Enkel og morsom budsjettering med Planima

Utfordring

Ustrukturert planlegging uten oversikt

I intervjuserien vår Hållbara Hus forteller Daniel Grönbek, eiendomssjef i Bollebygds kommun, om hvordan kommunens vedlikeholdsarbeid har foregått historisk.

«…veldig kortsiktig og mange utrykninger. Teknikerne våre rapporterte inn hvis det var noe som var dårlig, som virkelig så ille ut og som måtte gjøres. Det dukket opp, og så måtte man søke om penger til det.»

Vedlikeholdsarbeidet var altså rettet mot det som var akutt i øyeblikket. Det fantes heller ingen verktøy for planleggingen, og de dyreste prosjektene ble liggende.

«På det meste var det en Excel-fil et sted på datamaskinen som vi jobbet med da – og planleggingen ble deretter.»

Løsning

På høy tid med endring

I 2015 hadde vedlikeholdsetterslepet økt så mye at de innså at det var på tide å gjøre noe med saken. Kommunen måtte da utarbeide en ny vedlikeholdsplan som kunne presenteres for politikerne. Daniel og medarbeiderne hans måtte begynne på nytt og gjøre en grundig kartlegging.

Etter å ha sammenlignet systemer valgte de i 2017 å kjøpe inn Planima som planleggingsverktøy, og et intensivt arbeid med befaringer fulgte. Det viste seg å kreve et omfattende arbeid, og Planima ble koblet inn for å bistå kommunen med planleggingen.

Arbeidet resulterte i en betydelig forbedring av vedlikeholdsplanen for alle kommunens eiendommer. Planene ble presentert for politikerne, som nå for første gang fikk oversikt over og innsikt i hvilke forbedringstiltak som var nødvendige. Reaksjonene var svært positive, og de var glade for at det nå fantes konkrete planer for hvordan de skulle arbeide fremover.

Resultat

Effekter av systematisk vedlikeholdsarbeid

I dag gjennomføres all planlegging av eiendommenes vedlikehold og investeringer i Planima, og kommunen kan nå: – Budsjettere bedre: Kommunen har budsjettert med 10 millioner SEK årlig til planlagt vedlikehold, med en buffer for uforutsette vedlikeholdsarbeider. – Prioritere prosjekter: Fokusere på eiendommenes ytre klimaskall og værsikre tak og fasader. Planima kan foreslå de tiltakene som haster mest. – Effektivisere det daglige arbeidet: Allerede om høsten planlegges tiltakene for neste år, og gjennom Planima kan kommunen velge ut det som er mest akutt. I dag har eiendommene et bedre vedlikehold, og virksomhetene i lokalene er fornøyde og takknemlige for et bedre arbeidsmiljø. Daniel Grönbek sier at det i dag har blitt morsommere å jobbe med budsjettering, særlig når han ser resultatet så tydelig. I tillegg får de mer gjort for pengene takket være vedlikeholdsplanene. Nå er det også lettere å kommunisere nøyaktig hva som er gjort og hva som er planlagt fremover, noe politikerne setter stor pris på. I tillegg merkes det hvor stor forskjell pengene gjør, og hvor mye som faktisk skjer takket være løftet i virksomheten. Daniel forteller også hvor viktig vedlikeholdsprogrammet har blitt for Bollebygds kommun i dag:

«Jeg ville ikke klart meg uten et vedlikeholdsprogram i dag, det er helt utenkelig. Vi får gjort mer.»
Daniel Grönbek, eiendomssjef i Bollebygds kommun