Fra utfordringer til suksess med Planima

Utfordring

Økonomiske utfordringer satte rammene

Kalmarhem er et kommunalt boligselskap som forvalter over 5 000 leiligheter, noe som gjør dem til den største eiendomsbesitteren i sitt län. Men veien til effektiv eiendomsforvaltning har ikke alltid vært enkel. I lang tid slet Kalmarhem med økonomiske utfordringer, noe som førte til et vedlikeholdsetterslep. «Kalmarhem hadde mellom 2007 og 2014 en ganske tøff periode der det handlet mer om å få orden på økonomien enn om å jobbe med vedlikehold», forteller Per Stephani, administrerende direktør i Kalmarhem. I denne perioden jobbet Kalmarhem ikke særlig mye med planlagt vedlikehold. I stedet ble tiltak gjennomført ut fra hvilke økonomiske forutsetninger som fantes i øyeblikket. En gang i året eller så ble det gjort en visuell befaring av porteføljen, og deretter ble det satt inn enkelttiltak. Lenger enn det rakk ikke pengene, noe som selvsagt var et problem organisasjonen var klar over.

Løsning

Omstilling fra nybygging til vedlikehold

Vendepunktet kom da Kalmarhem innså behovet for en systematisk og langsiktig strategi for å håndtere eiendomsporteføljen sin. Da Per tiltrådte som administrerende direktør i 2017, lå fokuset på å løfte Kalmarhems merkevare slik at selskapet ble oppfattet som en attraktiv utleier. Det fantes et krav i denne perioden om å få til nybygging, men det ville også bety at vedlikeholdet av den eksisterende porteføljen fortsatt ville bli forsømt. Det holdt ikke, og de bestemte seg for å legge om fokuset helt – nybyggingen måtte vike til fordel for vedlikehold av de eksisterende eiendommene.

Siden noen år tilbake finnes det ingen i Kalmarhem som ikke jobber med det planlagte vedlikeholdet vårt
‍Per Stephani, administrerende direktør, Kalmarhem

«Siden noen år tilbake finnes det ingen i Kalmarhem som ikke jobber med det planlagte vedlikeholdet vårt», forklarer Stephani. «Det er et veldig stort og prioritert spørsmål for oss.» For alle var ikke denne endringen selvsagt. Det fantes motstand, men her spilte Planima en rolle i å tydeliggjøre hva som måtte skje. Vedlikeholdsforvalteren Anders Rydberg gjennomførte en kartlegging sammen med en kollega og la den inn i Planima. Det gjorde at de kunne overbevise ledergruppen, fordi det ble tydelig hvor stort vedlikeholdsetterslepet var. «Vi fikk inn tall i Planima og kunne vise hvordan det så ut i virkeligheten. Vi hadde selvsagt en anelse om det, men her kunne vi vise svart på hvitt hvor ille det var. I tillegg kunne vi vise hvor enkelt vi kunne løse det med planlegging, samordning og ved å være tidlig ute med anskaffelsene», sier Anders. Begge fremhever hvor viktig tydeligheten i Planima har vært for å få med alle i organisasjonen på reisen mot endring. «Det er veldig tydelig, og selv en som sjelden bruker det – som jeg gjør overfor styret eller ledergruppen – kan med enkle grep vise og forstå essensen», sier Per. Anders fortsetter: «Her kan man ikke unngå verken tall eller tiltak som systemet viser. Både når det gjelder en selv, men også når man skal vise andre at dette må vi satse på.» Faktisk var Per i utgangspunktet slett ikke overbevist om Planima. Han forteller at han sa ordene «over mitt lik» da forslaget først ble lagt frem. «Jeg mente at vi hadde et eiendomssystem, og sa at de måtte overbevise meg om noe annet.»  Det gikk tydeligvis bra, for i dag er han en ambassadør med et svært positivt syn på Planima.

Resultat

Med målet i sikte i 2035

Resultatet av Kalmarhems satsing på planlagt vedlikehold og bruken av Planima er tydelig. Organisasjonen har ikke bare lyktes med å strukturere og prioritere vedlikeholdsbehovene sine, men også med å skape et sterkt internt engasjement.

Det er betydelig enklere når alle har samme syn på vedlikeholdet … Samarbeidet mellom avdelinger blir enklere når alle ser behovene vi har.
‍Anders Rydberg, vedlikeholdsforvalter, Kalmarhem

Med en tydelig visjon fremover, der målet er å ha et vedlikehold i balanse i 2035, fortsetter Kalmarhem å arbeide mot en bærekraftig og effektiv eiendomsforvaltning. «Vi har absolutt et målbilde, og vi må jo jobbe allerede nå med penger og organisasjon, og styrke den for å kunne nærme oss det målbildet», avslutter Per.