Från trubbiga Excel-listor till träffsäker prissättning med Planima

Utmaning

Ett trubbigt verktyg utan mängder eller priser

Marks Bostad, som med sina cirka 3 700 hyreslägenheter är det största bostadsbolaget i Marks kommun, drivs bland annat av målet att hushålla med resurserna på bästa sätt – med hänsyn till ekonomi, kvalitet, arbetsmiljö och miljö. För att nå dit krävdes ett mer proaktivt arbetssätt i förvaltningen än det de hade innan de hittade Planima 2019.

"Tidigare arbetade vi i Excel. För oss var det ett trubbigt verktyg i underhållsplaneringen vilket gjorde det svårt att planera, prioritera och prissätta åtgärder. Vi hade inte heller med några faktiska mängder, antal eller priser."–
‍Pär Brundin, Drift & Underhållschef, Marks Bostad AB

Utan tillförlitliga mängder eller priser blev budgetering och prioritering av kommande underhållsinsatser en osäker övning – något som stod i vägen för bolagets mål om proaktiv och resurseffektiv förvaltning.

‍

Lösning

Struktur, inventering och en dynamisk prislista

Marks Bostad fick kontakt med Planima i ett tidigt skede av arbetet med att förändra sina processer. De var noga med att bygga upp en god struktur och undvika för många olika underhållsåtgärder – i stället fokuserade de på samordning: vad mer kan göras samtidigt, när ett underhållsarbete ändå ska utföras?

"Vi har även lagt mycket tid på att inventera alla våra byggnader och dessutom åldersbestämt alla ingående material och mängder. Detta har gett oss en väldigt bra koll på våra byggnader som enkelt och effektivt kan hanteras i Planima."

När Marks Bostad startade med Planima använde de sin egen prislista, men insåg snabbt att den statiska modellen skulle bli svår att hålla aktuell över tid. När Planima-priser™ – Planimas inbyggda, dynamiska prislista – lanserades blev de direkt intresserade, eftersom deras egen prisbild matchade väl mot den.

"Vi får nu en aktuell prisbild varje gång vi använder Planima. Det är extra viktigt nu när omvärlden är orolig och priser ökar och minskar snabbt!"

Andreas Norlander, Customer Success Manager på Planima, ledde implementationen av Planima-priser™ tillsammans med Pär och teamet. Övergången gick ovanligt smidigt, eftersom Marks Bostad redan hade en upparbetad struktur på sina fastigheter och komponenter i Planima – ett resultat av det strukturerade arbete de lagt ner tidigare.

Resultat

Kvalitetssäkrade anbud och träffsäkra prognoser

Sedan Marks Bostad gick över till att uteslutande använda Planima-priser™ i sin underhållsplanering har effekterna märkts direkt i vardagen.

"Vi har äntligen fått ett bra program där alla byggnader och material med underhållsintervall ligger samlade. Detta ger oss ett kraftfullt planeringsverktyg som underlättar mycket när vi skall samordna våra upphandlingar. Dessutom stämmer prissättningen väldigt bra!"

Bolaget kan nu kvalitetssäkra anbud och ta fram träffsäkra prognoser för kommande renoveringar och underhåll – prognoser som enkelt och säkert kan presenteras för både styrelsen och internt i organisationen.

"Vi kan inte rädda världen men vi är stora nog för att göra skillnad!"