Att förvalta fastigheter på ett proaktivt och effektivt sätt är en utmaning som många fastighetsägare brottas med. Ett framgångsrikt fastighetsunderhåll är en avgörande faktor. Till att börja med krävs därför en välgenomtänkt strategi för hur underhållet ska hanteras i varje unik fastighet. Men när du väl har den perfekta planen på pappret (eller förhoppningsvis i ditt digitala planeringsverktyg!) så ska den även implementeras och användas så effektivt som möjligt. En utmaning som ofta är minst lika stor som själva planen.
Några som har stenkoll på de dagliga utmaningar som svenska fastighetsägare står inför är Planimas Customer Success Team. Med ett genuint engagemang och intresse stöttar de våra 1000+ kunder i både tekniska och strategiska frågor. Inte konstigt att de sitter på en guldgruva av lärdomar, framgångssagor och best practices för hur du enklast skapar ett framgångsrikt fastighetsunderhåll i din organisation!
Vi satte oss ner med teamet för att prata lärdomar från våra allra mest framgångsrika kunder och vad de gör för att lyckas med sitt fastighetsunderhåll. Här delar vi 18 (!) av de viktigaste insikterna. 👇
📆 Börja med en kontinuerlig plan
Förstå vikten av löpande arbete
En viktig insikt är att underhållsarbete är en kontinuerlig process. Och vi har insett att många fortfarande tror att arbetet är klart när alla underhållsplaner är på plats, men det är egentligen då det verkliga arbetet börjar. Det är genom att ständigt arbeta med och uppdatera dessa planer som fastighetsägare på riktigt kan skapa stort värde.
Bygg på efterhand
En av de största framgångsfaktorerna för ett framgångsrikt fastighetsunderhåll är att komma igång snabbt med dina underhållsplaner. Börja med en låg detaljnivå och bygg på komplexitet och mer utförliga planer efterhand. Genom att inte fastna i smådetaljer från början (eller någonsin!) kan ni snabbt få igång arbetet och börja dra nytta av fördelarna med en välplanerad och mer proaktiv fastighetsförvaltning.
Nyfiken på mer? Läs våra bloggartiklar om vad en bra underhållsplan innehåller och hur du väljer rätt detaljnivå på ditt fastighetsunderhåll.
🎯 Sätt konkreta mål
Regelbunden uppföljning
För att lyckas med underhållsarbetet är det viktigt att sätta upp konkreta mål som följs upp regelbundet. Att ha en tydlig vision och ett ambitiöst slutmål är fantastiskt, men utan delmål på vägen dit och under året är det svårt att komma framåt. Och genom att följa upp dessa mål kontinuerligt kan du hålla arbetet på rätt spår och se till att alla steg i planen genomförs.
Delmål för bättre resultat
Delmål är en viktig del av en framgångsrik strategi. Genom att sätta upp mindre, mer hanterbara mål under årets gång, kan fastighetsägare därför se till att de ständigt gör framsteg mot det större målet. Det hjälper också till att hålla teamet motiverat och fokuserat.
⏱️ Prioritera och avsätt tid
Boka tid i kalendern
En vanlig utmaning är att många fastighetsägare inte avsätter tillräckligt med tid för underhållsarbetet. Planimas Customer Success Team understryker hur viktigt det är att prioritera dessa frågor och boka in tid i kalendern för att arbeta med dem. Att avsätta tid regelbundet hjälper till att hålla fokus och se till att arbetet inte skjuts upp.
Tid är en resurs
Tid är en av de mest värdefulla resurserna när det gäller fastighetsunderhåll. Genom att medvetet planera och avsätta tid för underhållsarbetet kan fastighetsägare undvika att hamna i en situation där allt blir akut och oförutsägbart.
🧑 Skapa tydliga ansvarsområden
Struktur och ägandeskap
För att underhållsarbetet ska fungera smidigt är det avgörande att ha tydliga ansvarsområden. Framgångsrika fastighetsägare har ett tydligt ägandeskap kring fastigheterna, där det är klart vem som ansvarar för vad. Detta skapar en struktur som gör att inget faller mellan stolarna.
Fördelning av uppgifter
Tydlig fördelning av uppgifter och ansvar är nyckeln till ett effektivt underhållsarbete. Säkerställ därför att allt arbete utförs korrekt och i tid genom att definiera vem som är ansvarig för varje del av underhållet.
🌁 Använd samordningsmöjligheter
Hitta synergier
En annan viktig framgångsfaktor är att hitta synergier och samordningsmöjligheter i underhållsarbetet. Se därför till att utföra liknande underhållsåtgärder samtidigt på flera fastigheter. Då drar du nytta av stordriftsfördelar. Bland annat genom lägre upphandlings- och materialkostnader och sparar därför massor av tid och pengar till din organisation.
Effektiv planering
När du samordnar era åtgärder kan du också få synergieffekter i själva planeringsarbetet. Förhoppningsvis har ditt system för underhållsplanering därför funktioner för massredigering, filtrering och andra smarta lösningar där du kan genomföra justeringar över hela beståndet på ett smidigt sätt. Planeringen blir då både effektivare, mer enhetlig för hela organisationen och du minimerar risk för individuella misstag och tolkningar.
🚀 Engagegera hela organisationen
Involvera alla
En av de mest kritiska faktorerna för att lyckas med underhållsarbete är att få hela organisationen engagerad. Därför är det viktigt att alla, från ledning till operativ nivå, är involverade i arbetet. Genom att inkludera olika avdelningar och ta tillvara på deras input kan du skapa ett starkt engagemang och säkerställa att underhållsarbetet blir en gemensam satsning.
Skapa enhetlighet
För att nå ett framgångsrikt fastighetsunderhåll måste alla som jobbar med planering och projekt dra åt samma håll och även förstå värdet som skapas i verksamheten. Det måste därför finnas en enhetlighet i hela organisationen. Genom att skapa en gemensam vision och strategi för underhållsarbetet, kan alla i organisationen på så sätt arbeta mot samma mål.
🛞 Bygg ett årshjul för kontinuerligt arbete
Specificera processerna
För att hålla det kontinuerliga arbetet igång kan det vara bra att använda ett årshjul. Genom att specificera olika processer och få in dem i ett årshjul kan du därför säkerställa att alla uppgifter följs upp regelbundet. Boka in avstämningar såsom månadsmöten och kvartalsmöten där du går igenom vad som har gjorts och vad som behöver göras framöver.
Regelbundna möten
Regelbundna möten är avgörande för att hålla koll på framstegen i underhållsarbetet. Med fasta tider för uppföljning kan fastighetsägare säkerställa att inga viktiga uppgifter glöms bort och att arbetet mot ett mer framgångsrikt fastighetsunderhåll fortskrider enligt plan.
🕳️ Vanliga fallgropar och hur du undviker dem
Avsätt tillräckligt med tid
En av de vanligaste fallgroparna är att inte avsätta tillräckligt med tid för underhållsarbetet. För tyvärr fastnar många fastighetsägare i det dagliga operativa arbetet såsom att skjuta upp långsiktiga uppgifter. För att undvika detta är det därför viktigt att ha en strukturerad plan och att prioritera underhållsarbetet i kalendern.
Strukturera arbetet
Struktur är nyckeln till att undvika vanliga misstag. Genom att ha en tydlig plan och struktur för underhållsarbetet kan fastighetsägare därför se till att allt arbete utförs på ett effektivt och organiserat sätt.
Regelbunden uppföljning
En annan nyckel till ett framgångsrikt fastighetsunderhåll är att ha regelbunden uppföljning av arbetet. Se därför till att planera in månadsmöten och kvartalsmöten där ni följer upp de mål och uppgifter som har planerats. Då ser ni till att hålla arbetet på rätt spår och säkerställer att inget glöms bort.
Fasta uppföljningsrutiner
Att ha fasta uppföljningsrutiner hjälper till att säkerställa att arbetet fortskrider enligt plan. Genom att regelbundet gå igenom framstegen kan ni som organisation på så sätt identifiera och åtgärda eventuella problem i tid.
🥇 Följ de framgångsrika
Lärdomar från de som lyckats nå ett framgångsrikt fastighetsunderhåll
Planimas framgångsrika kunder har alla gemensamt att de har tydliga ansvarsområden, regelbunden uppföljning och ett starkt engagemang från hela organisationen. Genom att lära av dessa framgångsrika exempel finns det därför möjlighet för er och andra fastighetsägare att dra nytta av deras erfarenheter och implementera liknande strategier. Så varför inte ta kontakt med några av dessa kollegor i branschen och se hur de har löst sina utmaningar? Prata med oss på Planima så kan vi ge dig kontaktpersoner hos våra kunder som mer än gärna delar med sig av erfarenheter och insikter!
Implementera liknande strategier
Genom att implementera de strategier som visat sig framgångsrika hos andra fastighetsägare kan man effektivisera sitt eget underhållsarbete. Det handlar alltså om att ta tillvara på beprövade metoder och anpassa dem till sin egen verksamhet. Vi tror att du kommer bli förvånad hur lika era utmaningar faktiskt är och att ni därför med ganska enkla justeringar kan överföra lyckade strategier till din egen organisation.
Sammanfattning: Framgångsrikt fastighetsunderhåll i korthet
Att lyckas med fastighetsunderhåll kräver en strukturerad och kontinuerlig plan. Genom att komma igång snabbt, sätta konkreta mål, avsätta tid och skapa tydliga ansvarsområden kan fastighetsägare dessutom effektivisera sitt underhållsarbete. Att inkludera hela organisationen och använda sig av regelbunden uppföljning är också avgörande för att nå framgång. Insikterna från Planimas framgångsrika kunder ger därför en tydlig vägledning för hur man kan skapa värde och hållbarhet genom strategiskt underhållsarbete.
Och kanske viktigast av allt: Om du har fastnat och inte vet hur du ska komma vidare – ta hjälp! Prata med branschkollegor som tagit sig an liknande utmaningar eller kontakta oss på Planima. Att förändra fastighetsbranschen är komlext och tar tid och är därför inget vi kan göra ensamma. Samverkan och kunskapsutbyte är den enda hållbara vägen framåt!
Redo att ta nästa steg mot ett mer framgångsrikt fastighetsunderhåll?
Med Planima kan du också nå framgång i ditt fastighetsunderhåll. Prova vårt marknadsledande planeringsverktyg helt kostnadsfritt i 14 dagar. Fyll i formuläret nedan och kom igång redan idag!
