Fra brannslukking til proaktiv eiendomsforvaltning

Utfordring

Fra foredling til forvaltning

FKAB ble etablert i 2011 med mål om å satse på de kommunale lokalene. Selskapet kjøpte eiendommer fra Flens kommun, og de som var verdt å forvalte videre, ble lagt inn i en langsiktig forvaltningsplan, hvoretter porteføljen ble foredlet.

«Vi har bygget større enheter til fordel for å fjerne mindre enheter. Små barnehager har for eksempel blitt erstattet av store barnehageenheter for å effektivisere driften i virksomheten. Nå har vi tatt igjen etterslepet og har i prinsippet bygget oss gjennom en stor del av disse effektiviseringene. Så nå er vi mer inne i en forvaltningsfase der vi har mulighet til å se på vedlikeholdsplaner og gå mer i detalj.»
Calle Öman, driftssjef i FKAB

I forbindelse med den nye retningen begynte de å se over planleggingen av eiendomsvedlikeholdet, der et tydelig mål var å gjøre forvaltningen både smidigere og enklere. Tidligere hadde det stort sett blitt gjort i kompliserte Excel-dokumenter, en arbeidsmåte som var både tidkrevende, risikabel og vanskelig å holde oppdatert.  

Løsning

Kartlegging og vedlikeholdsplaner med Planima

FKAB innså at de trengte en robust og effektiv løsning for å håndtere vedlikeholdet av eiendomsporteføljen. Valget falt på Planima, og siden starten i 2021 har selskapet gradvis lagt inn vedlikeholdsplanene sine og oppdatert dataene i systemet. Høsten 2023 ble det så gjort en større, samlet innsats, og Calle forteller at de da brukte funksjonen «Generer vedlikeholdsplan» i Planimas plattform.

«Det var jo veldig effektivt. Vi bestemte oss for et nivå på komponentsiden. Hva skal vi se på? Så spyttet vi egentlig bare ut vedlikeholdsplaner. Den lille jobben var egentlig å legge det inn i systemet. Den store jobben var å måle opp alt og få orden på alle arealer, telle alle vinduer og dører.»

Resultat

Forebygging og tydelighet gir resultater

I fire måneder satte Calle av rundt 20 % av arbeidstiden sin til å kartlegge, måle og generere vedlikeholdsplaner. Sluttresultatet ble rundt femti ferdige vedlikeholdsrapporter og en tydelig oversikt over porteføljens behov. En av de største fordelene er at FKAB har kunnet identifisere og håndtere potensielle problemområder før de blir akutte, noe som har redusert forstyrrelsene og økt effektiviteten i selskapet.

«Det er en enorm forskjell fra hvordan det har vært tidligere.»
‍Calle Öman

Calle forteller at krisetidene også har gjort at de har måttet bli mer effektive.

«Da er det jo veldig godt å ha rimelig god kontroll på vedlikeholdet, slik at man slipper de utrykningene der man må gjøre noe i full fart.»

Calle mener også at kvaliteten på innsatsen virksomheten gjør har økt, fordi de har bedre kontroll. «Jeg synes det merkes allerede nå at vi kan vurdere vedlikeholdsinnsatsen vår på en annen måte når vi går inn i et prosjekt. Det er kjempegøy!» Et område der de særlig har hatt nytte av den nye informasjonen, er energistatistikken.

«Vi har for eksempel beregnet A-temp (oppvarmet areal). Der har vi en helt annen nøyaktighet i energistatistikken vår i dag. Den er justert ut fra det, og den kan benchmarkes på en annen måte, sammenlignes med andre eiendommer, virksomheter og verkstedlokaler. Så det utgjør en stor forskjell.»

Den tydelige informasjonen gjør det enkelt å vise hva som må gjøres og hva som er gjort. Calle trekker også frem Planimas prosjektmodul som et godt og enkelt verktøy som forenkler beslutningsprosessen. «Jeg tok det opp i et møte med ledergruppen nå i formiddag», sier han. «Det er transparent, og alle kan se hva man gjør. Man kan gjøre et notat, og ingen kan si noe om det etterpå. Så det er en kjempebra funksjon som man kan bruke på storskjerm i møter.»