Fra en ukes arbeid til noen få minutter

Utfordring

En hverdag preget av dobbeltarbeid

Hvert år sto teamet i Bostaden i Umeå overfor den samme oppgaven: å ta rundt hundre vedtatte vedlikeholdstiltak ut av ett system og legge dem inn i et annet, med manuell håndtering. Prosjekt for prosjekt. Rad for rad. Det kunne ta en hel uke – hvert år. Nå tar det noen få minutter.

Gustav Midebjörk jobber som vedlikeholdsplanlegger i Bostaden i Umeå – et av Nord-Sveriges største kommunale boligselskaper med drøyt 16 000 leiligheter og rundt 100 000 kvadratmeter næringsareal. Det er en portefølje som krever et velsmurt maskineri for å holde orden på vedlikehold, prosjekter og ressurser.

Bostaden i Umeå bruker Insikt som prosjektstyringssystem – verktøyet der prosjektlederne har hverdagen sin. Gustav har på sin side brukt Planima i drøyt et år for å planlegge og prioritere vedlikeholdet strategisk. Men før det hadde de vedlikeholdsplanleggingen sin i eiendomssystemet.

Problemet var at eiendomssystemet og Insikt ikke snakket med hverandre.

Før hvert nytt budsjettår måtte teamet derfor overføre vedtatte prosjekter manuelt fra ett system til et annet, med mange manuelle steg.

Eiendomsbetegnelse. Tiltak. Prosjektleder. Beløp. Startdato. Gang på gang, prosjekt for prosjekt, til alt var på plass. Hundre prosjekter senere hadde det gått en uke – og risikoen for manuelle feil hadde vært der hele veien.

«Fra vi hadde bestemt hvilke prosjekter som skulle gjennomføres kommende år, til alt var registrert som prosjekter i Insikt, kunne det ta opptil en uke. Det er rundt hundre prosjekter, der Excel-lister ble sendt frem og tilbake, så det blir mye tid og mange ledd der den menneskelige faktoren kan slå til.»
Gustav Midebjörk, Bostaden i Umeå

Løsning

Planimas åpne API ga nye muligheter

Da Bostaden i Umeå byttet til Planima for drøyt et år siden, så Gustav tidlig at disse prosessene måtte kunne løses bedre. Han hentet derfor inn en konsulent som hjalp ham med å undersøke hva som faktisk er mulig via Planimas åpne API. Og det tok ikke lang tid å finne en elegant løsning.

Logikken er like enkel som den er kraftfull. Gustav og kollegene hans merker tiltakene i Planima som skal overføres til Insikt, med en bestemt tagg. Integrasjonen utløses automatisk når tre vilkår er oppfylt: tiltaket er planlagt innen den kommende toårsperioden, har statusen besluttet og har taggen Insikt. Når alle tre vilkårene er oppfylt, henter Insikt prosjektet automatisk.

Og det er ikke bare et tomt prosjektkort som opprettes. Hele konteksten overføres fra Planima til Insikt:

•  Eiendomsnavnet og tiltakets betegnelse
•  Tildelt prosjektleder, basert på ressursplanleggingstaggen som allerede er lagt på i Planima
•  Prosjekttype, beløp og planlagt startdato
•  En direktelenke til tiltaket i Planima – slik at prosjektlederen med ett klikk kommer til bilder, beskrivelser og mengder
•  Hvis flere tiltak inngår i ett og samme prosjekt, slår integrasjonen dem automatisk sammen til ett samlet prosjekt i Insikt
  
  

Prosjektlederne trenger aldri å forlate prosjektstyringssystemet sitt for å forstå hva som skal gjøres. Men vil de ha flere detaljer, finnes lenken til Planima.

«Med Planima har planleggingen av kommende prosjekter blitt mye smidigere. Prosjektlederne får tildelt prosjektene sine på et tidligere tidspunkt og får dermed mer tid til utredning. API-løsningen var enda et steg i å effektivisere prosessen og gjør det for eksempel mulig med bedre og mer gjennomarbeidede anskaffelser enn tidligere.»
Gustav Midebjörk, Bostaden i Umeå

Fra idé til live på to dager

Det som imponerer like mye som resultatet, er hvor raskt det gikk å bygge. Linda Örtegren, Customer Success Manager i Planima, husker forløpet godt:

«En dag tok Gustav kontakt og ville ha litt mer informasjon om API-et. Noen dager senere hadde de allerede bygget dette.»
Linda Örtegren, Planima

Konsulenten Gustav engasjerte, brukte totalt ca. to arbeidsdager på oppdraget – inkludert å prøve seg frem og finne riktig logikk. Investeringen var liten, og verdien er tilbakevendende, år etter år.

Resultat

Ikke en engangsbesparelse – en strukturell endring

Det er lett å redusere dette til en historie om tidseffektivitet. Men det handler om mer enn det.

Tidligere innebar den manuelle prosessen at prosjektlederne fikk prosjektene sine sent, fordi overføringen tok tid og ble håndtert manuelt. Nå er prosjektene tilgjengelige i Insikt så snart beslutningen er tatt i Planima. Prosjektlederne kan planlegge bedre, innhente tilbud i god tid og gjennomføre ordentlige anskaffelser i stedet for å ha tidspresset hengende over seg.

Databeskrivelsene er enhetlige og sporbare, og Gustav kan bruke den frigjorte arbeidstiden på det han egentlig er ansatt for.

Gustavs råd til andre

Da Gustav ble spurt om hva han vil gi videre til andre eiendomsselskaper som jobber med lignende utfordringer, var svaret tydelig:

«Ta kontakt med noen som kan hjelpe deg med API-et og konfigurere det. Det tok slett ikke lang tid. Det sparer oss for enormt mye tid med tanke på mengden tiltak vi håndterer hvert år. I stedet for en uke fra beslutning tar det ti minutter å få alle tiltakene inn i Insikt.» – Gustav Midebjörk, Bostaden i Umeå

Planimas åpne API – bygget for deres virkelighet

Bostaden i Umeå er ett av flere gode eksempler på at Planimas åpne API ikke er en funksjon for teknologientusiaster. Det er et verktøy for eiendomsselskaper som vil slutte med dobbeltarbeid og la systemene sine samhandle – uten å måtte bygge egne plattformer fra bunnen av.

Uansett om dere jobber med Insikt, et økonomisystem eller et internt prosjektverktøy, finnes muligheten til å koble flytene deres sammen med Planima. Det krever ikke en hel IT-avdeling. Det krever det rette spørsmålet, et tydelig behov og riktig person til å hjelpe dere med å konfigurere det.

Og som Gustav viste, kan den investeringen tjenes inn i både tid og penger – hvert år.

Eksempler på muligheter med Planimas åpne API

Den store verdien ved å bruke Planimas API er altså at du kan automatisere det som i dag krever manuell håndtering. Du slipper å bruke tid, ressurser og energi på å overføre informasjon om organisasjonene, eiendommene og vedlikeholdstiltakene dine manuelt. I tillegg sikrer du at ingenting blir feil underveis.

Her er noen vanlige brukstilfeller der dataoverføring via Planimas API pleier å skape stor verdi – samt eksempler på systemer som kan integreres:

• Synkroniser data om bygninger, komponenter eller eiendomsdata Synkroniser data fra Planima til for eksempel Pigello, Momentum, Vitec, SWG m.fl.
• Analyser og visualiser data Hent data fra Planima til Microsoft Power BI, Homepal, Google Looker Studio, Tableau, Qlik Sense m.fl.
• Økonomisk planlegging og budsjett Synkroniser Planima-data til Hypergene, Insikt, Planacy, Stratsys, Visma m.fl.
• ESG- og bærekraftsrapportering Hent bærekraftsdata fra Planima til Position Green, Stratsys, Normative m.fl.

Listen er ikke uttømmende – den er et utgangspunkt. Det Gustav Midebjörk og Bostaden i Umeå viste, er at det sjelden er den tekniske kompleksiteten som er hinderet. Det er kunnskapen om hva som er mulig.