4 vanliga fel brf:er gör i sin underhållsplan

En underhållsplan är ovärderlig för bostadsrättsföreningen. Men bara om den görs på rätt sätt! ✅ Med en bra underhållsplan får styrelsen koll på hur fastigheten mår, alla projekt och den ekonomiska statusen. Det finns dock flera vanliga fel som gör styrelsearbetet svårare. Vi har listat dem här, för att fler ska slippa göra samma misstag!

Fel 1: Underhållsplanen är inte tillräckligt lång

Att planera långsiktigt är viktigt! Ni i föreningen ska ju också äga och förvalta er fastighet långsiktigt. Stora projekt som stambyten och fasadrenovering kan kosta mycket pengar och kräver god planering. Framförallt behöver de ekonomiska förberedelserna börja långt i förväg.

Vi har sett många underhållsplaner som bara sträcker sig 10 år framåt. Då finns inte de riktigt stora projekten med och därför syns inte heller de kostnaderna. Risken blir då att styrelsen bestämmer en avgift som är alldeles för låg för att klara av de kommande projekten. Plötsligt behöver ni göra ett stambyte eller annat större projekt, och då finns inte det ekonomiska utrymmet.

För att klara av att genomföra de nödvändiga projekten måste ni kanske avgifterna istället höjas drastiskt. Det blir en riktigt tuff utmaning för den stackars styrelse som inte har en tillräckligt långsiktig planering.

Hittills är rekommendationen 30-åriga underhållsplaner. Men många konsulter och brf-förvaltare har börjat använda 50 år som standard. Ska er förening ändå ta fram en ny underhållsplan kan det vara lämpligt att sikta på en 50-årig underhållsplan. Då slipper ni garanterat obehagliga och dyra överraskningar under väldigt lång tid framåt.

Fel 2: Det är alldeles för mycket detaljer i underhållsplanen

Vi har sett en del exempel på riktiga "monsterplaner" med hundratals åtgärder och kostnader. Det kan kanske kännas som en god idé att lika gärna skriva in varenda litet filterbyte för att få full kontroll.

Men resultatet blir en jättestor underhållsplan som är svår att hantera och hitta i. Den hamnar troligtvis snart på hyllan och blir bortglömd. Då är det gedigna arbetet med att lägga in varenda liten detalj tyvärr bortkastat.

Vi rekommenderar att ni tänker på projektnivå. Vilka är de större och dyrare projekten som ni behöver köpa in från entreprenörer?

De där mindre sakerna som ni löser på städdagen eller som fastighetsskötaren fixar är oftast sånt som inte behöver vara med i en underhållsplan. Exempelvis kan ni lösa den kostnaden genom att istället lägga in en klumpsumma för löpande underhåll i varje års budget.

Fel 3: Underhållsplanen är i Excel

Absolut, Excel är bra på många sätt. Men när det kommer till underhållsplanering så finns helt enkelt varken tillräckligt med funktioner eller användarvänlighet för att underhållsplanen ska gå att arbeta med.

Till och med en så enkel sak som att göra rätt kostnadsberäkningar kräver omfattande Excel-kunskaper. Att sen se till att underhållsplanen går att förstå och ger en överblick, även för människor som inte har ekonomi- eller fastighetsutbildning, är jättesvårt i Excel.

Ta del av vår jämförelse mellan Planima och Excel!

Har ni en riktig Excel-expert i brf-styrelsen så är det såklart superbra. Men när hen sen flyttar eller går ur styrelsen så blir det genast svårt för efterträdare att hantera underhållsplanen. Planima är så pass enkelt att använda att det inte kräver någon utbildning och alla inbyggda funktioner gör att ni sparar massor med tid.

Fel 4: Ingen arbetar aktivt med underhållsplanen

Om underhållsplanen används så är den användbar. Men ligger den och skräpar utan att bli uppdaterad så blir det snabbt svårt att få någon nytta av den. Se till att underhållsplanen är uppdaterad med de kommande årens planering och kostnader. Då fungerar den som underlag för beslut på styrelsemöten och som budgetunderlag för nästa år.

Lägg in alla projekt ni genomför i en historik. Då kan både nuvarande och framtida styrelser enkelt se allt som är gjort, när det är gjort och vad det kostade. Framtidsplaneringen blir ännu mer träffsäker och ni kan vara trygga med att inte missa någonting. Det gör också att styrelseledamöterna enkelt och snabbt kan få koll på fastigheten och sätta sig in i styrelsearbetet. Det vinner hela föreningen på!

Är ni medvetna om fel 2 och 3 här ovan och försöker undvika dem, så minskar ni också risken att få en ouppdaterad underhållsplan. En underhållsplan med lagom detaljnivå och ett planeringsverktyg som är lätt att använda ger er mycket bättre chanser att underhållsplanen faktiskt används och kommer till nytta.