Fra store ombygginger til prisbelønt forvaltning

Utfordring

Fra stort til smått

Historisk har Svenska Bostäder basert seg på omfattende totalombygginger av eiendomsporteføljen, noe som innebar at leietakerne måtte flytte ut mens eiendommene ble renovert i sin helhet.  «Selv bor jeg i en enebolig. Jeg ville aldri finne på å flytte familien ut i telt på gårdsplassen eller i hagen og så gjøre alt i alle rom samtidig. Vi ville gå tilbake til en enklere modell der vi gjør ting når det er tid for å gjøre dem», forklarer Ulf. Men omfattende inngrep i beboernes hverdag var bare én av utfordringene. Den gamle strategien innebar også at problemer kunne forverres i påvente av en totalrenovering, eller at ting ble byttet ut for tidlig, noe som i begge tilfeller er både kostbart og lite bærekraftig for miljøet. Nettopp det siste er noe Ulf legger særlig vekt på. «Vi kan ikke se barna våre i øynene hvis vi kaster ting som har lang levetid igjen.»

Løsning

Kulturen en viktig del av endringen

For å møte disse utfordringene begynte Svenska Bostäder å implementere en ny strategi der de setter inn ressurser der de trengs, når de trengs. Men hvordan lykkes man med det når eiendommene tidligere har blitt håndtert som helheter der alt renoveres samtidig? For å starte reisen måtte organisasjonen først vite hvilke vedlikeholdsbehov de hadde i den kommende femårsperioden. De kartla og sorterte informasjonen som fantes i organisasjonen, og la den inn i Planimas verktøy. Deretter kunne de analysere hvilke eiendommer som hadde størst behov. Svenska Bostäder bruker i dag hele Planima-pakken av funksjoner for å få det komplekse arbeidet med eiendomsporteføljen til å henge sammen. Ifølge Ulf har det blitt en nøkkelfaktor for at selskapet har lyktes med å legge om måten de jobber på, og i starten la han stort press på å få medarbeiderne til å legge inn data i systemet. «Og jeg sa allerede om våren til organisasjonene at alt som skal inn i budsjettet, skal inn i Planima, ellers blir det ingen penger. Det var liksom den eneste tydelige styringen jeg hadde», forteller han. Omstillingen av vedlikeholdet var også i høy grad kulturell, der de måtte endre hvordan de jobbet. Det er ikke alltid helt enkelt å få med alle i et endringsarbeid. En viktig del ble derfor å involvere den lokale organisasjonen og skape en desentralisert infrastruktur. Ved å involvere distriktene og lederne deres ble det skapt en følelse av eierskap og ansvar for vedlikeholdet. «Jobben vår som vedlikeholdsstrateger og vedlikeholdsplanleggere har ikke i første rekke vært å planlegge vedlikehold, men å hjelpe organisasjonene med å bli vedlikeholdsplanleggere.»

Resultat

Prisbelønt, vellykket og desentralisert vedlikehold

Arbeidet med den nye strategien har ført til mange forbedringer, ikke minst miljømessige. Noe de ble belønnet for med Tänk om-priset 2024, som deles ut av Architects’ Climate Action Network, Acan Sverige.  Svenska Bostäder har nå et klarere bilde av sine fremtidige vedlikeholdsbehov og kan ta informerte beslutninger om kommende prosjekter. Et konkret resultat er at budsjettprosessen har blitt enklere, men Ulf uttrykker også tilfredshet med hvordan organisasjonen har tatt til seg den nye arbeidsmåten. Han forteller at en nyansatt hagekoordinator som han ikke engang hadde møtt, hadde sett i vedlikeholdssystemet og konstatert at hun trengte mer penger. «For disse nyansatte blir det en selvfølge helt fra starten. Jeg mener ikke at jeg ble glad fordi hun ville ha mer penger. Jeg ble glad fordi vi hadde en måte å kommunisere på mellom det strategiske og det operative nivået.»  Og det er nettopp den desentraliserte måten som er nøkkelen til suksess når virksomheten skal bevege seg mot mer bærekraftig eiendomsforvaltning, fordi det skaper engasjement i organisasjonen, mener han.

«Jeg vil uten tvil si at det som har vært suksessfaktoren vår, er at vi har fått med oss den lokale organisasjonen, som består av driftsledere og vedlikeholdsplanleggere. Vi har nå et desentralisert syn i vedlikeholdssystemet vårt.»
Ulf Viktorsson, teknikk- og vedlikeholdssjef, Svenska Bostäder  

Fremover planlegger Svenska Bostäder å fortsette å utvikle strategiene sine, blant annet ved å integrere prediktivt vedlikehold og utforske mulighetene med AI. Ulf understreker betydningen av langsiktig planlegging: «Vi sitter her og ser ut over Gamla stan med bygninger fra 1600-tallet. De skal stå i minst fire hundre år til, tenker jeg.»