Fra fragmentert forvaltning til strategisk helhetssyn

Utfordring

Manglende langsiktighet og vanskelig å få oversikt

Med flere hundre eiendommer å håndtere kan det være vanskelig å få oversikt over hvilke tiltak som trengs, når de skal gjennomføres og hvordan de best samordnes. Det er en utfordring mange kommunale eiendomsselskaper og kommunale boligselskaper sliter med – og slik var det også for Lunds Kommuns Fastighets AB (LKF), som forvalter over 230 eiendommer i Lund.

For bare noen år siden var vedlikeholdsplanlegging en utfordring for LKF. Ansvaret lå først og fremst hos den tekniske avdelingen, mens forvaltningen – som har direkte kontakt med leietakerne – hadde begrenset innsyn i de planlagte prosjektene. Dette førte til interne utfordringer i form av vanskeligheter med å følge opp prosjekter, hull i den interne kommunikasjonen og økt risiko for oversette tiltak og unødvendige kostnader.

– Vi hadde flere ulike overordnede planer for ulike bygninger avhengig av byggeår, noe som gjorde planleggingen fragmentert. Noen områder hadde detaljerte strategier, mens andre ble håndtert mer ad hoc. Det gjorde at vi noen ganger prioriterte feil eller gikk glipp av vedlikeholdsbehov som burde ha blitt fanget opp tidligere, forteller Carolina Larsen, vedlikeholdskoordinator i LKF.

Fragmentert oversikt

Planleggingen var først og fremst personavhengig, og planene som ble utarbeidet, var vanskelige å følge opp i eiendomssystemet som var tilgjengelig den gangen. Dette gjorde at LKFs planlegging og oppfølging ofte ble gjort i ulike Excel-lister som ble lagret i en av avdelingenes mapper på den felles serveren. Også dette ga et fragmentert bilde som definitivt ikke gjorde planleggingen enklere.

I tillegg manglet kundeforvalterne innsyn i hva som var planlagt, noe som påvirket både dialogen med leietakerne og muligheten til å samordne prosjekter på en kostnadseffektiv måte. Siden ingen tydelig eide oppfølgingen, ble det dessuten vanskelig å ha kontroll på utførte tiltak og på innsamlingen av dokumentasjon som tegninger og drifts- og vedlikeholdsinstrukser.

Løsning

Et felles vedlikeholdsverktøy for hele organisasjonen

LKF innså at noe måtte skje for å skape bedre forutsetninger for langsiktig vedlikeholdsplanlegging og strategisk forvaltning. Prosjektlederne i LKFs tekniske avdeling besluttet derfor å gjennomføre et pilotprosjekt der de testet Planima i løpet av 2020 for å skape en mer samlet og strategisk planlegging.

– Vi trengte et system som ikke bare var en database for vedlikeholdsplaner, men som også ga oss et strategisk verktøy for å prioritere og samordne tiltak. Planima ga oss akkurat det vi trengte, sier Carolina.

I forbindelse med piloten ble det også gjennomført en større omorganisering der planlegging og budsjettansvar ble flyttet fra den tekniske avdelingen til forvaltningsavdelingen, og rollen som vedlikeholdskoordinator – som Carolina har – ble opprettet.

– Min oppgave er å ha oversikt over samtlige vedlikeholdsplaner, planlegge kommende vedlikeholdsprosjekter og – sammen med administratoren vår for eiendomsdokumentasjon – oppdatere vedlikeholdsplanene når tiltak er utført. Prosjektlederne som utfører arbeidet, hører imidlertid fortsatt til den tekniske avdelingen, forteller Carolina.

Både en omorganisering og en pilot med Planima, altså. Resultatet? Jo, det var så positivt at Planimas plattform raskt ble implementert for vedlikeholdsplanlegging av hele eiendomsporteføljen, noe som ikke bare har gitt bedre oversikt, men også gjort det mulig å endre hele arbeidsmåten – fra reaktiv og kostnadsdrivende til strategisk, proaktiv og resultatdrevet.

Med Planimas hjelp kunne LKF:

• Samle alle vedlikeholdsdata på ett sted – alle berørte avdelinger fikk tilgang til oppdatert informasjon for å kunne handle på riktig grunnlag.
• Skape bedre rapportering og beslutningsgrunnlag – økonomer og beslutningstakere kunne raskt få oversikt over kommende behov og vedlikeholdsetterslep.
• Redusere personavhengigheten – tidligere lå mye kunnskap hos enkeltmedarbeidere, nå ble informasjonen tilgjengelig for hele organisasjonen.
• Effektivisere ressursbruken – ved å kombinere vedlikeholdstiltak reduseres unødvendige gjentakelser og kortsiktige løsninger.
• Jobbe strategisk og resultatdrevet – takket være oversikt og planlegging ble det enklere å sette mål og handle for å nå dem.

Resultat

En strategisk og systematisk forvaltning som gir resultater

Etter innføringen av Planima har LKF kunnet ta et mer langsiktig grep om eiendomsforvaltningen. – I dag kan vi gå inn i systemet og direkte se hva som er gjort, hva som er planlagt og hva som bør prioriteres fremover. Det gjør oss tryggere i beslutningene våre og gjør det mulig med en mer strategisk håndtering av hele porteføljen, sier Carolina. At arbeidet har blitt mer strukturert, er også bekreftet i en nylig gjennomført vedlikeholdsrevisjon, der revisoren ga følgende vurdering av LKFs vedlikeholdsarbeid:

«Den samlede vurderingen er at det drives en tilfredsstillende styring og kontroll av eiendomsvedlikeholdet. Vurderingen bygger på at det finnes et tydelig målbilde for forventningene til både boliger og eiendommenes tilstand. Videre er vurderingen at det finnes en systematisk arbeidsmåte for kartlegging, planlegging og gjennomføring av vedlikeholdet i eiendomsporteføljen.»

Carolina ser dette som en tydelig bekreftelse på at LKFs arbeid med Planima har gitt resultater: – Vi har bygget opp en struktur der vi både kartlegger og følger opp eiendommene våre på en systematisk måte. Det gjør at vi kan arbeide langsiktig og samtidig engasjere hele organisasjonen i vedlikeholdsarbeidet. Målet vårt er å skape en kultur der alle ser betydningen av vedlikehold – fra store investeringer til små tiltak i hverdagen, forteller hun.

Planima – et verktøy for langsiktig, strategisk forvaltning

LKF er bare ett av flere eksempler på hvordan kommunale eiendomsbesittere og kommunale boligselskaper har kunnet oppnå store gevinster ved å arbeide strukturert med vedlikeholdsplanleggingen. Med Planima kan LKF jobbe etter en helhetlig strategi der alle beslutninger baseres på fakta og langsiktig planlegging. I tillegg gir en tydelig åpenhet Carolina og kollegene hennes mulighet til å fange opp og planlegge både større ombyggingsprosjekter og mindre, rene vedlikeholdstiltak, noe som kan gi økt levetid for både enkeltkomponenter og eiendommene som helhet. – Vi kan jobbe proaktivt i stedet for hele tiden å slukke branner. Det skaper trygghet, sparer penger og gjør at vi kan forvalte eiendommene våre på best mulig måte – både for leietakerne, økonomien og miljøet. Når vi kan vedlikeholde kontinuerlig, slipper vi å bytte ut komponentene like ofte, og da sparer vi både penger og karbondioksid, avslutter Carolina.