Att vänta med en investering idag kan kosta dig dyrt imorgon

Att vänta med en investering idag kan kosta dig dyrt imorgon​

Att navigera i det komplexa landskap som fastighetsägare idag ställs inför är verkligen inte lätt. Skärpta hållbarhetskrav, ett tuffare ekonomiskt klimat och stigande vakanser är bara några av de utmaningar som inte ens fanns på kartan för bara några år sedan.

För att hantera dessa utmaningar behöver du som fastighetsägare arbeta proaktivt och se till att ha fullständig insyn i ditt fastighetsbestånd. En robust och effektiv strategi för din förvaltning är därför helt avgörande för att välja rätt väg framåt.

Ställ dig följande frågor:

→ Har du en strategisk partner som kan guida dig rätt i alla vägval?

→ Har du en digital verktygslåda som säkerställer rätt data och ger dig kraften att agera på din strategi?

‍

Agera nu eller vänta?

Inte? Då är det dags att göra någonting åt det.

För vad är alternativet? Att fortsätta som vanligt? Då riskerar du att en dag stå i ett läge där en skada du borde kunnat förutse raderar hela budgeten, där fastigheterna tappar i värde för att viktiga insatser fallit mellan stolarna eller där nya förutsättningar skapar ointagliga fördelar för dina konkurrenter.

Vill du då vara den som behöver stå framför ledningsgruppen och förklara varför du inte såg problemen komma och kunde agera i tid?

I den här artikeln går vi igenom hur du undviker att hamna i det läget – och varför en investering i Planima idag kan spara dig stora pengar imorgon. Men låt oss börja med att undersöka varför vissa väljer att avstå från en investering, trots att de på pappret vet att det är rätt väg att gå. Det finns nämligen framförallt tre skäl:

1. Att ställa om kan kosta pengar

En av anledningarna till att vissa skjuter upp en investering är den kortsiktiga kostnaden. Det är ingen hemlighet att en omställning till långsiktig och strategisk förvaltning innebär en initial investering. Du behöver:

→ En tydlig strategi för fastighetsbeståndet.
→ Justera arbetssättet och utbilda organisationen.
→ Investera i en plattform som hjälper er att arbeta proaktivt.

Det är lätt att förstå att vissa tvekar inför den uppgiften – speciellt med tanke på att många fastighetsbolag kämpar ekonomiskt och behöver vända på slantarna för att få ekonomin att gå runt.

Å andra sidan är en omställning till strategisk och proaktiv förvaltning oundviklig – den behöver ske för att ni inte ska förlora er konkurrenskraft. Och en investering i Planima kommer att göra den strategiska och organisatoriska omställningen såväl smidigare som billigare.

Så vad är egentligen dyrast – att investera i en strategi idag eller att fortsätta hantera underhållet reaktivt? Vad händer till exempel när ett akut takbyte kostar fem gånger mer än en planerad åtgärd*? Eller när fastighetens värde sjunker på grund av missade insatser?

Genom att ta kontroll nu kan du:

→ Minska akuta åtgärder och spara pengar på lång sikt.
→ Hitta lönsamma möjligheter att samordna, centralisera och effektivisera
→ Få konkreta beslutsunderlag och prioritera rätt.
→ Visa på en tydlig plan och väl underbyggda behov när budgeten ifrågasätts.

Att avvakta kan kännas tryggt, men det är just den passiviteten som skapar de största kostnaderna.

2. Bristande probleminsikt – “Räcker det inte med mitt befintliga fastighetssystem?”

Många fastighetsägare tror att deras fastighetssystem räcker för att hålla koll på underhåll och investeringar – i många fall har ju systemet till och med en modul för underhållsplanering.

Men det finns en avgörande skillnad: ett fastighetssystem är egentligen främst ett register – det samlar information om dina fastigheter, men hjälper dig inte att fatta rätt beslut om när och hur underhåll ska göras.

→ Fastighetssystem visar vad som finns och händer just nu – Planima blickar istället framåt och hjälper dig att förstå vad du behöver göra, när och varför så att du kan agera och fatta beslut som optimerar kostnader och ökar lönsamheten.

→ Fastighetssystem hanterar den löpande driften i form av hyresavtal, ronderingar och felanmälningar – Planima hanterar istället de riktigt stora värdedrivande sakerna såsom projekt och renoveringar.

Alla delar ovan är kritiska och måste fungera bra, men det är viktigt att skilja på dem och använda rätt verktyg för varje ändamål.

Planima är ditt stöd i förvaltningen genom att ge en strategisk överblick över hela beståndet, samt styrning av budget och underhåll. När ekonomin är pressad är det viktigare än någonsin att ha rätt beslutsunderlag. Planima hjälper dig att identifiera och prioritera rätt insatser, samordna åtgärder och säkerställa att varje investerad krona används smart – dessutom i ett enkelt och användarvänligt gränssnitt.

Läs också: Fastighetssystem vs Planima: 5 avgörande skillnader

3. Omställning är jobbigt och läskigt

Ja, så är det, även om vi vet att en förändring är både nödvändig och kommer att leda till det bättre dras vi människor ofta instinktivt till det alternativ som inte innebär förändring. Du kan säkert känna igen det från ditt eget liv – att ta tag i en livsstilsförändring är tufft och lite skrämmande. För tänk om någonting blir fel?

Detsamma gäller i arbetslivet. Rädslan för att fatta fel beslut leder helt enkelt till att det inte tas något beslut alls – och det är just det som blir det största misstaget.

Vi har ju redan konstaterat att omställningen till strategisk förvaltning är någonting som måste göras, så ju längre tid som går, desto större är risken att ett icke-beslut leder till oönskade konsekvenser för din verksamhet. Det gäller helt enkelt att stå emot den initiala rädslan för förändring och tänka logiskt – en investering i Planima är det enda rätta.

Dessutom kan fastighetsägare med en bra strategi inleda omställningen i liten skala för att bekräfta att de gör rätt saker – och först därefter implementera storskaligt på en hel organisation. Med hjälp av Planima går det med andra ord att göra en förändring både enklare, snabbare och billigare samt med såväl hängslen som livrem.

Två fastighetsägare, två helt olika resultat

Låt oss jämföra. Vi har två fastighetsägare med samma behov och utgångsläge, men där den ena valde att avvakta för att spara pengar, medan den andra insåg de långsiktiga fördelarna med en omställning till strategisk förvaltning – och skaffade Planima:
‍

Skillnaden? Den ena betalar upp till 5 gånger mer för att släcka bränder – den andra har en strategi som sparar pengar på lång sikt.

Bollebygds kommun: när ett uteblivet beslut blev en dyr läxa

Bollebygds kommun vet precis hur det känns att inte agera i tid. Under flera år arbetade de utan en långsiktig plan och hanterade problem först när de blev akuta. Sedan hände det som alltid händer:

– Strax innan vi skulle sätta igång med renovering av en förskola blev det en vattenläcka i en idrottshall. Då fick vi blåsa av renoveringen och vattenläckan tog alla pengarna istället, berättar Daniel Grönbek, fastighetschef på Bollebygds kommun.

Istället för att följa sin plan tvingades de alltså flytta pengar från ett prioriterat projekt till en akut åtgärd. Resultatet? Ett år av stillestånd och ökade kostnader.

– Egentligen insåg vi ganska tidigt att vi behövde göra någonting. Jag kände att ‘fasen, vi har ingen koll på underhållet’, men det hände inte så mycket eftersom vi saknade budget till ett nytt system och kände oss tvungna att jobba från år till år och åtgärd för åtgärd, säger Daniel Grönbek.

I takt med att tiden gick och de akuta åtgärderna fortsatte att äta upp merparten av budgeten blev också de stora och kostnadsdrivande åtgärderna, som exempelvis takbyten, allt mer eftersatta. Kommunens underhållsskuld växte och underhållet blev allt mer eftersatt. Någonting behövde hända.

– Då fattade vi ett strategiskt beslut att vi måste börja planera underhållet och se till att ha överblick över fastigheternas behov. Så vi skaffade Planima och började om på nytt, kan man säga, minns Daniel Grönbek.

Idag har Bollebygds kommun en fastställd budget på tio miljoner kronor per år för planerat underhåll.

– Tidigare fick vi äska pengar år för år, men nu har vi en öronmärkt budget. Det gör att vi kan arbeta långsiktigt och verkligen beta av underhållsskulden. Dessutom har vi bättre koll på ekonomin. Om en vattenläcka skulle uppstå idag kan vi hantera både den och en förskolerenovering, skulle jag säga, avslutar Daniel Grönbek.

Nyfiken på hur flera av våra kunder tagit ett strategiskt grepp om sin förvaltning med hjälp av Planima? Ta en titt på våra kundcase!

Vill du vara den som har kontroll – eller den som måste förklara varför du inte såg det komma?

Du som jobbar med fastighetsförvaltning, men ännu inte börjat jobba strategiskt och långsiktigt, har alltså kommit till ett läge där du behöver fatta ett beslut. Och det beslutet handlar inte om huruvida du ska belasta en ansträngd budget eller ej.

Det handlar om att säkerställa att du inte hamnar i en situation där du måste förklara varför era fastigheter försämrats och varför budgeten är slut.

Genom att investera i Planima kan du bli den som:

Har full koll på vad som behöver göras och när.

Kan visa på en strategisk plan när budgeten ifrågasätts eller när du ber om pengar till en investering.

Ser till att fastigheterna hålls attraktiva, välskötta och uppfyller alla krav – vilket i sin tur ger ökad avkastning på sista raden.

Får det erkännande du förtjänar för att ha tagit kontroll över fastigheterna och budgeten.

Det är lätt att tänka att man “sparar” pengar genom att vänta. Men den verkliga kostnaden syns först när akuta åtgärder måste prioriteras och underhållsskulden växer. Och när den dagen kommer, finns det bara en sak att säga:

"Vi borde ha investerat i Planima tidigare."