Webinaret i korthet

I Webinaret "Fastighetsunderhåll - Från strategi till proaktiv plan", modererat av Joel Nordenskjöld Syrous, betonade expertpanelen vikten av långsiktigt och proaktivt fastighetsunderhåll som lyfts från operativ till strategisk nivå. Det är först när det integreras i det övergripande bolagsmålet och implementeras i hela organisationen som fastighetsägare kan få ut de stora värdena. Räkna med minskade kostnader, färre akuta reparationer samt ett tryggt och hållbart boende för hyresgästerna.

Underhållsstrategi - vad är det och varför är det viktigt?

Anton Klintenberg, medgrundare och CFO på Planima, pratade om hur viktigt det är att ha en underhållsstrategi som passar ihop med företagets mål. Ofta sköts underhåll på en operativ nivå, vilket gör att det inte stödjer de långsiktiga målen. En tydlig strategi kan skapa stora värden och hjälpa till med saker som hyresgästers trygghet och klimatrisker. Genom att tänka strategiskt på underhåll kan man prioritera långsiktiga investeringar som ger bra avkastning, även om de kostar mer från början.

Anton poängterade också att en underhållsstrategi ska vara enkel att följa och hjälpa hela organisationen. Han tog upp Svenska Bostäder som ett bra exempel. De har tydliga regler och mål, vilket har förbättrat deras underhållsarbete. Strategin bör fokusera på att vårda och reparera istället för att byta ut saker, och att göra löpande underhåll för att undvika stora renoveringar.

Fokus på hållbarhet och hyresgästers trivsel hos Kalmarhem

Per Stephani, VD på Kalmarhem, berättade hur deras bostadsbolag skapar värde genom att tänka långsiktigt och proaktivt. Kalmarhem äger många fastigheter och har runt 80 anställda. Genom att satsa på planerat underhåll istället för att bara hantera akuta problem, kan de minska kostnaderna och skapa en bättre boendemiljö. Detta leder till nöjdare hyresgäster och minskar omflyttningarna, vilket i sin tur sparar både tid och pengar. Proaktivt underhåll hjälper dem att undvika större, kostsamma reparationer i framtiden.

Per betonade också hållbarhetens betydelse i deras strategi. Genom att klimatberäkna hela verksamheten och välja rätt material minskar de sin klimatpåverkan. Att integrera hållbarhetsfrågor i det dagliga underhållsarbetet gör att varje projekt bidrar till långsiktig ekologisk och ekonomisk hållbarhet. Denna proaktiva strategi säkerställer att Kalmarhem kan erbjuda ett tryggt och hållbart boende för sina hyresgäster, samtidigt som de undviker dyra, akuta åtgärder.

Hur gör du för att lyckas? Detta säger lärdomarna från 1000+ Planima-kunder

Linda Örtegren, Customer Success Manager på Planima, delade insikter om vad som gör fastighetsägare framgångsrika med sitt underhållsarbete. Hon betonade vikten av att ha en kontinuerlig plan och att sätta tydliga mål som följs upp regelbundet. Att snabbt komma igång med en grov plan och sedan successivt fylla på med detaljer hjälper fastighetsägare att få värde av sina underhållsplaner direkt. En annan nyckel är att avsätta tid i kalendern för att verkligen fokusera på underhållsarbetet.

Linda lyfte också fram betydelsen av tydliga ansvarsområden och engagemang från hela organisationen. De företag som lyckas bäst är de som involverar alla, från ledning till operativ nivå, i underhållsarbetet. Hon nämnde att samordning av underhållsåtgärder över flera fastigheter samtidigt kan spara både tid och pengar. Genom att ha enhetliga processer och regelbundna möten, kan fastighetsägare säkerställa att underhållsarbetet är effektivt och lönsamt. Engagemang från hela bolaget gör att arbetet inte bara blir en uppgift för några få, utan en gemensam satsning.

Utvalda frågor och svar

Fråga: Varför känns underhållsplanering fortfarande okänt inom den kommersiella fastighetsbranschen?

Anton: Underhållsplanering känns ofta okänt eftersom det vanligtvis hanteras operativt och inte strategiskt. Många associerar underhåll med tekniska detaljer istället för långsiktiga investeringar. Genom att prata om underhåll som investeringar kan man få större intresse och engagemang från ledningen.

Fråga: Hur arbetar ni på Kalmarhem strategiskt med underhållsplaner som verktyg i organisationen, från förvaltare till ledning?

Per: Kalmarhem arbetar strategiskt genom att ha en tydlig målbild, kallad Målbild 2035, som är förankrad i hela organisationen. De använder verktyg som Planima för att belysa behovet och har månadsvisa uppföljningar. Hela organisationen, från förvaltare till styrelse, är involverade i arbetet och bidrar till att nå målen.

Fråga: Hur ser vi till att vår underhållsstrategi följs och efterlevs?

Linda: För att säkerställa att underhållsstrategin följs, är det viktigt att ha tydliga roller och ansvarsfördelningar. Att sätta upp konkreta mål som följs upp regelbundet hjälper också. Regelbundna möten, både månadsvisa och kvartalsvisa, säkerställer att arbetet håller rätt tempo och att strategin implementeras effektivt.