100 vedlikeholdsplaner på 30 dager – slik fikk KBAB umiddelbar oversikt over porteføljen sin

Utfordring

Dårlig oversikt og spredte data

Karlstads Bostads AB er et av Värmlands største boligselskaper med 110 eiendommer i porteføljen – alt fra boligblokker bygget på 1940-tallet til nybygg fra 2025 – med nesten 8 000 leiligheter samt lokaler, barnehager, omsorgsboliger m.m.

Kort sagt: en bred portefølje som krever oversikt, struktur og en tydelig strategi for å bli vedlikeholdt og utviklet.

Andreas Sälgvik, som gikk inn i rollen som teknisk forvalter i forbindelse med en omorganisering i KBAB tidlig i 2025, forteller at selskapet hadde mye data om eiendommene, men at de var spredte, sprikende og vanskelige å få grep om. Dataene måtte samles for å kunne brukes til planlegging og til å ta velbegrunnede beslutninger.

«Vi hadde jo dette klassiske som jeg tror mange i bransjen fortsatt sitter og sliter med. En Excel-fil med ønsker, behov og akutte saker her, informasjon i et SharePoint der. Delt ansvar som skapte gråsoner og uklarhet. Vi hadde vel en anelse om hvordan det så ut der ute. Men det er veldig vanskelig å vise noe med bare et Excel-ark eller frittstående statistikk fra et annet system.»
Andreas Sälgvik, KBAB

Løsning

Brukervennlig vedlikeholdsplattform med tydelig visualisering

KBAB trengte rett og slett en plattform der de kunne samle alle data og koke dem ned til handlingsrettede vedlikeholdsplaner, og visualisere eiendommenes behov på både kort og lang sikt. De trengte Planima.

Sagt og gjort: i januar 2026 hadde Andreas sitt første oppstartsmøte med Linda Örtegren, Senior Customer Success Manager i Planima. Og resten er, som man sier, historie. Andreas og kollegene hans har nemlig kommet i gang med Planima på rekordtid.

«Jeg husker at vi hadde oppstartsmøtet vårt i midten av januar, der jeg gikk gjennom hvordan Planima fungerer. Og da satte vi oss som mål at de skulle ha laget tre vedlikeholdsplaner før det vi kaller en ‘praktisk oppfølging’, som vi booket en uke senere. Men på det møtet hadde Andreas allerede laget 30!»
Linda Örtegren, Planima

Rask oppstart – med riktig strategi

Og effektiviteten stoppet ikke etter 30 planer. Faktisk tok det bare én måned for Andreas og kollegene hans å lage vedlikeholdsplaner for 100 av selskapets eiendommer, noe som har gjort at de raskt har fått mye bedre kontroll på porteføljen sin.

Hemmeligheten? Andreas sier spøkefullt at det bare er å låse seg inne i kjelleren, sette på hodetelefoner med god musikk og stå på til man er ferdig, men utdyper deretter resonnementet.

«Det handler vel om det samme som vedlikeholdsarbeid generelt: å være strukturert, fokusert og tenke langsiktig. Vi begynte med det som driver kostnadene, hadde en tydelig struktur og sørget for å feire små seire underveis, slik at vi kunne tenke ‘så bra, vi har kommet så langt’ i stedet for ‘oi, det er 90 eiendommer igjen’.»
Andreas Sälgvik, KBAB

Feiret fremskrittene underveis

En kollega kom nemlig med et enkelt, men smart tips: De satte opp en liste med alle eiendommer og komponentkategorier i et eget dokument. Hver gang de fylte inn data for en eiendom, ble den markert grønn, slik at teamet kunne se med det blotte øye at de gjorde fremskritt.

Det høres ut som en liten ting. Men den som har sittet foran skjermen i timevis og tastet inn tall, vet at hver grønne celle eller rad utgjør en forskjell.

Resultat

Tydelig oversikt – allerede etter et par uker

Allerede etter noen uker begynte KBAB å se effektene av å få dataene sine inn i Planima. Den visuelle oversikten – per eiendom, med søyler og tall – ga en helt annen tyngde sammenlignet med den gamle Excel-filen.

Teamet bruker allerede grunnlaget i budsjettarbeidet og har begynt å bruke det til å visualisere eiendommenes behov internt. Neste steg er å finpusse dataene og gradvis utvide planene med flere komponentkategorier, men det er en jobb som kan gjøres litt etter litt. Forvaltning er et løpende arbeid, og KBAB har allerede nå gode forutsetninger for å vite, planlegge og handle ut fra dataene sine.

«Vi visste fra før omtrent hvor vi sto. Men nå fikk vi tall og søyler som viste det svart på hvitt. Fremfor alt per eiendom – det er veldig praktisk og gjør planleggingen og prioriteringen vår enklere nå som vi jobber med neste års budsjett.»
Andreas Sälgvik, KBAB

Fra magefølelse til kontroll

KBABs reise viser at det ikke trenger å ta en evighet å gå fra spredte data og magefølelse til en strukturert vedlikeholdsplan som hele organisasjonen kan ta del i. Med riktig strategi, gode prioriteringer og fokusert tid kan det gå raskere enn du tror.

Andreas Sälgvik har litt spøkefullt fått kallenavnet «Maskinen» på Planimas kontor – og det er ikke vanskelig å forstå hvorfor. Men det viktigste med denne historien er ikke nødvendigvis at det gikk fort. Det viktigste er at den viser at det faktisk er mulig.

På 30 dager gikk 100 eiendommer fra reaktiv forvaltning til Framåtriktad fastighetsförvaltning, og Andreas og kollegene hans kommer til å kunne fortsette å skape store verdier for porteføljen i lang tid fremover.