Se alla kundcase
Med flera hundra fastigheter att hantera kan det vara svårt att få en överblick över vilka åtgärder som behövs, när de ska genomföras och hur de bäst samordnas. Det är en utmaning som många kommunala och allmännyttiga fastighetsbolag tampas med – och så var det också för Lunds Kommuns Fastighets AB (LKF), som förvaltar över 230 fastigheter i Lund.
För bara några år sedan var underhållsplanering en utmaning för LKF. Ansvaret låg i första hand på den tekniska avdelningen, medan förvaltningen – som har direktkontakt med hyresgästerna – hade begränsad insyn i de planerade projekten. Detta resulterade i interna utmaningar i form av svårigheter att följa upp projekt, luckor i den interna kommunikationen samt ökad risk för missade insatser och onödiga kostnader.
– Vi hade flera olika övergripande planer för olika byggnader beroende på byggår, vilket gjorde planeringen fragmenterad. Vissa områden hade detaljerade strategier, medan andra hanterades mer ad hoc. Det gjorde att vi ibland prioriterade fel eller missade underhållsbehov som skulle ha fångats upp tidigare, berättar Carolina Larsen, underhållssamordnare på LKF.
Planeringen var framförallt individbunden och de planer som togs fram var svåra att följa upp i det fastighetssystem som fanns att tillgå på den tiden. Detta gjorde att LKF:s planering och uppföljningar ofta gjordes i olika Excellistor som lagrades i någon av avdelningarnas mappar på den gemensamma servern. Även detta medförde en fragmentarisk bild som definitivt inte underlättade planeringen.
Dessutom saknade kundförvaltarna insyn i vad som var planerat, vilket påverkade både hyresgästdialogen och möjligheten att samordna projekt på ett kostnadseffektivt sätt. I och med att ingen tydligt ägde uppföljningen blev det dessutom svårt att ha kontroll på utförda åtgärder samt insamling av dokumentation som ritningar och drift- och underhållsinstruktioner.
LKF insåg att någonting behövde ske för att skapa bättre förutsättningar till långsiktig underhållsplanering och strategisk förvaltning. Projektledarna på LKF:s tekniska avdelning beslutade därför att genomföra ett pilotprojekt där man testade Planima under 2020 för att skapa en mer samlad och strategisk planering.
– Vi behövde ett system som inte bara var en databas för underhållsplaner utan som också gav oss ett strategiskt verktyg för att prioritera och samordna insatser. Planima gav oss precis det vi behövde, säger Carolina.
I samband med piloten genomfördes också en större omorganisation där planering och budgetansvar flyttades från den tekniska avdelningen till förvaltningsavdelningen och rollen Underhållssamordnare – som Carolina har – skapades.
– Min uppgift är att ha koll på samtliga underhållsplaner, planera inför kommande underhållsprojekt och – tillsammans med vår administratör för fastighetsdokumentation – uppdatera underhållsplanerna när åtgärder har utförts. Projektledarna som utför arbetet tillhör dock fortsatt den tekniska avdelningen, berättar Carolina.
Både en omorganisation och en pilot med Planima alltså. Resultatet? Jo, det var så positivt att Planimas plattform snabbt implementerades för underhållsplanering av hela fastighetsbeståndet, vilket inte bara lett till en bättre överblick utan till att man också kunnat förändra hela sitt arbetssätt – från reaktivt och kostnadsdrivande till strategiskt, proaktivt och resultatdrivet.
Med Planimas hjälp kunde LKF:
”Den sammanfattande bedömningen är att det bedrivs en tillfredsställande styrning och kontroll av fastighetsunderhållet. Bedömningen grundar sig på att det finns en tydlig målbild för förväntningar på såväl bostäder som fastigheternas skick. Vidare är bedömningen att det finns ett systematiskt arbetssätt för inventering, planering och genomförande av underhållet på fastighetsbeståndet.”Carolina ser detta som en tydlig bekräftelse på att LKF:s arbete med Planima har gett resultat:– Vi har byggt upp en struktur där vi både inventerar och följer upp våra fastigheter på ett systematiskt sätt. Det gör att vi kan arbeta långsiktigt och samtidigt engagera hela organisationen i underhållsarbetet. Vårt mål är att skapa en kultur där alla ser vikten av underhåll – från stora investeringar till små insatser i vardagen, berättar hon.
Nyfiken på mer?
Utforska produkten eller boka demo med våra experter idag!