Slik planlegger Västerås pastorat vedlikeholdet av en av landets mest komplekse kirkeporteføljer.

Utfordring

Komplekse eiendommer – og et system som ikke holdt følge

Västerås pastorat er et av landets største. Porteføljen omfatter 36–37 forvaltningsobjekter innenfor Västerås kommuns grenser – fra sentrum og ut på landsbygda. Et typisk objekt omfatter en middelalderkirke, en kirkegård, en klokkestabel, et gravkapell og driftsbygninger – og noen ganger også en tidligere prestegård som er gjort om til menighetshus.

Men det er ikke størrelsen og bredden som gjør porteføljen unik. Det er kompleksiteten.

Tre av pastoratets mer moderne bykirker, bygget på 1960- og 70-tallet, er også utpekt som vernet etter den svenske kulturmiljøloven – med de samme kravene som gjelder for middelalderkirkene. Det betyr at prosjekteringstidene blir lengre, og at et renoveringsarbeid kan koste betydelig mye mer enn på et vanlig objekt.

«Lovgivningen er stort sett tilpasset gamle kirker, slott og Visby ringmur. Og vi har tre kirker fra 1960- og 70-tallet som er underlagt nøyaktig de samme reglene. Det er en utfordring.»
Fredrik Lindblom, eiendomsforvalter og byggingeniør, Västerås pastorat

I tillegg kommer Svenska kyrkans spesielle budsjettstruktur. Siden kirken ble skilt fra staten i 2000, lever to parallelle økonomier side om side i hvert objekt: gravferdsvirksomheten – statlig finansiert – og menighetsvirksomheten, som finansieres av kirkens egne medlemmer.

I ett og samme objekt kan kirkebygget, klokkestabelen og menighetshuset høre til det ene budsjettet – og kirkegården og driftsbygningene til det andre. Det skaper et behov for å spore og skille kostnader helt ned på tiltaksnivå.

Systemet som pastoratet brukte tidligere, hadde lenge levd uten nevneverdige oppdateringer og var tungvint i strukturen. Å bygge rapporter krevde både tid og manuelt arbeid, og muligheten til å samordne tiltak på tvers av hele porteføljen manglet i praksis.

«Det føltes som å jobbe i noe som sist var aktuelt på Windows 98-tiden.»
Fredrik Lindblom

Løsning

Planimas fleksibilitet møtte kirkenes krav

Fredrik Lindblom har jobbet med vedlikeholdsplanlegging i mer enn tjue år – først som konsulent, men de siste femten årene i Västerås pastorat. Han vet hva et godt system skal klare, og han vet hva det gamle ikke klarte.

Da Västerås pastorat bestemte seg for å begynne å jobbe i Planima, innså han derfor raskt at her fantes forutsetningene for å jobbe på en ny – og mer effektiv – måte. Derfor tok han tidlig en tydelig beslutning: ingen migrering av gamle data.

I stedet gikk han gjennom hvert objekt fra bunnen av – en anledning til å bygge en ny struktur som faktisk speilet hvordan Västerås pastorat arbeider.

Det første han bygde, var en prisliste tilpasset eiendommene i porteføljen. Kirker har et helt annet prisbilde enn vanlige bygninger – et takbytte på en vernet middelalderkirke koster flere millioner SEK, og prosjekteringen alene kan koste tre ganger så mye som på et vanlig objekt.

Ved å bruke Planimas innebygde prisliste – Planima-priser™ – for «vanlige» tiltak, men benytte muligheten til å lage egne tiltakspriser for de mer kirkespesifikke, bygde Fredrik et prisgrunnlag som speiler de faktiske kostnadsnivåene i pastoratets portefølje.

Laget egen kategorisering og merking

Neste utfordring var kategoriseringen. Innledningsvis ble det laget rundt femten kategorier – noe som ble for mange til å kunne lage tydelige rapporter og presentasjoner. Fredrik trimmet kategoristrukturen ned til seks: grunn og anlegg, bygning utvendig, bygning innvendig, elektriske installasjoner, VVS-installasjoner og øvrige installasjoner.

For det daglige planleggingsarbeidet skapte han ytterligere detaljnivå ved å bruke Planimas funksjon «Plasseringer» som underkategorier, kombinert med merking – det vil si tagger på enkelttiltak for å kunne filtrere dem frem i samordningsvisningen i Planima.

Budsjettfordelingen håndteres med taggene FV (församlingsverksamhet, menighetsvirksomhet) og BV (begravningsverksamhet, gravferdsvirksomhet) på hvert tiltak. Tiltak som gir rett til KAE-tilskudd (kyrkoantikvarisk ersättning, kirkeantikvarisk kompensasjon) merkes separat. På den måten kan Fredrik alltid filtrere frem nøyaktig det han trenger – enten det gjelder budsjettrapportering, tilskuddssøknader eller samordning.

«Det var muligheten til å merke de rare tingene og enkelt filtrere dem frem som fikk meg til å falle for Planima fra starten. Jeg kan for eksempel liste opp alle tjærebehandlede detaljer, alle brannalarmsentraler, alle kirker med elektrifiserte lysekroner – i hele porteføljen – med et par klikk.»
Fredrik Lindblom

Resultat

Grep om hele porteføljen – og samordningsgevinster som teller

Med merkesystemet på plass og porteføljen bygget opp i Planima viste nytten seg relativt raskt. Men den viktigste verdien ligger kanskje ikke i oversikten i seg selv – den ligger i hva den gjør mulig.

Med 20 geografisk spredte kirker er muligheten til å samle tiltak i klynger – snarere enn å planlegge objekt for objekt – avgjørende for å holde kostnadene nede. Planimas samordningsvisning gjør det mulig å filtrere frem lignende tiltak på tvers av hele porteføljen og planlegge dem samlet.

Fredrik trekker frem et konkret eksempel: Harakers kyrka har et stort blikktak som må males innen et par år. På veien dit passerer man Romfartuna kyrka, som har et lite gravkor med et blikktak som også må males. Separat kunne malingen av taket på gravkoret innebære en anskaffelse verdt 100 000 SEK. Men kostnaden ville bli betydelig lavere hvis begge prosjektene kan anskaffes samtidig.

«Legger jeg det sammen i én felles anskaffelse, blir gravkoret praktisk talt med på kjøpet. Det krever ikke stillas, fordi de gjør det fra lift. Separat koster det 100 000 SEK. Men bakt inn i pakken nesten ingenting. Og slike samordningsmuligheter kan jeg enkelt se i Planima.»
Fredrik Lindblom

Den samme logikken gjelder når Fredrik planlegger utskiftingen av innbruddsalarmer og adgangskontrollsystemer i hele kirkeporteføljen – geografisk samlet i klynger, tre kirker per år, for å minimere kostnader og administrativ byrde. Og for de mest populære sommerkirkene, som er fullbooket med bryllup, planlegger Fredrik stillasene to år i forveien.

«Alle vil ha fine bryllupsbilder med kirker uten stillas, så der gjelder det å tenke seg om og forberede alle involverte på hva som ligger i planene.»
Fredrik Lindblom

Det Fredrik beskriver, er Vite–Planlegge–Handle i praksis: full kontroll på hva porteføljen inneholder, samordnet planlegging på tvers av hele pastoratet og evnen til å handle effektivt når tiden er inne – enten det handler om et blikktak på et gravkor eller utskifting av innbruddsalarmer i tjue kirker.

Anbefaler gjerne Planima til andre – og deler tanker om hvordan plattformen kan utvikles

I dag er Fredrik en av de mest betrodde stemmene når andre pastorater og menigheter vurderer å ta steget og komme i gang med Planima. Han tar gjerne samtaler med kolleger og ønsker besøk velkommen fra andre som vil se hvordan han jobber i praksis.

«Jeg har anbefalt det så ofte at jeg nesten må komme med en ansvarsfraskrivelse om at jeg ikke er lønnet av Planimas markedsavdeling. Men jeg synes oppriktig at det er en god plattform. Og jeg vil hjelpe andre med å få verktøy som fungerer.»
Fredrik Lindblom

Fredrik er også flink til å se utviklingsmuligheter i Planimas verktøy og bidrar aktivt med tips om funksjonalitet og funksjoner som kan gjøre hverdagen enda enklere for ham og andre eiendomsforvaltere i kirken.

Rådet hans til skeptikere er rett frem: «For alle med flere enn fem kirker i porteføljen burde det ikke være noen diskusjon om å bruke Planima. De vil kunne se verdien så å si umiddelbart – om ikke annet i form av oversikt og samordningsmuligheter.»

Fra kobberplater fra 1600-tallet til moderne adgangskontrollsystemer – Västerås pastorat forvalter en portefølje som krever en helt annen type planlegging enn de fleste. Med Planima har de verktøyene for å gjøre det proaktivt, samordnet og med blikket rettet fremover. Det er Framåtriktad fastighetsförvaltning.