Du som jobbar med underhåll och renovering har ett viktigare uppdrag än nånsin! Vi står inför ett snabbt växande underhållsberg, stora hållbarhetsutmaningar, skenande byggkostnader och teknikutveckling i raketfart.
Känner du dig stressad? Hinner du verkligen göra det du är anställd för – ta hand om och utveckla fastigheter?
På Planima pratar vi med hundratals förvaltare, projektledare och chefer. Trenden är tydlig: tiden räcker inte till och underhållsarbetet blir eftersatt.
Varför? För att det är så förbaskat svårt att upptäcka tidstjuvarna som smyger in i schemat! Vi har samlat de 3 vanligaste nedan 👇
Läs mer: Snabb och smidig planering av ditt underhåll
1. Du jobbar manuellt i tröga system ⌨️
Spenderar du också en stor del av arbetsdagen i tunga system eller stökiga Excelblad? Behöver du klicka 13 gånger för varje ändring – och sen upprepa proceduren i nästa system?
“Hur stor skillnad kan några klick göra?” undrar du kanske. Det dystra svaret: väldigt stor. Om du tappar en kvart om dagen (vilket inte alls är osannolikt!) på onödigt manuellt arbete blir det drygt en arbetsvecka om året 😱
Gör du också mycket som kan effektiviseras eller automatiseras?
- Du behöver klicka många gånger eller leta i djupa “trädstrukturer” för att hitta rätt.
- Du skriver manuellt istället för att få automatiska förslag eller välja bland färdiga alternativ.
- Du behöver flytta/kopiera information och filer mellan olika system.
- Du behöver ta ut och skicka rapporter istället för att rätt information visas automatiskt för rätt personer.
2. Du sitter i möten istället för att göra jobbet 🥱
Vem gillar möten egentligen? Ganska få skulle vi säga, men ändå lägger anställda i snitt 15% av sin arbetstid på möten. Inte konstigt att det är svårt att hinna det du egentligen ska göra! Självklart måste vi hålla varandra informerade, diskutera och planera. Men är möten alltid det bästa sättet? 🤔
Kännetecken på den fruktade mötesfällan ☠️:
- Du lägger mer än 4 tim varje vecka tid på att hitta mötestider, förbereda möten, sitta i möten och följa upp möten.
- Möten drar över tid, saknar tydliga agenda och resulterar sällan i konkreta beslut.
- Du behöver övertyga kollegor och beslutsfattare när det egentligen finns objektiva fakta att gå på.
3. Du dubbeljobbar 🏗️🏗️
Ansvarar du också för flera olika fastigheter eller kunder? Då är det lätt att fastna i ett småskaligt tänk där varje arbetsmoment upprepas på varje fastighet. Med andra ord: du jobbar inte samordnat.
Låt säga att du ska upphandla fasadrenovering för 5 fastigheter. Vilket alternativ skulle du välja?
- Du skriver förfrågningsunderlag, kontaktar entreprenörer, tar in anbud, förhandlar och skriver avtal. Denna procedur upprepar du enskilt för varje fastighet.
- Du gör alla moment ovan samtidigt som ett samordnat projekt för en portfölj av fem fastigheter.
Valde du nr 1? Eller har du kanske t.o.m. olika leverantörer/avtal för olika fastigheter, när du istället hade kunnat göra en samordnad upphandling? Då finns risk att du är fast i dubbeljobb och tappar många värdefulla timmar ⚠️
Denna tidstjuv hänger nära ihop med bristande överblick. Läs denna artikel för att lära dig mer!
Känner du igen dig? Dags att agera!
Tidsbrist är förmodligen det största hindret för att komma igång med kostnadseffektivt och hållbart underhåll. Nu när du känner igen tidstjuvarna så har du inga ursäkter – dags att ta kontroll över ditt schema! 🗓️
Vill du ta första steget? Upptäck Planima – ett enkelt planeringsverktyg för underhåll som hjälper dig jobba effektivt, automatiserat och samordnat.