Smart vedlikehold for fremtidens kommunale lokaler

Utfordring

Planlegge vedlikehold for skoler og skianlegg

Huddinge Samhällsfastigheter er et kommunalt eiendomsselskap med en bred eiendomsportefølje som omfatter skoler, barnehager, idrettsanlegg og sykehjem. Ja, til og med skibakker. Spørsmålet de har stilt seg, er hvordan de best arbeider med vedlikehold for en langsiktig og bærekraftig eiendomsforvaltning av kommunens portefølje.

Christian Östermark, vedlikeholdsstrateg, og kollegaen Johan Jägerström, forretningsutvikler, forteller at organisasjonen tidligere først og fremst har vært reaktiv når det gjelder vedlikeholdet. Mye av kunnskapen om eiendommene har dessuten sittet i hodet på enkeltmedarbeidere, noe som har gitt et fragmentert bilde av behovene og gjort det vanskelig å skape en enhetlig strategi for å forebygge problemer.

«Det har vært tungt å jobbe med. Vi har et eiendomssystem der vi har lagt inn alle rom med gulv, vegger og tak, men det blir veldig mange poster på én eiendom eller bygning, noe som gjør det vanskelig å se helheten.»

Løsning

Fra kartlegging til årshjul med Planima

Siden 2022 har Huddinge Samhällsfastigheter vært kunde hos Planima, og de bruker tjenestene for å gi eiendomsvedlikeholdet en strategisk retning. Mye av det innledende arbeidet handlet om å kartlegge og få alle eiendommene inn i verktøyene. Deretter ble det laget årshjul som viser når ulike vedlikeholdsaktiviteter skal gjennomføres, og de innførte faste vedlikeholdsråd for å sikre en god dialog i organisasjonen.

«Vi vet hva vi skal gjøre, når vi skal gjøre det, og hvem som skal gjøre hva», sier Christian. «Det er jo ikke bare Christian som skal drive dette vedlikeholdet, men hele forvaltningen som skal være med og støtte opp», legger Johan til.

Og det er ingen liten organisasjon. Totalt dreier det seg om 135 personer i selve virksomheten, men organisasjonen må også stemme av med politikerne hva som må gjøres. Her fungerer Planima også som en støttepilar takket være muligheten til å lage pene og tydelige rapporter med stor fleksibilitet.

«Hva er det vi skal snakke om, eller hva er det vi skal se på? Vi kan filtrere og zoome inn på ulike deler av vedlikeholdet vårt. For det er jo ikke alltid vi snakker om helheten, det kan være bestemte deler vi skal se på avhengig av hva som står på dagsordenen akkurat nå. Så er det oversikten over kostnadene i årene fremover og de ulike kostnadsbildene som viser hvordan det ser ut på en god måte. Du trenger ikke være vedlikeholdsstrateg for å forstå dem.»

Resultat

Felles syn på vedlikehold og mer tid til det som er viktig

Siden Planima ble innført, har Huddinge Samhällsfastigheter fått en tydelig og strukturert vedlikeholdsstrategi. Det har ikke bare ført til at de har lyktes med målet om å bli mer proaktive, men også til at de har et samlet bilde i organisasjonen av hvordan arbeidet skal drives. «Den største verdien er at vi får et felles syn på hvordan vi skal ta hånd om vedlikeholdet vårt. Vi får et verktøy som hjelper oss å vise hvilket vedlikehold vi har foran oss, hvilke behov vi har og hvilke ressurser som trengs for at vi skal klare dette», forteller Johan. Ved at det blir enklere å planlegge og gjennomføre vedlikeholdstiltak, får medarbeiderne også mulighet til å bruke tid på verdiskapende aktiviteter.

«Jeg føler at det frigjør tid for meg til å være ute der jeg gjør mer nytte.»
Johan Jägerström, forretningsutvikler, Huddinge Samhällsfastigheter

Fremover kommer Huddinge Samhällsfastigheter også til å bruke flere av Planimas moduler.

«Prosjektmodulen kommer til å bli kjempebra for oss. Få samlet vedlikeholdsprosjektene våre, slå sammen vedlikeholdstiltak i en pakke. Det har vi gjort tidligere i Planima med tagger, men nå blir det tydeligere i prosjektmodulen. Og så er det veldig pene eksporter i PDF!»

Med en felles vedlikeholdsstrategi som gjennomsyrer hele organisasjonen og tydelige prosesser og rutiner, har Huddinge Samhällsfastigheter skapt forutsetninger for en bærekraftig og langsiktig forvaltning av eiendommene sine, og det har stor verdi for både dagens og morgendagens innbyggere. «Vi skal jo ha lokalene våre til kommunens behov, og skoler og barnehager kommer til å trengs i veldig lang tid. Så det gjelder å ta vare på tingene våre», sier Johan.