FKAB: Från brandsläckning till proaktiv fastighetsförvaltning

När det kommer till underhåll har Flen Kommunfastigheter (FKAB) gått från reaktiv brandsläckning till en mer proaktiv förvaltningsstrategi. Calle Öman, driftchef på FKAB, berättar hur Planima hjälpt organisationen i förändringsarbetet.

Se alla kundcase

Innehåll
Utmaning

Avsaknad av överblick och ett tidskrävande planeringsarbete

 Lösning

Inventering och uppbyggnad av proaktiva underhållsplaner

 Resultat

Transparens, överblick och 50 färdiga underhållsplaner på kort tid

Utmaning

Från förädling till förvaltning

FKAB bildades 2011 med syfte att göra en satsning på de kommunala lokalerna. Företaget köpte in fastigheter från Flens kommun och de som var värda att förvalta vidare lades in i långsiktig förvaltningsplan, varpå beståndet förädlades.  “Vi har byggt större enheter till förmån för att plocka bort mindre enheter. Små förskolor har exempelvis ersatts av stora förskoleenheter för att effektivisera driften i verksamheten,” berättar Calle. “Nu är vi ikapp och har i princip byggt oss igenom en stor del av de här effektiviseringarna. Så nu är vi mer inne i ett förvaltande skede där vi har möjlighet att titta på underhållsplaner och gå in mer i detalj,” berättar han. I samband med den nya inriktningen började de se över planeringen av fastighetsunderhållet där ett tydligt mål var att göra förvaltningen både smidigare och enklare. Tidigare hade det mestadels gjorts i komplicerade excel-dokument, ett arbetssätt som var både tidskrävande, riskfyllt och svårt att hålla och uppdaterat.  

Lösning

Inventering och underhållsplaner med Planima

FKAB insåg att de behövde en robust och effektiv lösning för att hantera fastighetsbeståndets underhåll. Valet föll på Planima och sedan starten 2021 har företaget successivt lagt in sina underhållsplaner och uppdaterat datan i systemet. Under hösten 2023 gjordes sedan en större, samlad insats och Kalle berättar att de då använde funktionen ”Generera Underhållsplan”, i Planimas verktyg. “Det var ju väldigt effektivt,” säger han. “Vi bestämde oss för en nivå på komponentsidan. Vad ska vi titta på? Sen så spottade vi ur oss underhållsplaner egentligen.” Han fortsätter: “Det lilla jobbet var ju egentligen att lägga in det i systemet. Det stora jobbet var att mäta in allting och få ordning på alla ytor, räkna alla fönster och dörrar.” 

Resultat

Förebyggande och tydlighet ger resultat

Under fyra månader avsatte Calle ungefär 20% av sin arbetstid för att inventera, mäta och generera underhållsplaner. Slutresultatet blev ett femtiotal färdiga underhållsrapporter och en tydlig överblick över fastighetsbeståndets behov. En av de största fördelarna är att FKAB kunnat identifiera och adressera potentiella problemområden innan de blir akuta, vilket minskat störningarna och ökat effektiviteten i bolaget.
“Det är en enorm skillnad mot hur det har varit tidigare.”  – Calle Öman, Driftchef på Flens kommunfastigheter
Calle berättar att kristiderna också gjort att de behövt bli effektivare. “Då är det ju väldigt skönt att ha hyfsad koll på underhållet, så att det inte kommer de där brandkårsutryckningarna där man måste göra något snabbt.” Calle menar också att kvaliteten ökat på insatserna verksamheten gör eftersom de har större koll. “Det tycker jag märks redan nu att vi kan värdera våra underhållsinsatser på att annat sätt när vi går in i ett projekt. Det känns jättekul!” Ett område där de särskilt fått användning av den nya informationen har varit gällande energistatistiken. “Vi har tagit fram A-temp, till exempel. Där har vi en helt annan noggrannhet idag på vår energistatistik. Den har blivit justerad utifrån det och den går att benchmarka på ett annat sätt, jämföra sig med andra fastigheter, verksamheter och verkstadslokaler. Så det blir stor skillnad,” säger han. Den tydliga informationen gör det enkelt att visa vad det är som behöver göras och vad som är gjort. Calle lyfter även Planimas projektmodul som ett bra och enkelt verktyg som underlättar beslutsprocessen. “Jag hade med det upp i möte med ledningsgruppen nu på förmiddagen,” säger han. “Det är transparent och alla kan se vad man gör. Man kan göra en notering och ingen kan säga någonting om det efteråt. Så det är en jättebra funktion som man kan använda på storskärm i sittande möte.”

Nyfiken på mer?

Utforska produkten eller boka demo med våra experter idag!

Utforska Planima
Boka demo
Populära artiklar
Produkt
Kontakt
Planima
© Planima