här,” berättar Johan. Genom att göra det enklare att planera och genomföra underhållsåtgärder får medarbetarna också möjlighet att ägna sig åt värdeskapande aktiviteter.
”Jag känner att det frigör tid för mig att vara ute där jag gör mer nytta.” – Johan Jägerström, Affärsutvecklare, Huddinge Samhällsfastigheter
Huddinge Samhällsfastigheter
Tack vare Planima kan Huddinge Samhällsfastigheter arbeta hållbart och långsiktigt med sitt fastighetsunderhåll.
Framöver kommer Huddinge Samhällsfastigheter även använda fler av Planimas moduler. ”Projektmodulen kommer att bli kanon för oss. Få ihop våra underhållsprojekt, baka ihop underhållsåtgärder i ett paket. Det har vi gjort tidigare i Planima med märkningar, men nu blir det tydligare i Projektmodulen. Och så är det väldigt snygga exporter i PDF!” Med en gemensam underhållsstrategi som genomsyrar hela organisationen och tydliga processer och rutiner, har Huddinge Samhällsfastigheter skapat förutsättningar för en hållbar och långsiktig förvaltning av sina fastigheter, och det har ett stort värde för både dagens och morgondagens invånare. ”Vi ska ju ha våra lokaler till kommunens behov och skolor och förskolor kommer ju behövas väldigt länge. Så det gäller att vårda våra grejer,” säger Johan.

Nyfiken på mer?

Utforska produkten eller boka demo med våra experter idag!