Från stort till smått
Historiskt sett har Svenska Bostäder förlitat sig på omfattande helombyggnadsprojekt av sitt fastighetsbestånd, vilket innebar att hyresgästerna fått flytta ut medan fastigheterna renoverats i sin helhet.
“Jag bor själv i en villa. Jag skulle aldrig få för mig att flytta ut familjen i tält på gården eller trädgården och sen göra allting i alla rum samtidigt. Vi ville gå tillbaka till en enklare modell där vi gör saker när det är dags att göra saker,” förklarar Ulf.
Men omfattande ingrepp i de boendes vardag var bara en av utmaningarna. Den gamla strategin innebar också att problem kunde förvärras i väntan på en helrenovering eller att saker byttes ut i förtid, vilket i båda fallen är både kostsamt och ohållbart för miljön. Just det senare är något Ulf trycker särskilt på.
”Vi kan inte se våra barn i ögonen om vi slänger ut saker som har lång livslängd kvar.”Kulturen en viktig del av förändringen
För att möta dessa utmaningar började Svenska Bostäder implementera en ny strategi där de sätter in resurser där de behövs, när de behövs. Men hur lyckas en med det när fastigheterna tidigare hanterats som helheter där allt renoveras samtidigt?
För att påbörja resan behövde organisationen först veta vilka underhållsbehov de hade under den kommande femårsperioden. De inventerade och sorterade den information som fanns i organisationen och förde in den i Planimas verktyg. Därefter kunde de analysera vilka fastigheter som hade störst behov.
Svenska Bostäder använder idag hela Planima-sviten av funktioner för att få ihop det komplexa arbetet med fastighetsbeståndet. Enligt Ulf har det blivit en nyckelfaktor till att företaget lyckats lägga om hur de arbetar och i början tryckte han hårt på att få medarbetarna att lägga in data i systemet.
“Och jag sa redan under våren till organisationerna att allt som ska in i budgeten ska in i Planima annars blir det inga pengar. Det var liksom den enda tydliga styrningen jag hade,” berättar han.
Omställningen av underhållet var också i hög grad kulturell, där de var tvungna att ändra hur de arbetade. Det är inte alltid helt enkelt att få med alla i ett förändringsarbete. En viktig del blev därför att involvera den lokala organisationen och skapa en decentraliserad infrastruktur. Genom att involvera de distrikten och deras chefer skapades en känsla av ägarskap och ansvar för underhållet.
“Vårt jobb som underhållstrateger och underhållsplanerare har inte varit att underhållsplanera i första hand, utan att hjälpa organisationerna att bli underhållsplanerare.” 
