Slik budsjetterer du raskt og enkelt

Webinaret i korte trekk

Slipp stress, angst og grå hår med et budsjettarbeid som ikke føles som en langsom vei mot graven!

I webinaret «Eiendomsvedlikehold – Slik budsjetterer du raskt og enkelt», snakker vi om hvordan du som kommunal eiendomsbesitter kan bygge en verdiskapende budsjettprosess som føles ukomplisert – og kanskje til og med morsom!
‍

Konfliktfri, verdiskapende og morsom budsjettering

Anton Klintenberg, CFO og medgründer av Planima, innledet webinaret med å understreke at budsjettering bør være strategisk og verdiskapende snarere enn en kilde til konflikt mellom økonomiavdelingen og forvaltningen. Han mente at budsjettet bør ta utgangspunkt i selskapets langsiktige mål og strategier, og fungere som et verktøy for å omsette disse planene i virkeligheten. Ved å fordele ressursene effektivt kan organisasjoner maksimere avkastningen på sine begrensede ressurser, både økonomisk og i et bærekraftsperspektiv. Anton påpekte at en velfungerende budsjettprosess ikke bare reduserer friksjon, men også skaper en mer effektiv virksomhet der hele organisasjonen er delaktig.

Han løftet også frem betydningen av at budsjettarbeidet er en kontinuerlig prosess som involverer alle i organisasjonen, snarere enn et årlig «budsjettslag» som skaper stress og konflikter. Ved å arbeide datadrevet og holde budsjetteringen levende hele året kan selskaper bedre tilpasse seg endringer og ta mer informerte beslutninger. Dette gjør det også mulig å fokusere på å prioritere tiltak som gir maksimal avkastning, og å samordne prosjekter for å oppnå store besparelser. Anton avsluttet med å understreke at en strategisk og inkluderende budsjettprosess er nøkkelen til langsiktig suksess.
‍

Suksessfaktorer fra kundeinnsikt: Slik budsjetterer Planimas kunder

Linda Örtegren, Customer Success Manager i Planima, delte suksessfaktorer fra kunder hun møter daglig. Hun understreket at budsjettering bør være en kontinuerlig prosess, ikke noe som skjer ved én enkelt anledning. Med tydelige prosesser og arbeidet fordelt over året blir budsjetteringen smidigere og mer effektiv. Linda tipset om å synkronisere data mellom Planima og økonomisystemet, bruke eiendomstagger og merkinger for å forenkle budsjettarbeidet, og å involvere hele organisasjonen i prosessen.

Hun trakk frem konkrete eksempler: Bollebygds kommun trenger ikke lenger å søke om midler hvert år takket være en langsiktig plan. Svenska Bostäder klarte budsjettprosessen sin på bare fire timer ved å samle alle involverte og bruke Planima som verktøy. Linda avsluttet med en «oppskrift» på vellykket budsjettering: tidlig vedlikeholdsstrategi med mål, tydelige roller og ansvar, prioriteringsregler knyttet til strategien, et planleggingsverktøy tilpasset budsjetteringen og at alle er involvert.
‍

Slik bruker du Planima for enkel og strategisk budsjettering

Alex D’souza Davidsson, Senior Sales Executive i Planima, viste i praksis hvordan man kan bruke Planima for å forenkle og effektivisere budsjettarbeidet. I demoen av verktøyet fokuserte han på funksjoner som er relevante både for eksisterende kunder og for dem som ennå ikke bruker Planima. Han understreket at budsjetteringen bør være et kontinuerlig arbeid hele året, ikke bare noe som skjer i to måneder i året.

Alex gikk gjennom hvordan man kan bruke eiendomstagger for å organisere og filtrere data, noe som gjør det lettere å få oversikt over eiendomsporteføljen. Han viste også hvordan man kan bruke merkinger og kategorier for å zoome inn på spesifikke tiltak, for eksempel energisparing eller akutte vedlikeholdsbehov. Med Planima kunne man raskt filtrere frem relevante tiltak og masseoppdatere dem, noe som sparer tid.

Han demonstrerte hvordan man kan lage visuelle rapporter og eksportere dem som PDF eller Excel, noe som forenkler kommunikasjonen med kolleger og beslutningstakere som kanskje ikke er inne i vedlikeholdsspørsmål. Alex avsluttet med å vise hvordan man kan opprette vedlikeholdsprosjekter for å samordne tiltak og maksimere samordningsgevinster.
‍