100 underhållsplaner på 30 dagar – så fick KBAB omedelbar överblick på sitt bestånd

Utmaning

Dålig överblick och utspridd data

Karlstads Bostads AB är ett av Värmlands största bostadsbolag med 110 fastigheter i beståndet – allt från flerbostadshus byggda på 1940-talet till nyproduktion från 2025 – med nästan 8 000 lägenheter samt lokaler, förskolor, serviceboenden, m.m.

Kort sagt: ett brett bestånd som kräver överblick, struktur och en tydlig strategi för att underhållas och utvecklas.

Andreas Sälgvik, som i samband med en omorganisation på KBAB i början av 2025, klev in i rollen som Teknisk förvaltare, berättar att bolaget hade mycket data om fastigheterna, men att den var utspridd, spretig och svår att få ett grepp om. Den behövde konsolideras för att kunna användas för planering och för att fatta underbyggda beslut.

“Vi hade ju det här klassiska som jag tror att många i branschen fortfarande sitter och brottas med. En Excel-fil med önskemål, behov och akuta ärenden här, information i någon sharepoint där. Uppdelat ansvar som skapade gråzoner och otydlighet. Vi hade väl ett hum om hur det såg ut där ute. Men det är väldigt svårt att visa någonting med bara en Excel eller fristående statistik från ett annat system.”
Andreas Sälgvik, KBAB

Lösning

Användarvänlig underhållsplattform med tydlig visualisering

KBAB behövde helt enkelt en plattform där de kunde samla all data och koka ner den till agerbara underhållsplaner samt visualisera fastigheternas behov på både kort och lång sikt. De behövde Planima.

Sagt och gjort: i januari 2026 hade Andreas sitt första uppstartsmöte med Linda Örtegren, Senior Customer Success Manager på Planima. Och resten är, som man brukar säga, historia. Andreas och hans kollegor har nämligen kommit igång i Planima på rekordtid.

“Jag minns att vi hade vårt uppstartsmöte i mitten av januari, där jag gick igenom hur Planima fungerar. Och då satte vi upp målet att de skulle ha gjort tre underhållsplaner innan det som vi brukar kalla för en ‘praktisk uppföljning’ som vi bokade in en vecka senare. Men vid det mötet hade Andreas redan gjort 30 stycken!”
Linda Örtegren, Planima

Snabb uppstart – med rätt strategi

Och effektiviteten slutade inte efter 30 planer. Faktum är att det bara tog en månad för Andreas och hans kollegor att skapa underhållsplaner för 100 av bolagets fastigheter, vilket gjort att de snabbt fått mycket bättre koll på sitt bestånd.

Hemligheten? Andreas säger skämtsamt att det bara är att låsa in sig i källaren, stoppa in hörlurar med bra musik och kötta på tills man är klar, men utvecklar sedan resonemanget.

“Det handlar väl om samma sak som underhållsarbete i stort: att vara strukturerad, fokuserad och tänka långsiktigt. Vi började med det kostnadsdrivande, hade en tydlig struktur och såg till att fira små framgångar längs vägen för att kunna tänka ‘gött, vi har kommit så här långt’ istället för ‘oj, det är 90 fastigheter kvar’.”
Andreas Sälgvik, KBAB

Firade framstegen längs vägen

En kollega kom nämligen med ett enkelt men smart tips: de satte upp en lista med alla fastigheter och komponentkategorier i ett separat dokument. Varje gång de fyllde i data för en fastighet markerades det grönt, så att teamet kunde se att de gjorde framsteg med blotta ögat.

Det låter som en liten sak. Men den som har suttit framför skärmen i timmar och matat siffror vet att varje grön cell eller rad gör skillnad.

Resultat

Tydlig överblick – redan efter ett par veckor

Redan efter några veckor började KBAB se effekterna av att få in sin data i Planima. Den visuella överblicken – per fastighet, med staplar och siffror – gav en helt annan tyngd jämfört med den gamla Excel-filen.

Teamet sitter redan med underlaget i budgetarbetet och har börjat använda det för att visualisera fastigheternas behov internt. Nästa steg är att förfina datan och successivt bredda planerna med fler komponentkategorier, men det är ett jobb som kan göras successivt. Förvaltning är ett löpande arbete och KBAB har redan nu goda förutsättningar att veta, planera och agera på sin data.

“Vi visste sedan innan ungefär var vi stod. Men nu fick vi siffror och staplar som visade det svart på vitt. Framförallt per fastighet – det är väldigt smidigt och underlättar vår planering och prioritering nu när vi sitter med nästa års budget.”
Andreas Sälgvik, KBAB

Från magkänsla till kontroll

KBAB:s resa visar att det inte behöver ta en evighet att gå från utspridd data och magkänsla till en strukturerad underhållsplan som hela organisationen kan ta del av. Med rätt strategi, bra prioriteringar och fokuserad tid kan det gå snabbare än du tror.

Andreas Sälgvik har lite skämtsamt fått smeknamnet “Maskinen” på Planimas kontor – och det är inte svårt att förstå varför. Men det viktigaste med den här berättelsen är inte nödvändigtvis att det gick fort. Det viktigaste är att den visar att det faktiskt går.

På 30 dagar gick 100 fastigheter från reaktiv till Framåtriktad fastighetsförvaltning och Andreas och hans kollegor kommer kunna fortsätta att skapa stora värden för beståndet under lång tid framöver.