Från pärmar till plattform – så tar allt fler inom Svenska kyrkan kontroll över sitt fastighetsunderhåll

Allt fler fastighetsägare upptäcker fördelarna med strukturerad och proaktiv förvaltning. Under våren har vi på Planima pratat underhållsplanering med fler än 100 församlingar och pastorat inom Svenska kyrkan – fastighetsägare som förvaltar såväl historiskt viktiga byggnader som rena kulturarv.

Samtalen har gett oss en djup inblick i hur arbetet med underhåll ser ut i praktiken – och varför så många nu vill förändra sitt arbetssätt. Flera av dessa församlingar har redan valt att börja jobba med Planima, vilket ger oss både värdefulla lärdomar och ett kvitto på att vår plattform bidrar med konkret värde för alla typer av fastighetsägare.

Det är också tydligt att fastighetsförvaltning idag inte är vad det var igår. Det krävs ett nytt sätt att hantera sin förvaltning, med tydlig strategi och långsiktigt fokus. En medveten förflyttning från utspridd dokumentation och brandsläckning, till strukturerad planering och långsiktigt värdeskapande.

Ett splittrat landskap – men en gemensam längtan efter struktur

Flera av Sveriges pastorat och församlingar tycks lida av samma problematik som många andra fastighetsägare. De lever i en vardag där fastighetsdata ofta är utspridd i pärmar, Word-dokument och Excelark – ibland till och med på personliga datorer.

Många har äldre underhållsplaner som upprättats av externa konsulter men som aldrig riktigt förvaltats vidare. Systemstödet är ofta uppdelat: kyrkogårdarna har sitt, ekonomin sitt, fastighetsförvaltningen sitt. Det gör det svårt att se helheten och prioritera klokt.

När nyckelpersoner går i pension eller slutar blir konsekvenserna kännbara: kunskap går förlorad, åtgärder försenas och risken att behov och åtgärder prioriteras fel – eller inte hanteras alls – ökar.

Fast i brandsläckning

Många församlingar och pastorat – och andra fastighetsägare också för den delen – hanterar sitt underhållsarbete reaktivt. Brist på tid, resurser och verktyg gör att akuta problem måste prioriteras före långsiktiga lösningar. Det blir en ond cirkel där kostnaderna skjuter i höjden och arbetsmiljön för fastighetsansvariga blir tuffare.

Samtidigt finns en stark vilja att förbättra och utveckla. Det finns ett genuint engagemang för byggnadernas långsiktiga värde och förvaltning – och en insikt om att det behövs mer än punktinsatser för att möta framtidens krav.

Vad gör störst skillnad?

När vi visar Planimas plattform och vårt verktyg för underhållsplanering för fastighetsansvariga inom Svenska kyrkan är det framför allt tre saker som väcker intresse:

• Överblick och kontroll – Med Planima får du ett samlat grepp om nuläge, planerade åtgärder och akuta behov. Du ser snabbt vad som är gjort, vad som är planerat – och vad som saknas.
  
• Stärkt intern dialog – Rapporter och visualiseringar underlättar kommunikationen med stift, kyrkoråd, ekonomiskt ansvariga och andra beslutsfattare. Det skapar en gemensam bild och bättre beslutsunderlag.
  
• Ett verktyg du förstår – Många har testat system som upplevts som tekniska och svårjobbade. Planima beskrivs ofta som det motsatta – logiskt, överskådligt och lätt att komma i gång med.

Och det stannar inte där. Flera församlingar ser också hur Planima kan hjälpa dem att minska sårbarheten vid personalförändringar, få bättre samarbete med entreprenörer och till och med förbättra förutsättningarna för bidragsansökningar.

Sofia Höglund, Kyrkogårds och Fastighetschef på Gagnefs pastorat berättar varför de valde att starta upp med Planima:

– För oss handlade det om att skapa struktur och digitalisera våra underhållsplaner. Med Planima fick vi ett digitalt verktyg som ersätter pärmar och lösa dokument. Nu kommer vi enkelt kunna kartlägga vår underhållsskuld och visualisera underhållsbehov för kyrkoråd och stift – och dessutom ta fram tydliga underlag för våra KAE-ansökningar.

Mer än bara digitalisering – ett nytt arbetssätt

Gagnefs pastorat är inte ensamma. För många inom Svenska kyrkan handlar steget till Planima inte bara om att byta verktyg. Det handlar om att införa ett arbetssätt som klarar både dagens utmaningar och morgondagens krav. Ett arbetssätt där underhållsplanering inte är något som ligger i bakgrunden – utan är ett strategiskt stöd för utvecklingen av hela fastighetsbeståndet.

Ett tydligt exempel på detta är Svenska kyrkans Färdplan för klimatet som kommer att innebära både en utmaning och en möjlighet för dig som förvaltar kyrkans fastigheter. Med Planima får församlingar ett konkret verktyg för att kartlägga och synliggöra klimatrelevanta åtgärder – inklusive underhållsåtgärder som påverkar energianvändning och klimatpåverkan. Tack vare vår hållbarhetsvy och scope 3-data över underhålls- och renoveringsåtgärder kan arbetet mot klimatmålen göras både mätbart och integrerat i den dagliga förvaltningen.

I Planima får fastighetsägare en komplett plattform som kombinerar strategi, rådgivning, data och ett smart planeringsverktyg för underhållsplanering. Tillsammans skapar det ett långsiktigt stöd för era beslut – och hjälper er att omsätta insikter i handling.

Vi är stolta över att få stötta flera av Sveriges församlingar och pastorat på deras resa mot ett mer hållbart, kostnadseffektivt och förutsägbart underhållsarbete. Och vi ser fram emot att hjälpa ännu fler.

Klivet från pärmar till plattform handlar först och främst om att ge sig själv rätt förutsättningar för att fatta kloka beslut om kyrkans fastigheter.

Steget från pärmar till plattform är sällan stort - men skillnaden det gör för nästa generations kyrkobyggnader är desto större.