Fra strategi til proaktiv plan

Webinaret i korte trekk

I webinaret «Eiendomsvedlikehold – Fra strategi til proaktiv plan», moderert av Joel Nordenskjöld Syrous, understreket ekspertpanelet betydningen av langsiktig og proaktivt eiendomsvedlikehold som løftes fra operativt til strategisk nivå. Først når det integreres i selskapets overordnede mål og implementeres i hele organisasjonen, kan eiendomsbesittere hente ut de store verdiene. Regn med reduserte kostnader, færre akutte reparasjoner og en trygg og bærekraftig bolig for leietakerne.

Vedlikeholdsstrategi – hva er det, og hvorfor er det viktig?

Anton Klintenberg, medgründer og CFO i Planima, snakket om hvor viktig det er å ha en vedlikeholdsstrategi som henger sammen med selskapets mål. Ofte håndteres vedlikehold på et operativt nivå, noe som gjør at det ikke støtter de langsiktige målene. En tydelig strategi kan skape store verdier og bidra til blant annet leietakernes trygghet og håndtering av klimarisiko. Ved å tenke strategisk om vedlikehold kan man prioritere langsiktige investeringer som gir god avkastning, selv om de koster mer i starten.

Anton påpekte også at en vedlikeholdsstrategi skal være enkel å følge og hjelpe hele organisasjonen. Han trakk frem Svenska Bostäder som et godt eksempel. De har tydelige regler og mål, noe som har forbedret vedlikeholdsarbeidet deres. Strategien bør fokusere på å ta vare på og reparere i stedet for å bytte ut, og på løpende vedlikehold for å unngå store renoveringer.

Fokus på bærekraft og leietakernes trivsel hos Kalmarhem

Per Stephani, administrerende direktør i Kalmarhem, fortalte hvordan boligselskapet deres skaper verdi ved å tenke langsiktig og proaktivt. Kalmarhem eier mange eiendommer og har rundt 80 ansatte. Ved å satse på planlagt vedlikehold i stedet for bare å håndtere akutte problemer kan de redusere kostnadene og skape et bedre bomiljø. Dette gir mer fornøyde leietakere og færre utflyttinger, noe som igjen sparer både tid og penger. Proaktivt vedlikehold hjelper dem å unngå større, kostbare reparasjoner i fremtiden.

Per understreket også hvor viktig bærekraft er i strategien deres. Ved å klimaberegne hele virksomheten og velge riktige materialer reduserer de klimapåvirkningen sin. Når bærekraftsspørsmål integreres i det daglige vedlikeholdsarbeidet, bidrar hvert prosjekt til langsiktig økologisk og økonomisk bærekraft. Denne proaktive strategien sikrer at Kalmarhem kan tilby trygge og bærekraftige boliger til leietakerne sine, samtidig som de unngår dyre, akutte tiltak.

Hvordan lykkes du? Dette sier erfaringene fra 1000+ Planima-kunder

Linda Örtegren, Customer Success Manager i Planima, delte innsikt i hva som gjør eiendomsbesittere vellykkede i vedlikeholdsarbeidet. Hun understreket hvor viktig det er å ha en kontinuerlig plan og å sette tydelige mål som følges opp regelmessig. Å komme raskt i gang med en grov plan og deretter gradvis fylle på med detaljer hjelper eiendomsbesittere med å få verdi av vedlikeholdsplanene sine med en gang. En annen nøkkel er å sette av tid i kalenderen til virkelig å fokusere på vedlikeholdsarbeidet.

Linda løftet også frem betydningen av tydelige ansvarsområder og engasjement fra hele organisasjonen. Selskapene som lykkes best, er de som involverer alle, fra ledelsen til det operative nivået, i vedlikeholdsarbeidet. Hun nevnte at samordning av vedlikeholdstiltak på tvers av flere eiendommer samtidig kan spare både tid og penger. Med enhetlige prosesser og regelmessige møter kan eiendomsbesittere sikre at vedlikeholdsarbeidet er effektivt og lønnsomt. Engasjement fra hele selskapet gjør at arbeidet ikke bare blir en oppgave for noen få, men en felles satsing.

Utvalgte spørsmål og svar

Spørsmål: Hvorfor føles vedlikeholdsplanlegging fortsatt ukjent i den kommersielle eiendomsbransjen?

Anton: Vedlikeholdsplanlegging føles ofte ukjent fordi det vanligvis håndteres operativt og ikke strategisk. Mange forbinder vedlikehold med tekniske detaljer i stedet for langsiktige investeringer. Ved å snakke om vedlikehold som investeringer kan man få større interesse og engasjement fra ledelsen.

Spørsmål: Hvordan jobber dere i Kalmarhem strategisk med vedlikeholdsplaner som verktøy i organisasjonen, fra forvalter til ledelse?

Per: Kalmarhem jobber strategisk ved å ha et tydelig målbilde, kalt Målbild 2035, som er forankret i hele organisasjonen. De bruker verktøy som Planima for å synliggjøre behovet og har månedlige oppfølginger. Hele organisasjonen, fra forvaltere til styret, er involvert i arbeidet og bidrar til å nå målene.

Spørsmål: Hvordan sørger vi for at vedlikeholdsstrategien vår følges og etterleves?

Linda: For å sikre at vedlikeholdsstrategien følges, er det viktig med tydelige roller og ansvarsfordeling. Det hjelper også å sette opp konkrete mål som følges opp regelmessig. Regelmessige møter, både månedlige og kvartalsvise, sikrer at arbeidet holder riktig tempo og at strategien implementeres effektivt.