- Produkt
Varför används Planima?
Hur används Planima?
Med Planima får du massor av smarta funktioner som ger dig oslagbar överblick över ditt fastighetsbestånd och hjälper dig spara både tid och pengar!
- Pris
- Kunskap
- Logga in
- Prova Gratis
Resurser
Se alla kundcase
Med flera hundra fastigheter att hantera kan det vara svårt att få en överblick över vilka åtgärder som behövs, när de ska genomföras och hur de bäst samordnas. Det är en utmaning som många kommunala och allmännyttiga fastighetsbolag tampas med – och så var det också för Lunds Kommuns Fastighets AB (LKF), som förvaltar över 230 fastigheter i Lund.
För bara några år sedan var underhållsplanering en utmaning för LKF. Ansvaret låg i första hand på den tekniska avdelningen, medan förvaltningen – som har direktkontakt med hyresgästerna – hade begränsad insyn i de planerade projekten. Detta resulterade i interna utmaningar i form av svårigheter att följa upp projekt, luckor i den interna kommunikationen samt ökad risk för missade insatser och onödiga kostnader.
– Vi hade flera olika övergripande planer för olika byggnader beroende på byggår, vilket gjorde planeringen fragmenterad. Vissa områden hade detaljerade strategier, medan andra hanterades mer ad hoc. Det gjorde att vi ibland prioriterade fel eller missade underhållsbehov som skulle ha fångats upp tidigare, berättar Carolina Larsen, underhållssamordnare på LKF.
Planeringen var framförallt individbunden och de planer som togs fram var svåra att följa upp i det fastighetssystem som fanns att tillgå på den tiden. Detta gjorde att LKF:s planering och uppföljningar ofta gjordes i olika Excellistor som lagrades i någon av avdelningarnas mappar på den gemensamma servern. Även detta medförde en fragmentarisk bild som definitivt inte underlättade planeringen.
Dessutom saknade kundförvaltarna insyn i vad som var planerat, vilket påverkade både hyresgästdialogen och möjligheten att samordna projekt på ett kostnadseffektivt sätt. I och med att ingen tydligt ägde uppföljningen blev det dessutom svårt att ha kontroll på utförda åtgärder samt insamling av dokumentation som ritningar och drift- och underhållsinstruktioner.
LKF insåg att någonting behövde ske för att skapa bättre förutsättningar till långsiktig underhållsplanering och strategisk förvaltning. Projektledarna på LKF:s tekniska avdelning beslutade därför att genomföra ett pilotprojekt där man testade Planima under 2020 för att skapa en mer samlad och strategisk planering.
– Vi behövde ett system som inte bara var en databas för underhållsplaner utan som också gav oss ett strategiskt verktyg för att prioritera och samordna insatser. Planima gav oss precis det vi behövde, säger Carolina.
I samband med piloten genomfördes också en större omorganisation där planering och budgetansvar flyttades från den tekniska avdelningen till förvaltningsavdelningen och rollen Underhållssamordnare – som Carolina har – skapades.
– Min uppgift är att ha koll på samtliga underhållsplaner, planera inför kommande underhållsprojekt och – tillsammans med vår administratör för fastighetsdokumentation – uppdatera underhållsplanerna när åtgärder har utförts. Projektledarna som utför arbetet tillhör dock fortsatt den tekniska avdelningen, berättar Carolina.
Både en omorganisation och en pilot med Planima alltså. Resultatet? Jo, det var så positivt att Planimas plattform snabbt implementerades för underhållsplanering av hela fastighetsbeståndet, vilket inte bara lett till en bättre överblick utan till att man också kunnat förändra hela sitt arbetssätt – från reaktivt och kostnadsdrivande till strategiskt, proaktivt och resultatdrivet.
Med Planimas hjälp kunde LKF:
Efter införandet av Planima har LKF kunnat ta ett mer långsiktigt grepp om fastighetsförvaltningen.
– Idag kan vi gå in i systemet och direkt se vad som har gjorts, vad som är planerat och vad som bör prioriteras framöver. Det gör oss tryggare i våra beslut och möjliggör en mer strategisk hantering av hela beståndet, säger Carolina.
Att arbetet blivit mer strukturerat har även bekräftats i en nyligen genomförd underhållsrevision, där revisorn gav följande omdöme om LKF:s underhållsarbete:
”Den sammanfattande bedömningen är att det bedrivs en tillfredsställande styrning och kontroll av fastighetsunderhållet. Bedömningen grundar sig på att det finns en tydlig målbild för förväntningar på såväl bostäder som fastigheternas skick. Vidare är bedömningen att det finns ett systematiskt arbetssätt för inventering, planering och genomförande av underhållet på fastighetsbeståndet.”
Carolina ser detta som en tydlig bekräftelse på att LKF:s arbete med Planima har gett resultat:
– Vi har byggt upp en struktur där vi både inventerar och följer upp våra fastigheter på ett systematiskt sätt. Det gör att vi kan arbeta långsiktigt och samtidigt engagera hela organisationen i underhållsarbetet. Vårt mål är att skapa en kultur där alla ser vikten av underhåll – från stora investeringar till små insatser i vardagen, berättar hon.
LKF är bara ett av flera exempel på hur kommunala och allmännyttiga fastighetsägare kunnat göra stora vinster på att arbeta strukturerat med sin underhållsplanering. Med Planima kan LKF jobba enligt en sammanhållen strategi där alla beslut baseras på fakta och långsiktig planering.
Dessutom finns en tydlig transparens som möjliggör att Carolina och hennes kollegor kan fånga upp och planera såväl större ombyggnadsprojekt som mindre, rena underhållsinsatser, vilket kan leda till ökad livslängd för såväl specifika komponenter som för fastigheterna i stort.
– Vi kan jobba proaktivt istället för att hela tiden släcka bränder. Det skapar trygghet, sparar pengar och gör att vi kan förvalta våra fastigheter på bästa sätt – både för hyresgästerna, ekonomin och miljön. När vi kan underhålla kontinuerligt, slipper vi byta ut komponenterna lika ofta och då sparar vi både pengar och koldioxid, avslutar Carolina.
Nyfiken på mer?
Utforska produkten eller boka demo med våra experter idag!