Från statiska Excel-dokument till fyra sparade timmar per underhållsplan

Utmaning

Statiska Excel-dokument som snabbt tappade sitt värde

Sustend utför, förutom underhållsplaner, även besiktningar och projektleder underhålls- och renoveringsprojekt åt alla typer av fastighetsägare. Innan Planima tog de fram underhållsplanerna i Excel och levererade dem som statiska dokument till kunderna.

"Då levererade vi underhållsplanen som ett statiskt dokument till kunden, vilket gjorde det svårt att hålla planen uppdaterad."
‍Andreas Engberg, regionchef Göteborg, Sustend

En underhållsplan som fastighetsägaren inte själv kan arbeta vidare med förlorar snabbt sitt värde. Sustend fick därför återkommande besöka sina kunder för att uppdatera planerna manuellt – en tungrodd och bökig process som blev allt svårare att hantera i takt med att kundbasen växte.

"Befintliga system var så komplexa. Det fanns ett stort behov för ett lättjobbat program. Ett som även de som inte har omfattande fastighetskunskap eller systemvana kunde använda."

Lösning

Ett helt paket där kunden själv kan äga sin underhållsplan

Med Planima kunde Sustend börja leverera ett helt paket till sina kunder: en underhållsplan som grund, och en tjänst där kunden själv kan arbeta vidare med planen och hålla den uppdaterad.

"Med Planima kan vi leverera ett helt paket. En underhållsplan som grund och en tjänst där kunden själv kan använda planen och hålla den uppdaterad. Det är ett mycket mer värdefullt erbjudande för våra kunder och de uppskattar verkligen Planima."

Själva arbetsprocessen har också förändrats. Vid besiktning samlar Sustends konsulter in uppgifter om allt som behöver göras på fastigheten och matar in rådatan direkt i Planima, där underhållsplanen sedan färdigställs i appen. Det smidiga gränssnittet ger överblick och gör det enklare att strukturera åtgärderna, samtidigt som funktioner för att söka, filtrera och prioritera åtgärder höjer det kvalitativa värdet på slutprodukten.

"Det finns nästan oändliga möjligheter för fastighetsägare att jobba med sina underhållsplaner i Planima. Exempelvis att anpassa struktur och detaljnivå, bifoga filer såsom OVK-protokoll eller anbud, eller samarbeta flera personer med rätt behörighet, gör att allt kring fastighetsunderhållet samlas på samma ställe."

Samordningsfunktionen i Planima är ytterligare ett mervärde, särskilt för större fastighetsägare, som kan hitta liknande projekt på flera fastigheter och genomföra dem samtidigt för att sänka projektkostnaden.

Eftersom Sustend också är återförsäljare av Planima, via Planima Grow, blir det tydligt för kunderna hur de ska arbeta vidare – de kan skaffa egna licenser och äga sin egen data, vilket ger trygghet och flexibilitet att samarbeta med olika konsulter och förvaltare framöver.

Resultat

Fyra timmar sparade och en bättre slutprodukt

Skiftet från Excel till Planima har gett Sustend både snabbare processer och ett bättre slutresultat för kunderna.

"Vi sparar också väldigt mycket tid på att använda Planima. Uppskattningsvis skulle jag säga att Planima sparar oss i snitt fyra timmar per varje framtagen underhållsplan jämfört med Excel. Och det samtidigt som slutprodukten blir mycket bättre för kunden."

De flesta av Sustends kunder arbetar numera själva i Planima och uppdaterar sina underhållsplaner löpande, medan Sustend kan fokusera på besiktningar och revideringar när det är dags för en ny genomgång av fastigheten.

"Det är väldigt smidigt att uppdatera underhållsplaner i Planima. Dessutom har kunden full insyn i sin underhållsplan med egna användarkonton. De kan följa vilka ändringar som gjorts och ta del av de nya uppgifterna direkt i appen."

"Med Planima är det enkelt och överblickbart att ta fram underhållsplaner. Dessutom är det mycket roligare för den som gör arbetet."