Fra statiske Excel-dokumenter til fire sparte timer per vedlikeholdsplan

Utfordring

Statiske Excel-dokumenter som raskt mistet verdien sin

I tillegg til vedlikeholdsplaner utfører Sustend også tilstandsvurderinger og prosjektleder vedlikeholds- og renoveringsprosjekter for alle typer eiendomsbesittere. Før Planima utarbeidet de vedlikeholdsplanene i Excel og leverte dem som statiske dokumenter til kundene.

«Da leverte vi vedlikeholdsplanen som et statisk dokument til kunden, noe som gjorde det vanskelig å holde planen oppdatert.»
‍Andreas Engberg, regionsjef Göteborg, Sustend

En vedlikeholdsplan som eiendomsbesitteren ikke selv kan jobbe videre med, mister raskt verdien sin. Sustend måtte derfor stadig besøke kundene sine for å oppdatere planene manuelt – en tungvint og omstendelig prosess som ble stadig vanskeligere å håndtere etter hvert som kundebasen vokste.

«Eksisterende systemer var så komplekse. Det var et stort behov for et program som var lett å jobbe i. Et som også de uten omfattende eiendomskunnskap eller systemerfaring kunne bruke.»

Løsning

En komplett pakke der kunden selv kan eie vedlikeholdsplanen sin

Med Planima kunne Sustend begynne å levere en komplett pakke til kundene sine: en vedlikeholdsplan som grunnlag, og en tjeneste der kunden selv kan jobbe videre med planen og holde den oppdatert.

«Med Planima kan vi levere en komplett pakke. En vedlikeholdsplan som grunnlag og en tjeneste der kunden selv kan bruke planen og holde den oppdatert. Det er et mye mer verdifullt tilbud for kundene våre, og de setter virkelig pris på Planima.»

Selve arbeidsprosessen har også endret seg. Ved tilstandsvurdering samler Sustends konsulenter inn opplysninger om alt som må gjøres på eiendommen og legger rådataene direkte inn i Planima, der vedlikeholdsplanen deretter ferdigstilles i appen. Det brukervennlige grensesnittet gir oversikt og gjør det enklere å strukturere tiltakene, samtidig som funksjoner for å søke, filtrere og prioritere tiltak hever den kvalitative verdien av sluttproduktet.

«Eiendomsbesittere har nesten uendelige muligheter til å jobbe med vedlikeholdsplanene sine i Planima. For eksempel kan man tilpasse struktur og detaljnivå, legge ved filer som OVK-protokoller (ventilasjonskontroll) eller anbud, eller la flere personer med riktig tilgang samarbeide, slik at alt rundt eiendomsvedlikeholdet samles på ett sted.»

Samordningsfunksjonen i Planima er ytterligere en merverdi, særlig for større eiendomsbesittere, som kan finne lignende prosjekter på flere eiendommer og gjennomføre dem samtidig for å redusere prosjektkostnaden.

Siden Sustend også er forhandler av Planima, via Planima Grow, blir det tydelig for kundene hvordan de skal jobbe videre – de kan skaffe egne lisenser og eie sine egne data, noe som gir trygghet og fleksibilitet til å samarbeide med ulike konsulenter og forvaltere fremover.

Resultat

Fire timer spart og et bedre sluttprodukt

Skiftet fra Excel til Planima har gitt Sustend både raskere prosesser og et bedre sluttresultat for kundene.

«Vi sparer også veldig mye tid på å bruke Planima. Anslagsvis vil jeg si at Planima sparer oss i snitt fire timer for hver vedlikeholdsplan vi utarbeider, sammenlignet med Excel. Og samtidig blir sluttproduktet mye bedre for kunden.»

De fleste av Sustends kunder jobber nå selv i Planima og oppdaterer vedlikeholdsplanene sine løpende, mens Sustend kan fokusere på tilstandsvurderinger og revisjoner når det er tid for en ny gjennomgang av eiendommen.

«Det er veldig enkelt å oppdatere vedlikeholdsplaner i Planima. I tillegg har kunden full innsikt i vedlikeholdsplanen sin med egne brukerkontoer. De kan følge med på hvilke endringer som er gjort, og se de nye opplysningene direkte i appen.»

«Med Planima er det enkelt og oversiktlig å utarbeide vedlikeholdsplaner. Dessuten er det mye morsommere for den som gjør jobben.»