Fra grove Excel-lister til treffsikker prising med Planima
Utfordring
Et grovt verktøy uten mengder eller priser
Marks Bostad, som med sine rundt 3 700 utleieleiligheter er det største boligselskapet i Marks kommun, drives blant annet av målet om å forvalte ressursene på best mulig måte – med hensyn til økonomi, kvalitet, arbeidsmiljø og miljø. For å komme dit krevdes en mer proaktiv arbeidsmåte i forvaltningen enn den de hadde før de fant Planima i 2019.
«Tidligere jobbet vi i Excel. For oss var det et grovt verktøy i vedlikeholdsplanleggingen, noe som gjorde det vanskelig å planlegge, prioritere og prise tiltak. Vi hadde heller ikke med noen faktiske mengder, antall eller priser.»–
Pär Brundin, drifts- og vedlikeholdssjef, Marks Bostad AB
Uten pålitelige mengder eller priser ble budsjettering og prioritering av kommende vedlikeholdsinnsats en usikker øvelse – noe som sto i veien for selskapets mål om proaktiv og ressurseffektiv forvaltning.
Løsning
Struktur, kartlegging og en dynamisk prisliste
Marks Bostad kom i kontakt med Planima tidlig i arbeidet med å endre prosessene sine. De var nøye med å bygge opp en god struktur og unngå for mange ulike vedlikeholdstiltak – i stedet fokuserte de på samordning: hva mer kan gjøres samtidig, når et vedlikeholdsarbeid uansett skal utføres?
«Vi har også brukt mye tid på å kartlegge alle bygningene våre og i tillegg aldersbestemt alle materialer og mengder som inngår. Dette har gitt oss veldig god kontroll på bygningene våre, som enkelt og effektivt kan håndteres i Planima.»
Da Marks Bostad startet med Planima, brukte de sin egen prisliste, men innså raskt at den statiske modellen ville bli vanskelig å holde oppdatert over tid. Da Planima-priser™ – Planimas innebygde, dynamiske prisliste – ble lansert, ble de straks interessert, siden deres eget prisbilde stemte godt overens med den.
«Nå får vi et oppdatert prisbilde hver gang vi bruker Planima. Det er ekstra viktig nå som verden rundt oss er urolig og prisene stiger og faller raskt!»
Andreas Norlander, Customer Success Manager i Planima, ledet implementeringen av Planima-priser™ sammen med Pär og teamet. Overgangen gikk uvanlig smidig, siden Marks Bostad allerede hadde en godt etablert struktur på eiendommene og komponentene sine i Planima – et resultat av det strukturerte arbeidet de hadde lagt ned tidligere.
Resultat
Kvalitetssikrede anbud og treffsikre prognoser
Siden Marks Bostad gikk over til å bruke Planima-priser™ utelukkende i vedlikeholdsplanleggingen, har effektene vært merkbare direkte i hverdagen.
«Vi har endelig fått et godt program der alle bygninger og materialer med vedlikeholdsintervaller er samlet. Dette gir oss et kraftfullt planleggingsverktøy som gjør det mye enklere når vi skal samordne innkjøpene våre. Dessuten stemmer prisingen veldig godt!»
Selskapet kan nå kvalitetssikre anbud og utarbeide treffsikre prognoser for kommende renoveringer og vedlikehold – prognoser som enkelt og trygt kan presenteres både for styret og internt i organisasjonen.
«Vi kan ikke redde verden, men vi er store nok til å gjøre en forskjell!»