Fra stressende budsjettarbeid til samordnet eiendomsvedlikehold
Utfordring
Stressende budsjettarbeid uten god nok oversikt
Karl-Johan Lindahl har en bred og strategisk rolle som eiendomssjef i HSB Stockholm, med personalansvar og det øverste ansvaret for rundt 70 eiendommer. Allerede fra første arbeidsdag, i november 2016, begynte han å sette seg inn i arbeidet med vedlikeholdsplanleggingen – og han så tidlig et behov for å samordne og effektivisere det.
Fremfor alt ble det stressende foran det årlige budsjettarbeidet, fordi det manglet god nok oversikt over hva som måtte gjøres, både på lang og kort sikt.
Å arbeide forebyggende snarere enn reaktivt med eiendomsvedlikeholdet var for Karl-Johan en strategisk beslutning og en selvfølge. Målet var å redusere stresset for forvalterne og ta kontroll over beslutningene om kommende prosjekter, i stedet for bare å reagere på innkomne feilmeldinger.
«Det er viktig å vite at vi gjør de riktige tingene, og at vi gjør dem til riktig tid. Å gjennomføre prosjekter altfor tidlig er å prioritere feil. For sent ute vil vi selvsagt heller ikke være, for å slippe følgefeil og ekstra kostnader den veien.»–
Karl-Johan Lindahl, eiendomssjef, HSB Stockholm
Det fantes allerede et system for vedlikeholdsplanlegging i HSB Stockholm, men det var bygget for den delen av organisasjonen som forvalter borettslag, og lot seg ikke tilpasse utleieeiendommer.
«Vi ville kunne se eiendommene i ulike klynger, inndelt etter ulike forvalterområder, og også kunne se hele eiendomsporteføljen i én og samme visning.»
Løsning
Et frittstående verktøy spesialisert på vedlikeholdsplanlegging
HSB Stockholm hadde allerede systemer på plass for administrasjon, saksbehandling og økonomi – det som manglet, var en modul for vedlikeholdsplanlegging. Karl-Johan lette derfor etter et enkelt og raskt verktøy, ikke en ny helhetsløsning.
«Jeg søkte rundt etter vedlikeholdsplan for eiendommer, og Planima ble nevnt i de fleste sammenhengene jeg fant frem til», forteller Karl-Johan.
«Jeg visste at vi trengte et enkelt og raskt verktøy. Så jeg prøvde å ta kontakt med Planima etter å ha kommet over navnet flere steder. Da kjente jeg veldig raskt at dette kunne være noe for oss. En frittstående tjeneste, spesialisert på vedlikeholdsplanlegging!»
HSB Stockholm vurderte flere alternativer, men falt for fleksibiliteten og enkelheten i Planima. De engasjerte også byggkonsulentene i Sustend for å utarbeide vedlikeholdsplaner for eiendomsporteføljen. Siden Sustend også bruker Planima, ble prosessen effektiv hele veien.
«Planima er et friskt selskap. Med svært imøtekommende folk som gjør samarbeidet smidig.»
Resultat
Mindre stress og bedre samordning mellom forvaltere
Med vedlikeholdsplanene på plass i Planima ble det ifølge Karl-Johan en selvfølge for alle i HSB Stockholm å fortsette med verktøyet. Selv om det krever at hver forvalter jobber aktivt med sin vedlikeholdsplan, opplever organisasjonen nå en tydelig avlastning – og verktøyet er enkelt å komme i gang med, også for medarbeidere med mindre datavaner.
Før hver sommer reviderer forvalterne vedlikeholdsplanene for sine respektive eiendommer, krysser av ferdige prosjekter og går gjennom hva som er på gang. En av forvalterne har også fått hovedansvaret for å samordne vedlikeholdsprosjekter mellom kollegene – noe som tidligere var vanskelig, fordi hver forvalter drev sine prosjekter uten innsyn i hverandres planlegging.
«Det kunne skje at to større fasadeprosjekter i samme område ble gjennomført med bare et års mellomrom eller så. Med oversikten i de digitale vedlikeholdsplanene våre kan vi i stedet samordne slike prosjekter for å spare både tid og penger.»
Å samle alt i en oversiktlig, digital vedlikeholdsplan for hver eiendom ga også HSB Stockholm et tydeligere bilde av det faktiske vedlikeholdsbehovet.
«Da vi hadde fått vedlikeholdsplanene på plass, fikk vi et bilde av vedlikeholdsbehovet, og det var mer omfattende enn vi hadde trodd.»
Å gjennomføre alt i vedlikeholdsplanene med en gang er ikke realistisk ennå, men med samlet og digital oversikt kan HSB Stockholm nå ta velbegrunnede beslutninger og fokusere på de riktige tingene.
«Nå som stresset rundt ikke å vite hva vi må gjøre er borte, kan vi fokusere på å gjøre de riktige prioriteringene.»