Från stressigt budgetarbete till samordnat fastighetsunderhåll

Utmaning

Stressigt budgetarbete utan tillräcklig överblick

Karl-Johan Lindahl har en bred och strategisk roll som fastighetschef på HSB Stockholm, med personalansvar och ytterst ansvar för ett 70-tal fastigheter. Redan från sin första dag på jobbet, i november 2016, började han sätta sig in i arbetet med underhållsplaneringen – och han såg tidigt ett behov av att samordna och effektivisera det.

Framför allt blev det stressigt inför det årliga budgetarbetet, eftersom det saknades en tillräckligt bra överblick över vad som behövde göras, både på lång och kort sikt.

Att arbeta förebyggande snarare än reaktivt med fastighetsunderhållet var för Karl-Johan ett strategiskt beslut och en självklarhet. Målet var att minska stressen för förvaltarna och att ta kontroll över besluten kring kommande projekt, istället för att bara reagera på inkommande felanmälningar.

"Det är viktigt att veta att vi gör rätt saker, och att vi gör dem i rätt tid. Att genomföra projekt allt för tidigt är att prioritera fel. För sent ute vill vi såklart heller inte vara, för att slippa följdfel och extra kostnader den vägen."–
‍Karl-Johan Lindahl, fastighetschef, HSB Stockholm

Det fanns redan ett system för underhållsplanering inom HSB Stockholm, men det var byggt för den del av organisationen som förvaltar bostadsrättsföreningar och gick inte att få att passa för hyresfastigheter.

"Vi ville kunna se fastigheterna i olika kluster, indelade efter olika förvaltarområden och även kunna överblicka hela fastighetsbeståndet i en och samma vy."

Lösning

Ett fristående verktyg specialiserat på underhållsplanering

HSB Stockholm hade redan system på plats för administration, ärendehantering och ekonomi – vad som saknades var en modul för underhållsplanering. Karl-Johan sökte därför efter ett enkelt och snabbt verktyg, inte en ny helhetslösning.

"Jag sökte runt efter underhållsplan för fastigheter och Planima nämndes i de flesta sammanhang jag hittade till," berättar Karl-Johan.

"Jag visste att vi behövde ett enkelt och snabbt verktyg. Så jag testade att höra av mig till Planima efter att ha stött på namnet på flera ställen. Då kände jag väldigt snabbt att det här kan vara något för oss. En fristående tjänst, specialiserad på underhållsplanering!"

HSB Stockholm utvärderade flera alternativ men föll för flexibiliteten och enkelheten i Planima. De anlitade även byggkonsulterna på Sustend för att ta fram underhållsplaner för fastighetsbeståndet. Eftersom Sustend också använder Planima blev processen effektiv rakt igenom.

"Planima är ett fräscht bolag. Med väldigt tillmötesgående personer som gör samarbetet smidigt."

Resultat

Mindre stress och bättre samordning mellan förvaltare

Med underhållsplanerna på plats i Planima blev det, enligt Karl-Johan, en självklarhet för alla på HSB Stockholm att fortsätta med verktyget. Även om det krävs att varje förvaltare arbetar aktivt med sin underhållsplan, upplever organisationen nu en tydlig avlastning – och verktyget är enkelt att komma igång med, även för medarbetare med mindre datorvana.

Inför varje sommar reviderar förvaltarna underhållsplanerna för sina respektive fastigheter, bockar av färdiga projekt och gör en översyn av vad som är på gång. En av förvaltarna har också fått huvudansvar för att samordna underhållsprojekt mellan kollegorna – något som tidigare var svårt att göra, eftersom varje förvaltare drev sina projekt utan insyn i varandras planering.

‍

"Det kunde vara så att två större fasadprojekt i samma område gjordes med bara något års mellanrum. Med överblicken i våra digitala underhållsplaner kan vi istället samordna sådana projekt för att spara både tid och pengar."

Att samla allt i en överblickbar, digital underhållsplan för varje fastighet gav också HSB Stockholm en tydligare bild av det faktiska underhållsbehovet.

"När vi fått underhållsplanerna på plats fick vi en bild av underhållsbehovet och det var mer omfattande än vad vi hade trott."

Att genomföra allt i underhållsplanerna direkt är inte realistiskt än, men med samlad och digital överblick kan HSB Stockholm nu fatta välgrundade beslut och fokusera på rätt saker.

"Nu när stressen är borta kring att inte veta vad vi behöver göra, kan vi fokusera på att göra rätt prioriteringar.