Kalmarhem: Från utmaningar till framgång med Planima

Kalmarhem stod inför stora ekonomiska utmaningar och behövde tänka nytt. Eller kanske rättare sagt, tänka gammalt. VD Per Stephani berättar om hur de genom att lägga om fokuset mot planerat underhåll hittat en väg in i framtiden.
Kalmarhem

Utmaning

Ekonomiska utmaningar satte förutsättningarna

Kalmarhem är ett kommunalt bostadsbolag som förvaltar över 5 000 lägenheter, vilket gör dem till den största fastighetsägaren i deras län. Men vägen till effektiv fastighetsförvaltning har inte alltid varit enkel. Under lång tid drogs Kalmarhem med ekonomiska utmaningar, vilket resulterade i ett eftersatt underhåll. ”Kalmarhem hade mellan 2007 och 2014 en ganska tuff period där det handlade mer om att få ordning och reda på ekonomin än att jobba med underhåll,” berättar Per Stephani, VD på Kalmarhem. Under denna period arbetade Kalmarhem inte särskilt mycket med planerat underhåll. Istället gjordes insatser utifrån vilka ekonomiska förutsättningar som fanns för tillfället. Någon gång om året gjordes en okulär besiktning av beståndet, varpå det sattes in enskilda insatser. Längre än så räckte inte pengarna, vilket självfallet var ett problem organisationen var medveten om.

Lösning

Omställning från nybyggnation till underhåll

Vändpunkten kom när Kalmarhem insåg behovet av en systematisk och långsiktig strategi för att hantera sitt fastighetsbestånd. När Per tillträdde som vd 2017 låg fokuset på att uppgradera Kalmarhems varumärke för att uppfattas som en attraktiv hyresvärd. Det fanns ett krav under den här perioden att få till nybyggnation, men det skulle också innebära att underhållet på det befintliga beståndet fortsatte att vara eftersatt. Det höll inte och de bestämde sig för att helt lägga om fokus – nybyggnationen fick stryka på foten till förmån för underhåll av de befintliga fastigheterna. 
Sedan några år tillbaka finns det ingen på Kalmarhem som inte jobbar med vårt planerade underhåll Per Stephani, VD, Kalmarhem
”Sedan några år tillbaka finns det ingen på Kalmarhem som inte jobbar med vårt planerade underhåll,” förklarar Stephani. ”Det är en väldigt stor och prioriterad fråga för oss.” För alla var den här förändringen inte självklar. Det fanns ett motstånd, men här spelade Planima en roll i att förtydliga vad som var tvunget att ske. Underhållsförvaltaren Anders Rydberg genomförde en inventering tillsammans med en kollega och förde in den i Planima. Det gjorde att de kunde övertyga ledningsgruppen eftersom det blev tydligt hur eftersatt underhållet var. “Vi fick in siffror i Planima och kunde visa upp hur det såg ut i verkligheten. Vi hade så klart ett hum om det, men här kunde vi visa upp svart på vitt hur illa det var. Dessutom kunde vi visa hur enkelt vi skulle kunna lösa det med planering, samordning, att vara framtunga i upphandlingar,” säger Anders. Båda lyfter hur viktig tydligheten i Planima varit för att få med alla i organisationen på resan mot förändring. “Det är väldigt tydligt och även en sällanvändare – som jag blir inför styrelsen eller ledningsgruppen – kan med enkla medel visa och förstå essensen,” säger Per. Anders fortsätter: ”Här kan man inte ducka varken siffror eller åtgärder som systemet visar upp. Både när det gäller en själv, men också när man ska visa för andra att det här behöver vi satsa på.” Faktum är att Per från början inte alls var övertygad om Planima. Han berättar att han uttalat orden “över min döda kropp” när förslaget först lades fram. “Jag tyckte att vi hade ett fastighetssystem och sa att de var tvungna att överbevisa mig.”  Det gick uppenbarligen bra, för idag är han en ambassadör med mycket positiv syn på Planima.

Resultat

Med målet i sikte 2035

Resultatet av Kalmarhems satsning på planerat underhåll och användningen av Planima är påtagligt. Organisationen har inte bara lyckats strukturera och prioritera sina underhållsbehov utan också med att skapa ett starkt internt engagemang.
Det är betydligt enklare när alla har samma syn runt underhållet…Samarbete mellan avdelningar förenklas om alla ser behoven vi har. Anders Rydberg, underhållsförvaltare, Kalmarhem
Med en tydlig vision framåt, där målet är att ha ett underhåll i balans 2035, fortsätter Kalmarhem att arbeta mot en hållbar och effektiv fastighetsförvaltning. ”Vi har absolut en målbild och vi behöver ju jobba redan nu med pengar och organisation, stärka den för att kunna närma oss den målbilden,” avslutar Per.

Nyfiken på mer?

Utforska produkten eller boka demo med våra experter idag!